В 2026 году вопрос правильного заверения копий трудовых книжек остается одним из самых важных для кадровых специалистов и работодателей. Ошибки в оформлении могут привести к отказу в принятии документов банками, визовыми центрами или государственными органами, а также повлечь штрафы от трудовой инспекции. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки, если сотрудник работает по настоящее время, и какие новые требования ГОСТ необходимо учитывать.
Основания для выдачи копии
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Важно помнить следующие ключевые моменты:
- Заявление от сотрудника должно быть подано в письменной форме (устная просьба не является обязательством для работодателя).
- Срок подготовки документа составляет не более 3 рабочих дней с момента регистрации заявления.
- Услуга предоставляется работнику бесплатно.
Как правильно заверить копию в 2026 году
Чтобы копия имела юридическую силу и принималась внешними организациями, при ее заверении необходимо строго следовать установленному алгоритму. В 2026 году рекомендуется ориентироваться на актуальные требования ГОСТ по работе с документами.
Шаг 1: Копирование
Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки. Копия должна быть четкой, читаемой и содержать все записи, включая ьный лист.
Шаг 2: Надпись «Верно»
На каждой странице копии (или на обороте последней страницы, если используется прошивка) уполномоченное лицо должно сделать заверительную надпись. Она включает:
- Слово «Верно» (или «Копия верна»).
- Должность лица, заверяющего копию.
- Личную подпись заверителя.
- Расшифровку подписи (фамилия и инициалы).
- Дату заверения.
Шаг 3: Фраза «Работает по настоящее время»
Это критически важный этап для действующих сотрудников. Если работник продолжает трудиться в организации, на последней странице копии, после последней записи, необходимо сделать дополнительную надпись:
«Работает по настоящее время».
Эта фраза подтверждает актуальность статуса сотрудника на дату выдачи справки. Без этой отметки банки или другие учреждения могут счесть документ недействительным или требовать дополнительных подтверждений.
Образец заверительной надписи
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть заверительная запись на последней странице копии:
Верно
Главный специалист отдела кадров
(должность)____________ /Иванова А.С./
(подпись) (расшифровка)(дата)
Работает по настоящее время;
Кто имеет право заверять документ?
Заверять копию трудовой книжки может:
- Руководитель организации.
- Главный бухгалтер.
- Начальник отдела кадров.
- Иное уполномоченное лицо, наделенное правом заверения копий документов приказом по организации или должностной инструкцией.
Если копию заверяет лицо, не имеющее автоматического права действовать от имени организации без доверенности, к копии может потребоваться приложение копии приказа о наделении полномочиями (хотя на практике для внутренних кадровых документов часто достаточно должностной инструкции).
Частые ошибки и риски
Игнорирование правил заверения в 2026 году может привести к серьезным последствиям:
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время»: внешние организации (банки, консульства) могут отказать в приеме документа.
- Нарушение сроков: задержка выдачи копии более чем на 3 рабочих дня является нарушением трудового законодательства и может повлечь жалобу в трудовую инспекцию.
- Нечеткая копия: если записи не читаются, документ признается недействительным.
- Отсутствие даты или подписи: делает заверение юридически ничтожным.
Правильное заверение копии трудовой книжки — это простая, но ответственная процедура. Соблюдение требования указать, что сотрудник «работает по настоящее время», а также наличие всех реквизитов заверения (должность, подпись, дата, слово «Верно»), гарантирует, что документ будет принят по месту требования. Работодателю важно использовать актуальные образцы 2026 года и следить за изменениями в ГОСТ, чтобы избежать штрафов и защитить права работников.