Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: даты приема, перевода, увольнения, сведения о должностях, квалификации, наградах и пр. С 2021 года для новых работников бумажная книжка перестаёт заводиться, а все данные хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны через личный кабинет на портале Госуслуги.

• Часть третья ст. 66 Трудового кодекса РФ.
• Часть 8 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
• Постановление ПФР от № ПФР‑2020‑12 «Об организации электронного документооборота трудовых книжек».

Эти нормативные акты определяют порядок создания, ведения и доступа к электронным трудовым книжкам, а также обязанности работодателя и работника.

Как работодатель получает доступ к ЭТК

1. Регистрация в системе ПФР. Работодатель обязан иметь электронную подпись (УКЭП) и доступ к сервису СЗВ‑ТД (Справка о заработной плате и трудовом стаже).
2. Уведомление ПФР. При приёме на работу работника работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД, где указывает, что у сотрудника имеется электронная трудовая книжка.
3. Запрос сведений. После регистрации и передачи данных ПФР в течение 5‑10 рабочих дней в базе появляется запись о трудовой истории сотрудника. Работодатель может запросить её через личный кабинет ПФР или через интегрированные HR‑системы.
4. Отображение в HR‑системе. Большинство современных программ (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR, СБИС и др.) автоматически вытягивают сведения из ПФР и показывают их в карточке сотрудника.

Какие сведения видит работодатель в ЭТК

Работодатель имеет доступ только к тем данным, которые необходимы для ведения трудовых отношений и расчётов. Ниже – полный перечень информации, которую может увидеть работодатель:

• Дата и номер записи о приёме на работу. Включает название организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО.
• Дата и номер записи об увольнении. При этом указывается причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• Переводы и изменения должности. Даты перехода, новые наименования должностей, коды ОКДП.
• Сведения о стаже. Общая продолжительность трудового стажа, периоды непрерывного стажа, периоды, учитываемые для пенсионных прав.
• Награды и поощрения. Даты и названия государственных наград, если они были внесены в ЭТК (в некоторых ведомственных структурах – только даты приёма/увольнения).
• Сведения о профессиональном образовании и квалификации. При наличии записей, связанных с повышением квалификации, аттестациями.
• Информация о прерывании трудового стажа. Периоды отпуска без сохранения заработной платы, декретный отпуск, командировки и пр.

Важно: Работодатель не видит личные данные, не связанные с трудовой деятельностью (например, паспортные данные, ИНН, адрес проживания), а также сведения о работе в других организациях, если они не были переданы через форму СЗВ‑ТД.

Ограничения доступа и конфиденциальность

• ЭТК принадлежит работнику. Доступ к ней у работодателя ограничен только в рамках текущих трудовых отношений.
• Работодатель не может запросить сведения о предыдущих местах работы без согласия работника (запрос осуществляется только через форму СЗВ‑ТД, где работник указывает согласие).
• Все операции в системе ПФР подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, что гарантирует юридическую значимость и невозможность несанкционированного изменения записей.
• Нарушение правил доступа влечёт административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка

1. Спросить у соискателя, есть ли у него электронная трудовая книжка (ЭТК). По закону у новых работников её наличие обязательно.
2. Попросить предоставить скриншот из личного кабинета Госуслуг или распечатку из ПФР с указанием даты последней записи.
3. Внести в заявку СЗВ‑ТД сведения о соискателе и дождаться подтверждения от ПФР о наличии ЭТК.
4. При необходимости воспользоваться сервисом «Проверка наличия ЭТК» на портале ПФР (доступно только для работодателей с УКЭП).

Практические рекомендации для работодателя

• Обеспечьте наличие УКЭП. Без неё невозможно работать с СЗВ‑ТД и получать сведения из ЭТК.
• Интегрируйте HR‑систему с ПФР. Это автоматизирует получение и обновление данных, исключая ручные ошибки.
• Регулярно проверяйте актуальность записей. При изменении должности, переводе или увольнении своевременно вносите изменения в СЗВ‑ТД.
• Соблюдайте конфиденциальность. Храните полученные сведения в защищённом виде, ограничьте доступ только уполномоченным сотрудникам.
• Информируйте сотрудников. Объясните работникам, какие данные будут видны работодателю и как они защищаются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли увидеть в ЭТК информацию о всех предыдущих работодателях?

Нет. Работодатель получает только те записи, которые были переданы через форму СЗВ‑ТД в рамках текущих трудовых отношений. Доступ к полной истории возможен лишь по согласованию с работником.

Какие документы подтверждают наличие ЭТК?

Электронный документ в личном кабинете Госуслуг заверяется усиленной квалифицированной подписью ПФР. При необходимости можно запросить выписку из ПФР через форму СЗВ‑ТД.

Что происходит, если работник уволился и не получил бумажную книжку?

Все записи остаются в базе ПФР. При необходимости работник может получить распечатку из личного кабинета Госуслуги или запросить её в МФЦ.

Можно ли изменить запись в ЭТК без согласия работника?

Нет. Любые изменения вносятся только после подписания соответствующего акта работодателем и работником (или их представителями) и подписи УКЭП.

Какие штрафы предусмотрены за несанкционированный доступ к ЭТК?

За нарушение правил доступа к персональным данным (в т.ч. к ЭТК) предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 4 000 до 6 000 рублей для физических лиц‑предпринимателей и от 40 000 до 60 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Электронная трудовая книжка упрощает процесс ведения кадровой документации, делает её более надёжной и доступной. Для работодателя ключевыми моментами являются:

• Наличие УКЭП и доступа к сервису СЗВ‑ТД;
• Понимание, какие именно сведения доступны в ЭТК;
• Соблюдение конфиденциальности и прав работников;
• Автоматизация процесса через интегрированные HR‑системы.

Только при соблюдении этих условий электронная трудовая книжка становится эффективным инструментом управления персоналом и гарантией прав как работников, так и работодателей.

Дата публикации: