Вопрос о праве работодателя требовать у сотрудника предъявления трудовой книжки (или её электронного аналога) остаётся актуальным в 2026 году. Ниже рассмотрены нормативные основания, ситуации, когда требование законно, а также случаи, когда работник может отказать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65, ст. 66, ст. 137, ст. 283.
• Приказ Минтруда России от № 69 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями, действующими в 2026 году).
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (с поправками на 2026 год).
• Разъяснения Минтруда и Роструда, а также практика судов (КонсультантПлюс, Гарант).

Когда работодатель может потребовать трудовую книжку?

1. При приёме на работу по основному месту трудоустройства. Согласно ст. 65 ТК РФ работник обязан предъявить трудовую книжку (или документ, подтверждающий стаж, если книжка ведётся в электронном виде). Работодатель имеет право потребовать её для внесения записи о приёме.
2. При переводе на другую постоянную работу (внутри организации). Статья 66 ТК РФ требует внесения записи о переводе в трудовую книжку, поэтому работодатель может запросить её для оформления.
3. При увольнении. Работодатель обязан сделать запись об увольнении и вернуть трудовую книжку работнику (ст. 84.1 ТК РФ). Для этого книжка должна быть у него на руках.
4. Если работник ранее не подал заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде. При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) работодатель может требовать предъявления бумажного варианта только до момента, когда сотрудник официально отказался от бумажного ведения (ст. 137 ТК РФ).
5. Для внешних совместителей при определённых условиях. По ст. 283 ТК РФ внешний совместитель не обязан представлять трудовую книжку, если работа выполняется по совместительству и не являеться основной. Однако если работа совместителя признана основной (например, совместитель работает более 0,5 ставки и это его единственное место трудоустройства), требование становится законным.

Когда работник может отказать в предъявлении трудовой книжки?

• Если работа является внешним совместительством и не является основной. В этом случае трудовая книжка не требуется (ст. 283 ТК РФ).
• Если работник уже перешёл на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление. После получения заявления об отказе от бумажного ведения работодатель не может требовать бумажный документ (ст. 137 ТК РФ).
• Если трудовая книжка утеряна или повреждена. Работник обязан известить работодатель и получить дубликат (ст. 66 ТК РФ). До получения дубликата требовать предъявления оригинала нельзя.
• Если запись в трудовой книжке сделана с нарушением требований (например, отсутствует печать или подпись). В таком случае работник может потребовать исправления записи, но не отказываться от предъявления самой книжки.

Электронная трудовая книжка: особенности требований

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные положения:

• Работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников, которые не подали заявление об отказе от электронного ведения (ст. 66 ТК РФ).
• Работник имеет право потребовать от работодателя внесения записей в ЭТК о приёме, переводе, увольнении, поощрениях и наградах (см. выдержку из BUHГАЛТЕР.UA).
• Если работник выбрал бумажный ведение, он должен подать письменное согласие (ст. 137 ТК РФ). До получения такого согласия работодатель может требовать предъявления бумажной книжки.
• Работодатель не вправе требовать оригинал бумажной трудовой книжки, если сотрудник уже перешёл на ЭТК и не отозвал своё согласие на электронное ведение.

Практические рекомендации для работодателей

1. При приёме на работу запрашивайте трудовую книжку (или справку о стажe) только после получения письменного согласия сотрудника на ведение бумажного варианта, если он не выбрал ЭТК.
2. Фиксируйте дату получения согласия на электронное ведение; после этого требовать бумажный документ незаконно.
3. Для внешних совместителей уточняйте, является ли работа основной. Если нет – трудовая книжка не требуется.
4. В случае утраты трудовой книжки немедленно оформляйте дубликат и информируйте работника о порядке восстановления.
5. Ведите журнал учёта полученных трудовых книжек и их возврата, чтобы избежать споров о хранении и возврате документов.

Требование предъявления трудовой книжки законно в следующих случаях:

• при приёме, переводе и увольнении по основному месту работы;
• если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки;
• для внешних совместителей, когда их работа признана основной.

В остальных ситуациях (внешнее совместительство без основной работы, переход на ЭТК с соответствующим заявлением, утрата документа) работник может отказать, а работодатель обязан соблюдать процедуры восстановления или перехода на электронный формат.

Соблюдение указанных норм позволит избежать трудовых споров, штрафов со стороны инспекции труда и обеспечит прозрачность кадрового документооборота в организации;