Правильное ведение учета и выдача трудовых книжек (ТК), это не только требование Трудового кодекса РФ‚ но и защита интересов как работодателя‚ так и работника. С 2025 года изменились требования к формам учетных документов. Данная статья объединяет актуальные правила‚ пошаговые инструкции и ответы на ключевые вопросы.

Основные изменения с 2025 года

Ключевое изменение: Утратили силу утвержденные формы Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приказ Минтруда № 320н).

Ответственность за ведение и выдачу

Ответственность за организацию всей работы по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Для практического исполнения этих функций распоряжением (приказом) работодателя назначается уполномоченное лицо (чаще всего это специалист отдела кадров или бухгалтерии). Именно на это лицо ложится оперативная ответственность за правильность записей и сохранность бланков.

Пошаговый алгоритм учета и выдачи

Получение бланков трудовых книжек и вкладышей

При поступлении партии бланков от поставщика:

1. Проверьте целостность упаковки‚ соответствие количества и серийных номеров бланков данным в сопроводительных документах (счет‚ счет-фактура‚ товарная накладная‚ например‚ по форме ТН-2).
2. Учет в разработанном журнале учета бланков: внесите запись о поступлении с указанием даты‚ количества‚ серии и номера каждого бланка (и вкладыша).
3. Примите документы к бухгалтерскому учету. Важно: НДС‚ предъявленный продавцом бланков‚ организация вправе принять к вычету при наличии счета-фактуры.

Выдача новой трудовой книжки вновь принятому работнику

При приеме на работу сотрудника‚ у которого нет трудовой книжки:

1. Из вашего журнала учета бланков выбирается свободный бланк ТК с указанием его серии и номера.
2. В трудовую книжку вноситься первая запись о приеме на работу.
3. Обязательная запись в журнале учета движения ТК: фиксируется факт выдачи бланка конкретному сотруднику (ФИО‚ серия и номер ТК‚ дата выдачи‚ подпись сотрудника о получении).
4. На основании заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) в ТК вносится соответствующая запись‚ которая заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Выдача трудовой книжки при увольнении или по запросу работника

При увольнении: Трудовая книжка с внесенной записью об увольнении обязательно выдается работнику под расписку в день увольнения.

По письменному заявлению работника (например‚ для предоставления в другую организацию или для нотариального заверения):

• ТК выдается на руки временно. Срок возврата должен быть указан в заявлении.
• Обязательно фиксируйте факт выдачи в журнале учета движения ТК‚ даже если отправляете ее заказным письмом. Укажите дату выдачи‚ кому выдана (ФИО работника)‚ основание (заявление‚ номер)‚ подпись получившего лица (или отметку об отправке).

Учет вкладышей в трудовую книжку

При заполнении вкладыша (при увольнении‚ если запись не помещается) или при выдаче нового вкладыша (например‚ при смене фамилии):

1. Вкладыш имеет свой серийный номер‚ который также подлежит учету.
2. Все операции с вкладышами (получение‚ выдача‚ вклеивание) фиксируются в тех же журналах учета бланков и движения.

Требования к хранению учетных журналов и самих бланков

Хранение бланков ТК и вкладышей‚ а также заполненных учетных журналов должно быть организовано с соблюдением строгих правил:

• Бланки ТК (новые‚ чистые) хранятся в сейфе или другом охраняемом помещении‚ обеспечивающем их сохранность от пожара‚ влаги‚ несанкционированного доступа.
• Заполненные журналы учета (как по бланкам‚ так и по движению) после окончания календарного года подлежат архивированию в соответствии с правилами документационного обеспечения управления. Срок хранения — не менее 75 лет (как и сами трудовые книжки после увольнения сотрудников).
• Журналы должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.

Что должно содержаться в ваших внутренних журналах

Хотя формы не утверждены‚ в журналах должна быть полная и непротиворечивая информация. Рекомендуемые реквизиты:

Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей (Приход)

• Дата поступления.
• Номер документа-основания (накладная‚ счет).
• Количество поступивших бланков.
• Серия и номер каждого бланка (можно в виде диапазона).
• Подпись ответственного лица‚ принявшего бланки.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей

• Порядковый номер записи.
• Дата операции (выдачи‚ возврата‚ вклеивания вкладыша).
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
• ФИО работника‚ которому выдана/на которую оформлена операция.
• Основание (приказ о приеме/увольнении‚ заявление работника‚ номер и дата).
• Корреспондирующая запись (например‚ при выдаче: «Выдана работнику Иванову И.И. под расписку №… от …»).
• Подписи: ответственного лица и работника (или иного получившего).

Ведение учета трудовых книжек, это системный процесс‚ требующий внимательности и четкого соблюдения регламента. Основные принципы на 2026 год:

1. Самостоятельная разработка и утверждение внутренних журналов учета с обязательным их шнурованием и заверением.
2. Фиксация каждой операции (получение‚ выдача‚ вклеивание вкладыша) в журнале движения с указанием серии/номера и ФИО сотрудника.
3. Назначение ответственного лица приказом работодателя.
4. Обеспечение сохранности чистых бланков и архивных журналов.

Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок Государственной инспекцией труда‚ потери документов и споров с работниками.