Увольнение работника в связи с сокращением численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), одна из наиболее частых и юридически сложных процедур. Ключевым элементом этого процесса является правильное оформление записи в трудовой книжке. Ошибка в формулировке может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению работника на работе. Данная статья детально разбирает‚ как правильно оформить запись в 2026 году.

Какие документы нужны для оформления записи?

Для законного увольнения по сокращению и внесения записи в трудовую книжку требуется пакет из нескольких документов. Запись в книжке отражает данные именно из приказа об увольнении конкретного работника.

• Приказ (распоряжение) о сокращении штата/численности. Это общий документ‚ который инициирует процесс. В нем указывается дата‚ с которой вводится новое штатное расписание‚ и перечень сокращаемых должностей. (Важно: этот приказ не является основанием для увольнения конкретного человека).
• Уведомление работника о сокращении. Письменное уведомление под роспись‚ которое работодатель обязан передать сотруднику не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты увольнения (ст. 180 ТК РФ). В уведомлении должна быть ссылка на общий приказ о сокращении;
• Приказ об увольнении конкретного работника. Издается уже после истечения 2-месячного срока (или по соглашению сторон о досрочном расторжении). Именно его номер и дату указывают в трудовой книжке. В тексте приказа должна быть четкая ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Запись в трудовой книжке. Вносится на основании приказа п. 3. Это финальный и обязательный документ.
• Трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности). Возвращается работнику в день увольнения.
• Личная карточка работника (форма Т-2). В разделе «Увольнение» также делается соответствующая запись.

Порядок внесения записи: пошаговая инструкция

1. Подготовка и подписание приказа об увольнении. После истечения срока уведомления (или достижения соглашения) издается приказ. Его текст должен быть безупречным.
2. Ознакомление работника с приказом. Работник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении под роспись в день его издания или не позднее следующего рабочего дня. Если работник отказывается подписывать‚ составляется акт с участием свидетелей.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в день увольнения (дату‚ указанную в приказе) специалистом отдела кадров. Запись делается на основании приказа‚ ссылаясь на его номер и дату.
4. Выдача трудовой книжки. В день увольнения работнику выдается его трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) с внесенной записью и подписью ответственного лица от кадров‚ а также заверенная печатью организации.

Точные формулировки: образцы записей

Используйте только утвержденные формулировки. Ниже приведены корректные варианты.

Образец записи в трудовой книжке (основной вариант)

Образец записи в личной карточке (форма Т-2)

Критические нюансы и частые ошибки

❌ Недопустимые формулировки:

• «Уволен по сокращению штата». Недостаточно! Нет ссылки на статью ТК.
• «Уволен в связи с сокращением». Недостаточно! Нет указания на статью и неясно‚ что именно сокращается.
• «Уволен по п. 2 ст. 81 ТК РФ». Неполно! Нужно указать‚ что именно сокращение численности/штата.
• «Уволен по собственному желанию в связи с сокращением». Категорически неверно! Это подмена основания увольнения. Если увольнение по соглашению сторон‚ основание — ст. 78 ТК РФ.

✅ Важные уточнения:

• Сокращение штата vs сокращение численности. С юридической точки зрения это синонимы. В записи можно использовать любой вариант‚ но обязательна ссылка на ст. 81 ТК РФ.
• Досрочное увольнение. Если сотрудник согласился на увольнение до истечения 2-х месяцев (например‚ нашел новую работу)‚ основанием увольнения по-прежнему является п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ‚ но в приказе и записи делается пометка об увольнении по соглашению сторон в связи с сокращением. Формулировка в книжке остается прежней.
• Запрет на увольнение. Нельзя увольнять по сокращению в период временной нетрудоспособности‚ отпуска (в т.ч. учебного) или выполнения государственных обязанностей (ст. 81 ТК РФ).

Что выдает работнику и что хранит работодатель?

• Работнику в день увольнения выдается его трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) с внесенной записью и подписью‚ заверенная печатью.
• Работодатель хранит:
  • Приказ о сокращении штата (общий).
  • Приказ об увольнении конкретного работника (копия).
  • Уведомление работника (подлинник или копия с отметкой о вручении).
  • Акт о отказе работника от подписания приказа (если был).
  • Трудовую книжку (сведения) на период хранения (75 лет).

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа актуальной практики и требований законодательства. В случае спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.