Вопрос о правильном указании кода операций сектора государственного управления (КОСГУ) при приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним всегда вызывает множество споров среди бухгалтеров бюджетной сферы․ Связано это с тем, что трудовая книжка имеет двойственную природу: с одной стороны, это документ строгой отчетности, с другой, объект, который выдается сотруднику за плату․
В данной статье мы подробно разберем, по каким кодам КОСГУ следует оплачивать закупку бланков, как правильно оформить их выдачу работникам и на какие нюансы обратить внимание в учете․
Что такое трудовая книжка с точки зрения учета?
Прежде чем определять код КОСГУ, необходимо понять статус трудовой книжки․ Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней․ При этом бланки трудовых книжек и вкладышей в них работодатель обязан приобретать за свой счет (у изготовителя или распространителя), но затем имеет право удержать стоимость бланка из заработной платы работника при его оформлении․
Таким образом, для бюджетного учреждения закупка бланков — это приобретение материальных запасов, которые предназначены для обеспечения текущей деятельности (документирования трудовых отношений)․
По какому коду КОСГУ приобретать бланки?
Для оплаты самих бланков трудовых книжек и вкладышей в них при их закупке у поставщика применяется код КОСГУ 346 — «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»․
Обоснование применения кода 346
- Пункт 11․4․2 Порядка № 209н прямо указывает, что по подстатье 346 КОСГУ отражаются расходы на приобретение объектов, которые не включаются в группы 341-345․ К таким объектам относятся бланки строгой отчетности․
- Бланки трудовых книжек и вкладышей в них официально признаны бланками строгой отчетности (БСО) (Постановление Правительства РФ от № 225)․
- Данные бланки не являются основными средствами (их стоимость всегда ниже лимита, а срок службы менее 1 года), а также не относятся к медикаментам, продуктам питания или горюче-смазочным материалам․
Важно: Оплата доставки бланков, если она не включена в стоимость контракта, также осуществляется по коду 346 КОСГУ, так как это расходы, связанные с приобретением материальных запасов․
Оплата услуг по заполнению трудовых книжек
Иногда учреждения сталкиваются с ситуациями, когда необходимо оплатить не сами бланки, а услуги сторонней организации по восстановлению или заполнению трудовых книжек (например, при массовой утрате документов или привлечении кадровиков по аутсорсингу)․
В таком случае применяется код КОСГУ 226 — «Прочие работы, услуги»․
Однако следует четко разделять: если вы покупаете чистые бланки у типографии или распространителя — это всегда 346․ Если вы платите за услугу по внесению записей — это 226․
Возмещение стоимости бланков работниками: какой код КОСГУ?
Одним из самых сложных моментов является отражение в учете средств, которые работник вносит в кассу учреждения за выданную ему трудовую книжку (или которые удерживаются из его зарплаты)․
Согласно актуальным разъяснениям Минфина и Казначейства, поступление средств от работника в счет возмещения стоимости ранее приобретенных бланков отражается по коду 446 КОСГУ — «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»․
Почему именно 446, а не 130 или 180?
- Не является доходом․ Работник не оказывает учреждению услуг и не платит за услуги․ Он лишь компенсирует расходы учреждения на покупку материального запаса․
- Не является реализацией․ Учреждение не продает трудовые книжки как товар (это не предпринимательская деятельность)․ Оно покрывает свои затраты на обеспечение кадрового документооборота․
- Возврат расходов․ По экономической сути это восстановление ранее произведенных расходов по статье 346․ Поэтому применяется зеркальный код уменьшения — 446․
Пошаговый алгоритм учета и оплаты
Чтобы избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов, рекомендуется следующий порядок действий:
- Закупка бланков․ Оплата поставщику за бланки трудовых книжек и вкладышей осуществляется по коду 346 КОСГУ (КВР 244)․
- Постановка на учет․ Поступившие бланки принимаются к учету на забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 рубль за бланк или по фактической стоимости)․
- Выдача работнику․ При приеме сотрудника на работу издается приказ․ Работник пишет заявление о выдаче трудовой книжки и согласии на удержание ее стоимости из зарплаты (или вносит деньги в кассу)․
- Поступление средств․ Внесенная работником сумма отражается по коду 446 КОСГУ․ Бланк списывается с забалансового счета 03․
Частые ошибки и нюансы
- Ошибка 1: Применение кода 290․ Некоторые бухгалтеры по привычке относят возмещение от сотрудников на код 290 («Прочие расходы»)․ Это в корне неверно и приведет к искажению отчетности․ Поступление должно идти по 446․
- Ошибка 2: Применение кода 310․ Оплата бланков по статье 310 («Увеличение стоимости основных средств») недопустима, так как бланки не формируют объект ОС․
- Нюанс с безналичной оплатой от сотрудника․ Если сотрудник перечисляет деньги за бланк на лицевой счет учреждения, в назначении платежа должно быть четко указано: «Возмещение стоимости бланка трудовой книжки»․ Это поможет банку и Казначейству корректно идентифицировать платеж по коду 446․
- Удержание из зарплаты․ Если стоимость бланка удерживается из заработной платы сотрудника, в расчетно-платежной ведомости это удержание не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как не является доходом работника, а является компенсацией материальных затрат работодателя․
Резюме
Правильное применение КОСГУ при работе с трудовыми книжками гарантирует учреждению отсутствие штрафов и замечаний при проверках․ Запомните два главных правила:
- Тратите деньги на покупку бланков у поставщика — используйте КОСГУ 346․
- Получаете деньги от работника за выданный бланк, используйте КОСГУ 446․
Соблюдение этих правил в связке с правильным учетом на забалансовом счете 03 сделает кадровый и бухгалтерский учет в вашем учреждении безупречным․