Важное примечание: С 1 января 2026 года вступили в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек․ Для граждан, впервые устраивающихся на работу по трудовому договору, оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Бумажный бланк работнику не выдается, а записи о его трудовой деятельности вносятся только в электронную систему․

Данное правило является обязательным и не зависит от воли работника или работодателя․ Оно установлено следующими нормативными актами:

• Часть 1 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ – закрепляет обязанность работодателя открывать работнику электронную трудовую книжку при первом трудоустройстве․
• Часть 4 статьи 65 ТК РФ – определяет, что сведения о трудовой деятельности впервые принимаемого на работу работника вносятся в электронную трудовую книжку․
• Часть 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ – устанавливает, что на лиц, впервые поступающих на работу, ведется только ЭТК․
• Приказ Минфина России от № 320н – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые действуют и в 2026 году․

Кто обязан оформлять электронную трудовую книжку?

Обязанность оформления и ведения ЭТК лежит на всех работодателях (юридических лицах, ИП), за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями․ Если работодатель нанимает человека впервые, он обязан:

1. Зарегистрировать его в системе электронных трудовых книжек (СЭТК)․
2. Создать для него запись о приеме на работу․
3. В дальнейшем вносить все сведения о трудовой деятельности (переводах, увольнениях, награждениях и т․д․) в электронном виде․

Пошаговая инструкция по оформлению для кадровика (работодателя)

Подготовительный этап

Перед приемом на работу убедитесь, что у кандидата действительно нет предшествующего трудового стажа, зафиксированного в трудовой книжке․ Это можно проверить:

• Через запрос в СФР (Социальный фонд России) – заказать выписку из электронной трудовой книжки (если она у него уже была)․
• По личному заявлению работника о том, что он устраивается впервые․

Создание записи о приеме на работу

В момент заключения трудового договора кадровик должен внести сведения в учетную программу работодателя (кадровую систему, интегрированную с СЭТК)․

Какое кадровое мероприятие выбирать: ПРИЕМ․

Обязательные реквизиты для внесения (образец записи):

• Дата приема на работу – дата, с которой начинается действие трудового договора․
• Наименование организации-работодателя с указанием всех реквизитов (ОГРН, ИНН)․
• ФИО работника полностью, как в паспорте․
• Дата рождения работника․
• Сведения о трудовом договоре: его номер, дата заключения․
• Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием․
• Подпись уполномоченного представителя работодателя (как правило, руководителя или главного кадровика) и расшифровка подписи․
• Отметка о соответствии записи трудовому договору (например: «Запись соответствует трудовому договору №․․․ от․․․» )․

Уведомление работника

После внесения записи работодатель обязан в письменной форме уведомить работника о создании для него электронной трудовой книжки․ Это можно сделать:

• Раздачей уведомления на бумажном носителе под роспись․
• Направлением электронного документа через личный кабинет на портале Госуслуг (если работник дал согласие на электронное взаимодействие)․

В уведомлении указываются:

• Факт создания ЭТК․
• Реквизиты работодателя․
• Дата приема на работу․
• Информация о возможности получения выписки из ЭТК․

Что выдает работнику работодатель?

Важно! При первом трудоустройстве работнику не выдается:

• Бумажный бланк трудовой книжки․
• Традиционная «записная книжка» с печатью․

Вместо этого работник имеет право:

1. Получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе․ Выписка оформляется по форме, утвержденной приказом Минтруда, и заверяется подписью и печатью работодателя․ Она имеет ту же юридическую силу, что и запись в самой книжке․
2. Просматривать свою ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуг (после ее создания работодателем и подтверждения личности)․ Доступ к ЭТК также есть в личном кабинете на сайте СФР․

Особые случаи и часто задаваемые вопросы

А если работник хочет бумажную книжку?

На основании действующего законодательства отказать в выдаче бумажного бланка — законно․ Выбор формы (бумажная или электронная) есть только у работника, уже имеющего трудовую книжку (бумажную или электронную) от предыдущего работодателя․ Для впервые устраивающихся такой выбор отсутствует․

Что делать, если работник ранее работал по гражданско-правовому договору (ГПД)?

Трудовая книжка ведется только на трудовые договоры․ Работа по ГПД в трудовую книжку не включается․ Если до этого у гражданина не было трудового договора, он считается устраивающимся впервые, и для него открывается ЭТК․

Как оформить запись о совместительстве или вахтовом методе?

Все записи, включая о совместительстве, временной работе, вахтовом методе, вносятся в электронную трудовую книжку по тем же правилам, что и основные записи․ Форма записи и реквизиты аналогичны, но указываются специфические условия․

А что с работниками, принятыми до 2026 года?

Для них действует переходный период․ Они могут:

• Продолжать вести имеющуюся бумажную трудовую книжку․
• По заявлению перевести ее в электронную форму (оформить выписку и передать бланк в архив)․
• Иметь одновременно и бумажную (старую), и электронную (новую) книжку, если они были созданы в разное время․

Для работника, принимаемого на работу впервые:

1. Трудовая книжка создается только в электронном виде․
2. Бумажный бланк не выдается․
3. Запись о приеме вносится в электронную систему через кадровую программу работодателя․
4. Работник уведомляется в письменной форме о создании его ЭТК․
5. Работник может получить заверенную выписку из ЭТК на бумаге или просмотреть ее на Госуслугах/сайте СФР․

Для работодателя: необходимо быть подключенным к системе электронных трудовых книжек, иметь интегрированную кадровую программу и строго соблюдать порядок внесения записей, установленный Правилами, утвержденными Приказом Минфина № 320н․

Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ, действующего на 23 мая 2026 года․ Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: Трудовой кодекс РФ, сайт Социального фонда России (СФР), КонсультантПлюс․