Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. От её правильного заполнения напрямую зависят размер будущей пенсии, получение льгот и других социальных выплат. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что внесло существенные изменения в процедуру оформления кадровых документов. Данная статья подробно разбирает, как правильно заполнять строки как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке.
Бумажная трудовая книжка: актуальные правила (до 2023 года и для отдельных случаев)
Несмотря на повсеместный переход на ЭТК, бумажные трудовые книжки (ТК) всё ещё существуют. Их оформление регулируется Постановлением Правительства РФ № 794 и инструкциями Минтруда.
Основные элементы для заполнения
- ьный лист: ФИО, дата рождения, СНИЛС, образование, специальность.
- Страницы для записей: Каждая запись имеет строго определённый формат.
Как правильно заполнить строку о приёме на работу?
Запись состоит из нескольких обязательных граф:
- Дата записи (день приёма на работу).
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
- Основание для записи (номер и дата приказа о приёме).
- Должность (с точным наименованием из штатного расписания).
- Подпись работника (с расшифровкой).
- Подпись должностного лица (руководителя подразделения или кадровика) и её расшифровка;
- Печать организации (если используется).
Важно: Запись должна быть сделана разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых). Исправления недопустимы — в случае ошибки страницу переплетают и заменяют.
Запись об увольнении
Аналогичный формат, но в графе «Основание» указывается номер и дата приказа об увольнении, а в графе «Должность» — последняя занимаемая должность. Указывается статья (пункт) Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): ключевые изменения с 2020 года
С 1 января 2020 года начался поэтапный переход на ЭТК. С 1 января 2021 года при приёме на работу работодатель обязан открывать электронную трудовую книжку, если работник не предоставил бумажную. С 2023 года бумажные ТК оформляются только на новых бланках установленной формы.
Что такое ЭТК и как она ведётся?
ЭТК — это официальный электронный документ, хранящийся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Все сведения о работе (приёмы, увольнения, переводы, награждения) формируются работодателем в виде сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и передаются в ПФР в электронном виде.
Форма СЗВ-ТД и новые коды
Для отчётности в ПФР используется форма СЗВ-ТД. В неё внесены важные изменения:
- Появилась новая графа 4 для указания кодов видов экономической деятельности (ОКВЭД) работодателя.
- Введены два специальных кода для графы, связанных с основаниями приёма/увольнения, что уточняет статус записи.
Как заполнить электронную трудовую книжку при приёме?
- Инициация: При приёме на работу кадровик в своей программе (1С, specialised HR-software) создаёт запись о новом сотруднике;
- Формирование СЗВ-ТД: Система автоматически генерирует сведения о приёме на основе данных из приказа и штатного расписания. Кадровик проверяет корректность всех полей: ФИО, дата, должность, подразделение, основание (номер приказа), код ОКВЭД.
- Передача в ПФР: Подписанный электронный документ (СЗВ-ТД) направляется в ПФР через систему электронного документооборота (СЭД) или напрямую.
- Подтверждение: После успешной приёмки ПФР присваивает записи уникальный номер и статус. Работник может увидеть эту запись в своём личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.
Как оформить увольнение в ЭТК?
Процедура аналогична приёму:
- Создаётся приказ об увольнении.
- В кадровой программе формируется новая запись в ЭТК (СЗВ-ТД) с указанием даты увольнения, последней должности и точного основания (статья ТК РФ).
- Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя/кадровика.
- Сведения передаются в ПФР.
Важно: Запись об увольнении в ЭТК должна быть передана в ПФР не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения.
Критические ошибки и их последствия
Неправильное заполнение трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) — серьёзная кадровая ошибка, которая может привести к:
- Снижению или потере пенсионных баллов (коэффициентов), так как ПФР учитывает только корректно переданные сведения.
- Отсрочке назначения пенсии на время уточнения стажа.
- Проblemas при оформлении других социальных выплат (пособий, льгот).
- Трудовым спорам с работником из-за несоответствия данных.
Самые частые ошибки
- Несоответствие даты приказа и даты записи в ТК/ЭТК.
- Неточное указание должности или названия организации.
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ при увольнении.
- Несвоевременная передача СЗВ-ТД в ПФР (для ЭТК).
- Исправления и помарки в бумажной ТК.
Практические советы и выводы
- Для работодателя: Настройте кадровую программу для автоматического формирования корректных СЗВ-ТД. Обязательно проверяйте все записи перед отправкой в ПФР. Для бумажных ТК используйте только новые бланки с 2023 года.
- Для работника: Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на Госуслугах или в отделении ПФР. При обнаружении ошибкок немедленно обращайтесь к работодателю с требованием о исправлении. Бумажную ТК храните в надёжном месте, проверяйте все записи при приёме/увольнении.
- Общее правило: Данные в ТК/ЭТК, приказе и фактических трудовых отношениях должны быть полностью идентичны.
Примечание: Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 794, порядок ведения ЭТК). Дата актуальности информации: май 2026 года.