Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 62) каждый работник имеет право в любое время трудовой деятельности у данного работодателя потребовать выдачу:
- трудовой книжки (или её заверенной выписки);
- копий иных документов, связанных с работой (приказы о приёме, переводе, увольнении, справки о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах и т.д.).
Правовое основание
Статья 62 ТК РФ гласит:
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (заверенную выписку из неё) либо копии документов, связанных с работой.
Таким образом, обязанность работодателя возникает исключительно после получения письменного заявления работника. Само по себе наличие нужды в документах не является условием для отказа.
Какие документы можно запросить?
В рамках ст. 62 ТК РФ работник может требовать:
- Трудовую книжку (оригинал или заверенную выписку).
- Копии приказов о приёме, переводе, увольнении, о наложении дисциплинарных взысканий.
- Справки о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах (ПФР, ФСС, ФОМС).
- Документы о прохождении аттестации, повышении квалификации, прохождении медицинских осмотров.
- Иные документы, непосредственно связанные с исполнением трудовых функций (например, служебные записки, отчёты о выполнении заданий).
Порядок подачи заявления
Заявление работника должно быть оформлено в письменном виде и содержать:
- ФИО работника, его должность, структурное подразделение.
- Чёткое указание, какие именно документы требуются (например, «выдать мне заверенную копию трудовой книжки» или «предоставить копии приказов о приёме и увольнении за 2022‑2024 гг.»).
- Дата подачи заявления.
- Подпись работника.
- Сделать точную photocopy (или скан) всех заполненных страниц трудовой книжки.
- На первой странице копии поставить надпись «Верно».
- Указать должность лица, заверяющего копию (например, «начальник отдела кадров»).
- Поставить подпись с расшифровкой (ФИО) и дату заверения.
- При необходимости указать место хранения оригинала трудовой книжки (например, «оригинал хранится в отделе кадров, кабинет № 12»).
Заявление можно подать лично в отдел кадров, направить заказным письмом с уведомлением о вручении либо передать через электронный документооборот, если таковой принят в организации (в этом случае необходимо сохранить подтверждение отправки и получения).
Сроки исполнения заявления
Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать запрошенные документы не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Если третий день приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.
Как правильно оформить копию трудовой книжки?
Для придания копии трудовой книжки юридической силы работодатель должен:
Пример оформления:
Верно Начальник отдела кадров Иванов Иван Иванович Подпись _____________
Обязанности работника после получения документов
Получив трудовую книжку (или её выписку), работник обязан в течение трёх рабочих дней вернуть её работодателю в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (например, в Пенсионный фонд РФ), если такая передача предусмотрена внутренними нормативными актами организации. Это требование направлено на предотвращение утери оригинала документа.
Последствия непредоставления документов
Если работодатель отказывается выдать запрошенные документы или нарушает установленные сроки, работник имеет право:
- Обратиться с жалобой в трудовую инспекцию (Гос инспекцию труда).
- Подать иск в суд о защите своих трудовых прав (ст. 392 ТК РФ).
- Требовать компенсацию морального вреда и/или штрафы, налагаемые судом за нарушение ст. 62 ТК РФ.
Судебная практика подтверждает, что суды обычно удовлетворяют требования работников о выдаче документов, поскольку обязанность работодателя является прямым следствием трудового законодательства.
Практические рекомендации для работников
- Всегда оформляйте запрос в письменном виде и сохраняйте копию заявления (или подтверждение отправки).
- Указывайте конкретный перечень документов, чтобы избежать недопонимания.
- Если ответ не поступил в установленный срок, направьте повторное письмо с напоминанием и укажите, что готовы обратиться в трудовую инспекцию.
- При получении копий проверьте их соответствие оригиналу (полнота данных, наличие подписи и даты заверения).
- Храните полученные документы в надёжном месте (например, в личном архиве или в электронном виде с резервным копированием).
Обязанность работодателя выдать трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, чётко закреплена в ст. 62 ТК РФ и не зависит от наличия у работника конкретной нужды в этих документах. Соблюдение установленного трёхдневного срока, правильное оформление заверенных копий и документальное подтверждение заявления являются ключевыми моментами, обеспечивающими защиту прав работника. При нарушении этих норм работник имеет полное право обращаться за защитой к государственным органам и суду.