Вопрос о правильном учёте и списании трудовых книжек в бухгалтерском учёте часто вызывает затруднения.
В этой статье мы разберём, какие счета использовать, как оформлять проводки, а также какие нормативные акты регулируют данный процесс в 2026 году.
Что такое трудовая книжка и почему она учитывается?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже, должностях, начислениях и отчислениях.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатели обязаны выдавать трудовые книжки сотрудникам и хранить их до момента увольнения.
Физические бланки трудовых книжек считаются материальными ресурсами, но не активом в балансе.
Они учитываются как забалансовые счета (не входят в активы, но отражаются в учёте для контроля).
Нормативные основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ст. 65).
- Приказ Минтруда РФ от № 589н – требования к печати и оформлению.
- Положение о бухгалтерском учёте (ПБУ 1/2018) – правила учета и списания материалов.
- КонсультантПлюс: «На какой счет учитывать трудовые книжки» – практические рекомендации.
Как вести учёт трудовых книжек?
В бухгалтерском учёте трудовые книжки фиксируются на забалансовом счёте 006 (или 006.01;01 в детализации).
При получении бланков они попадают в этот счёт, а при выдаче сотруднику – списываются.
Приобретение бланков
Проводка:
Дебет 006 – 50 Кредит 50 – 006
То есть: Дебет 006 (забалансовый счёт) – Кредит 50 (расчётный счёт).
Выдача бланка сотруднику
Проводка:
Дебет 70 – 006 Кредит 006 – 70
Здесь Дебет 70 – производственные расходы (или расходы по оплате труда), а Кредит 006 – списание из забалансового счёта.
Списание испорченных или уничтоженных бланков
Если бланк испорчен, его необходимо уничтожить. Списание производится так:
Дебет 70 – 006 Кредит 006 – 70
В некоторых случаях можно списать напрямую в расходы по оплате труда (70.02) или в прочие расходы (80.02), но официально рекомендуется использовать счёт 70.
Практические рекомендации
- Создайте отдельный журнал учета – «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей» (образец в КонсультантПлюс).
- Ведите периодическую инвентаризацию забалансового счёта 006, сверяя номера бланков с реальными.
- При уничтожении бланков оформляйте акт о списании и проводку в бухгалтерию.
- Если компания переходит на электронные трудовые книжки, физические бланки можно списать сразу после перехода, но необходимо документально подтвердить переход.
- Не забывайте о печатных требованиях – печать на первой странице, вкладыше и в случае увольнения (Приказ Минтруда № 589н).
Как выглядит примерный отчёт
В отчёте по учёту трудовых книжек обычно указываются:
- Номер и серия бланка.
- Дата приобретения и стоимости.
- Дата выдачи сотруднику.
- Дата уничтожения (если применимо).
- Сумма списания.
Перспективы в 2026 году
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году физические бланки становятся менее актуальными.
Однако, пока не завершена полная цифровизация, физические бланки остаются обязательными, и их учёт остаётся тем же, что и в 2025 году.
В случае перехода на ЭТК:
- Физические бланки можно списать сразу после перехода.
- Необходимо оформить акт о списании и провести запись на счёт 70.
- Сохраняйте копии электронных записей в соответствии с требованиями ФНС и Минтруда.
Для правильного учёта и списания трудовых книжек используйте:
- Забалансовый счёт 006 – для учёта бланков.
- Расходный счёт 70 – для списания стоимости.
- Проводки: Дебет 006 – Кредит 50 при покупке; Дебет 70 – Кредит 006 при выдаче и списании.
Следуя этим правилам, вы обеспечите корректный учёт трудовых книжек и соответствие требованиям законодательства.