Правильное ведение и хранение трудовых книжек — это не только требование закона, но и важнейший элемент кадрового учета, который защищает права работников и работодателей. В этой статье мы подробно разберем пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, который регламентирует порядок оформления и заверения записей в трудовых книжках.

Что такое П 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек?

Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 с изменениями от 1 марта 2008 г. № 132) устанавливает требования к порядку внесения и заверения записей в трудовых книжках.

Согласно этому пункту:

• Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника в организации, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Подпись ставится после каждой записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и других изменениях.
• Записи должны быть внесены разуборчиво, без помарок и исправлений.

Порядок внесения записей в трудовую книжку

Основные требования к записям

1. Точность и полнота: В трудовую книжку вносятся только те сведения, которые предусмотрены законодательством (например, прием на работу, перевод, увольнение, награждения);
2. Разборчивость: Записи должны быть четкими, без сокращений, исправлений и помарок.
3. Своевременность: Записи вносятся не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или других кадровых изменениях.
4. Подтверждение подписью: Каждая запись заверяется подписью ответственного лица (руководителя организации или уполномоченного сотрудника).

Пример правильного оформления записи

Пример записи о приеме на работу:

Принят на должность менеджера по продажам
с 
Основание: Приказ № 45 от 
Подпись: _______________ /Иванов И.И./
 

Обратите внимание, что:

• Дата приема совпадает с датой издания приказа.
• Подпись ставится после текста записи.
• Инициалы и фамилия ответственного лица пишутся разборчиво.

Правила хранения трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек

Согласно пункту 41 Правил, все чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны учитываться в приходно-расходной книге. В ней фиксируются:

• Поступление бланков.
• Выдача бланков для оформления:
• трудовой книжки новому работнику;
• вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;
• дубликата трудовой книжки.
• Остатки бланков на руках.

Хранение трудовых книжек сотрудников

Трудовые книжки сотрудников хранятся в организации как документы строгой отчетности. Ответственное лицо должно обеспечить:

• Надежное хранение в сейфе или металлическом шкафу.
• Контроль за выдачей только при наличии соответствующего документа (например, заявки ответственного лица).
• Своевременное внесение записей и их заверение.

Учет и хранение книг по учету трудовых книжек

Согласно пункту 42 Правил, книги учета должны быть:

• Пронумерованы.
• Прошнурованы.
• Заверены подписью руководителя организации.
• Скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):
• штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
• штраф до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
• штраф до 50 000 рублей для юридических лиц.
• Трудовым спорам: Неправильно оформленная трудовая книжка может стать основанием для судебного разбирательства о восстановлении на работе или взыскании компенсации.
• Потере репутации компании как надежного работодателя.

Часто задаваемые вопросы по П 35

Вопрос 1: Может ли работник расписываться в своей трудовой книжке после записи?

Ответ: Да, работник может сделать пометку в своей трудовой книжке (например, «ознакомлен»), но это не является обязательным требованием. Такие пометки не влияют на юридическую силу записей, внесенных работодателем.

Вопрос 2: Кто может заверять записи в трудовой книжке?

Ответ: Записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Обычно это руководитель организации, кадровый работник или секретарь.

Вопрос 3: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ответ: Если ошибка допущена в записи, ее можно исправить. Для этого:

1. Зачеркнуть неверную запись одной чертой.
2. Написать правильную запись.
3. Сделать надпись «Исправлено» и заверить подписью ответственного лица с указанием даты.

Пример:

Принят на должность менеджера по продажам
с 
Основание: Приказ № 45 от 
Подпись: _______________ /Иванов И.И./
Исправлено: Принят на должность старшего менеджера по продажам
Подпись: _______________ /Иванов И.И./
 

Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек играет ключевую роль в обеспечении правильности и юридической силы записей в трудовых книжках. Соблюдение этих правил защищает интересы как работников, так и работодателей, минимизирует риски трудовых споров и административных наказаний.

Рекомендуем:

• Назначить ответственное лицо за ведение трудовых книжек.
• Обучить сотрудников правилам ведения и хранения трудовых книжек.
• Регулярно проверять правильность оформления записей.
• Соблюдать порядок учета и хранения бланков трудовых книжек.