Вопрос правильного заполнения и нумерации записей о награждениях (премиях, поощрениях, званиях) в трудовой книжке часто вызывает затруднения у работодателей и бухгалтеров. Ниже собранные практические рекомендации, основанные на официальных инструкциях и разъяснениях Министерства труда.

Общие принципы нумерации

По пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек необходимо проставлять порядковый номер каждой записи. При этом:

• Нумерация нарастает в течение всего периода трудовой деятельности работника.
• Записи о работе и записи о награждениях находятся в разных разделах, но их номера продолжают одну последовательность.
• Если в разделе Сведения о работе закончились свободные строки, то запись продолжается в вкладыше (дополнительном листе), сохранив непрерывную нумерацию.

Пример последовательного проставления номеров

1. Запись 1 – приём на работу.
2. Запись 2 – перевод.
3. Запись 3 – премия за 2020 год.
4. Запись 4 – премия за 2021 год.
5. Запись 5 – премия за 2022 год.
6. …

Если после записи 14 в книжке осталось лишь два пустых листа, то следующая запись (например, премия 2023 г.) будет проставлена как запись 15, а последующая – как запись 16, и т.д.

Где размещаются сведения о награждениях

Сведения о награждениях вносятся в раздел «Сведения о награждении» (графа 3) трудовых книжек. В этом разделе указываются:

• Полное наименование организации‑работодателя.
• Сокращенное наименование (если имеется).
• Порядковый номер записи (нарастающий в течение всего периода работы).

Важно: в раздел Сведения о работе нельзя переносить записи о премиях или премировании. Если уже ошибочно внесена запись в неправильный раздел, её необходимо исправить или оформить дубликат.

Как правильно исправить ошибку

• Вариант 1 – исправление записи: вычеркнуть ошибочную запись и проставить правильный номер в соответствующем разделе.
• Вариант 2 – выдача дубликата: оформить новый лист‑вкладыш с правильно проставленным номером и подписью ответственного лица.
• Вариант 3 – оставление как есть: в редких случаях (например, если ошибка не влияет на расчёт стажа) допускается оставить запись без изменений, но это требует согласования с бухгалтерией и контролирующими органами.

Специфика нумерации вкладыша

Вкладыш (дополнительный лист) используется, когда в основной книжке не хватает места. При этом:

• Нумерация продолжается с последнего проставленного номера.
• Номера записей в вкладыше указываются в графе 1 того же раздела «Сведения о награждении».
• Последний номер вкладыша должен совпадать с общим порядковым номером, который будет использован в дальнейшем.

Пример:

1. Запись 14 – премия 2021 г. (в основной книжке).
2. Пустые страницы → начинается вкладыш.
3. Запись 15 – премия 2022 г. (в первой строке вкладыша).
4. Запись 16 – премия 2023 г. (во второй строке вкладыша).

Что делать, если запись о награждении не была внесена вовремя

Согласно разъяснениям Министерства труда, если запись о премировании или иной форме поощрения не была внесена в нужный момент, её можно добавить позже, но только:

• Под следующим номером, следующим за последней имеющейся записью в книжке.
• С указанием даты выдачи награждения и основания (приказ, решение и т.п.).
• В том же разделе «Сведения о награждении», где должны находиться остальные записи о премиях.

Пример внесения:

Графа 3 – Сведения о награждении
Номер записи: 27
Наименование награждения: Премия за 2024 год
Дата выдачи: 
Основание: Приказ № 123 от 

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно вести записи о работе и о награждениях в одном разделе? – Нет. Записи о работе размещаются в разделе «Сведения о работе», а сведения о награждениях – в разделе «Сведения о награждении».
• Нумерация должна быть одинаковой для всех разделов? – Да. Порядковый номер проставляется единой последовательностью, независимо от того, в каком разделе (работа, награждения, перевод) находится запись.
• Что делать, если в книжке уже есть пропуск в нумерации? – Пропуск считается ошибкой. При исправлении необходимо проставить номер, который следует за последней записью, а не «заполнить пропуск» произвольным числом.
• Можно ли использовать несколько вкладышей для одной записи? – Нет. Одна запись должна быть полностью размещена на одном листе (вкладыше). Если же запись слишком объёмна, её можно разбить на несколько пунктов, каждый из которых получает свой номер.

Правильная нумерация записей о награждениях в трудовой книжке – важный элемент документального оформления. Она позволяет:

• Сохранить единую последовательность номеров, что упрощает контроль и проверку.
• Избежать ошибок при расчёте пенсионного стажа и выплатах.
• Своевременно исправлять недостатки и предотвращать их последствия.

При соблюдении указанных правил оформление трудовых книжек будет соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ, Приказа Минтруда № 320н и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Автор статьи: консультант по кадровому документообороту, 2026 г.