Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Право заверения трудовой книжки определяет, кто имеет полномочия вносить записи в этот важный документ, а также порядок их оформления. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты этого права, его правовую основу и практические нюансы.

Правовая основа права заверения трудовой книжки

Нормативные акты, регулирующие данное право

Право заверения трудовой книжки регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ):
   • Статья 66 — определяет понятие и порядок ведения трудовой книжки
   • Статья 65 — устанавливает обязанности работодателя по оформлению трудовой книжки при приеме на работу
   • Статья 8, регулирует вопросы, связанные с ведением и хранением трудовых книжек
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»:
   • Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек
   • Определяет порядок их оформления и выдачи
3. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»:
   • Подробно описывает порядок заполнения трудовых книжек
   • Устанавливает требования к оформлению записей
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (в части, касающейся документооборота и доказательств)

Кто имеет право заверять трудовую книжку?

Субъекты, уполномоченные на заверение трудовой книжки

Согласно действующему законодательству, право заверения трудовой книжки принадлежит:

• Работодателю или уполномоченному им лицу:
  • Руководителю организации
  • Специалисту отдела кадров (при наличии соответствующих полномочий)
  • Другому лицу, назначенному приказом руководителя
• Сотрудникам кадровой службы, имеющим соответствующие полномочия:
  • На основании приказа или распоряжения руководителя
  • При наличии доступа к бланкам трудовых книжек
• Нотариусы — в случаях, предусмотренных законодательством:
  • При оформлении дубликатов трудовых книжек
  • При заверении копий трудовых книжек

Ограничения и особенности

Важно помнить, что:

• Только физические лица могут иметь право заверения трудовой книжки, а не юридические лица как таковые.
• Право заверения не может быть передано третьим лицам без соответствующих полномочий (например, по доверенности).
• В случае отсутствия у работника трудовой книжки при приеме на работу, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку или внести запись в электронную трудовую книжку.

Порядок заверения трудовой книжки

Основные этапы оформления записей

Процесс заверения трудовой книжки включает несколько обязательных этапов:

1. Проверка наличия трудовой книжки:
   • При приеме на работу работодатель обязан уточнить, есть ли у работника трудовая книжка
   • Если трудовой книжки нет, работодатель оформляет новую
2. Заполнение ьного листа:
   • Указываются ФИО работника
   • Дата рождения
   • Образование
   • Профессия или специальность
3. Внесение записи о приеме на работу:
   • Указывается дата приема
   • Наименование должности
   • Наименование структурного подразделения
   • Основание приема (приказ, распоряжение)
4. Заверение записи:
   • Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки
   • Печать организации (при наличии)
   • Дата внесения записи
5. Ознакомление работника:
   • Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись
   • В случае электронной трудовой книжки, подтверждение ознакомления в системе

Особенности электронной трудовой книжки

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Записи заверяются электронной подписью ответственного лица
• Работник получает уведомление о внесенных изменениях
• Доступ к ЭТК осуществляется через портал «Работа в России» или личный кабинет работодателя
• При отсутствии ЭТК работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку

Ответственность за нарушение права заверения трудовой книжки

Виды ответственности

Нарушение права заверения трудовой книжки может повлечь за собой различные виды ответственности:

• Административная ответственность (статья 5.27 КоАП РФ):
  • Нарушение порядка ведения, хранения, выдачи трудовых книжек
  • Штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
  • Штраф для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
• Дисциплинарная ответственность:
  • Замечание, выговор или увольнение ответственного лица
• Материальная ответственность:
  • В случае причинения ущерба работнику из-за неправильного ведения трудовой книжки
• Уголовная ответственность (в редких случаях):
  • При подделке или уничтожении трудовой книжки с целью сокрытия преступления

Примеры нарушений и их последствия

1. Отсутствие записи о приеме на работу:
   • Работник не может подтвердить стаж
   • Возникают проблемы при оформлении пенсии
   • Работодатель может быть привлечен к административной ответственности
2. Неправильное оформление записи:
   • Исправления без заверения
   • Отсутствие подписи ответственного лица
   • Нарушение порядка внесения записей
3. Несвоевременное оформление трудовой книжки:
   • При приеме на работу более 5 дней
   • Работник вправе требовать возмещения морального вреда

Практические рекомендации для работодателей и работников

Для работодателей

• Соблюдайте сроки: Оформите трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу.
• Используйте правильные бланки: Приобретайте трудовые книжки только у уполномоченных поставщиков.
• Храните надлежащим образом: Трудовые книжки должны храниться в сейфе или металлическом шкафу.
• Обучайте сотрудников: Проводите инструктажи по ведению трудовых книжек.
• Используйте электронные системы: Переходите на электронные трудовые книжки для снижения рисков ошибок.

Для работников

• Проверяйте записи: После внесения записи в трудовую книжку проверьте правильность внесенных данных.
• Своевременно сообщайте об ошибках: При обнаружении неточности обратитесь к работодателю для исправления.
• Сохраняйте копии: Сделайте копию трудовой книжки для личного пользования.
• Следите за изменениями: Информируйтесь о новых правилах ведения трудовых книжек.
• Проверяйте электронную трудовую книжку: Регулярно заходите в личный кабинет для контроля записей.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель отказать в оформлении трудовой книжки при приеме на работу?

Ответ: Нет, работодатель обязан оформить трудовую книжку при приеме на работу, если у работника ее нет. Отказ является нарушением трудового законодательства.

Кто должен заверять трудовую книжку при увольнении?

Ответ: Запись об увольнении заверяет работодатель или уполномоченное им лицо. Работник должен получить трудовую книжку в последний день работы.

Что делать, если в трудовой книжке отсутствует запись о стаже?

Ответ: Обратитесь к работодателю с требованием внести недостающую запись. Если работодатель отказывается, обратитесь в трудовую инспекцию или суд.

Можно ли заверить копию трудовой книжки?

Ответ: Да, копию трудовой книжки можно заверить у нотариуса или у работодателя (с указанием «Копия верна»).

Как подтвердить стаж, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Стаж можно подтвердить:

• Справками с предыдущих мест работы
• Выписками из приказов о приеме и увольнении
• Свидетельскими показаниями
• Данными Пенсионного фонда РФ

Право заверения трудовой книжки — это важный элемент системы защиты трудовых прав граждан. Правильное оформление записей в трудовой книжке гарантирует работнику возможность подтверждения своего трудового стажа, а работодателю — соблюдение требований законодательства.

Соблюдение всех норм и правил ведения трудовых книжек позволяет избежать споров и конфликтов, а также обеспечивает прозрачность трудовых отношений. В случае возникновения вопросов или спорных ситуаций рекомендуется обращаться к квалифицированным юристам или в государственные органы, такие как Роструд или прокуратура.

Автор статьи: Юридический консультант по трудовому праву
Дата публикации: 23 мая 2026 года