Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (подпункт 25) статьи 16)
• Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1078 «Об утверждении формы и Правил ведения и хранения трудовых книжек»
• Закон РК от 16 декабря 2019 года № 297-VI «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам электронного документооборота»
• Закон РК «О языках в Республике Казахстан» — записи ведутся на государственном языке (казахском) или на русском языке по выбору работника

Важно! Работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого сотрудника‚ проработавшего более 5 дней. Отказ от ведения книжки, нарушение трудового законодательства.

Бумажная трудовая книжка: форма и требования

С 1 января 2023 года в Казахстане введены новые бланки трудовых книжек с улучшенной защитой от подделок. Старые бланки‚ выданные до 2023 года‚ остаются действительными‚ но при замене или выдаче дубликата выдаётся только новый образец.

Структура бумажной трудовой книжки:

1. ьный лист — заполняется работодателем при приёме на работу
2. Листы записей — для внесения сведений о приёме‚ переводе‚ увольнении
3. Листок о награждениях и поощрениях — по желанию работодателя
4. Обратная сторона последнего листа — для записи об увольнении и выдаче книжки

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются следующие данные от руки чёрными чернилами или печатным способом (не карандашом‚ не красным цветом):

• Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ как в паспорте
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ
• Образование — указывается по документу (например: «среднее общее»‚ «среднее специальное»‚ «высшее»)
• Профессия (специальность) — по диплому или аттестату (например: «бухгалтер»‚ «инженер-технолог»‚ «учитель начальных классов»)
• Квалификация — при наличии (например: «высшая»‚ «первая»‚ «вторая»)

Важно: Все данные должны соответствовать документам‚ удостоверяющим личность (паспорт‚ свидетельство о рождении). Ошибки на ьном листе — основание для выдачи дубликата.

Правила внесения записей в трудовую книжку

Записи вносятся только на основании официальных приказов работодателя (о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.).

Запись о приёме на работу

Запись вносится в день фактического выхода на работу‚ но не позднее 5 рабочих дней с даты приёма.

Формат записи:

1. Номер по порядку — последовательный (1‚ 2‚ 3…)
2. Дата приёма, ДД.ММ.ГГГГ
3. Сведения о работе — полное наименование организации (как в уставе)‚ должность‚ структурное подразделение (если есть)‚ основание (например: «по приказу № 12 от »)

Пример:

1. — принят на работу в ООО «Алтын Байт» в качестве бухгалтера по основному месту работы. Основание: приказ № 12 от .

Важно: Если работник трудится по совместительству — запись в трудовую книжку не обязательна‚ но может быть внесена по его письменному заявлению.

Запись о переводе на другую должность

Запись вносится при:

• изменении должности
• переводе в другое подразделение
• смене структуры организации

Формат:

2. — переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера. Основание: приказ № 45 от .

Важно: Перевод на другую должность в рамках одного подразделения (например‚ с «бухгалтера» на «бухгалтера по заработной плате») требует записи‚ если это изменение отражено в штатном расписании.

Запись об увольнении

Запись об увольнении — одна из самых важных. Она влияет на расчёт стажа‚ пенсию и будущее трудоустройство.

Формат записи:

3. — уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 50 Трудового кодекса Республики Казахстан. Основание: приказ № 89 от .

Обязательно указывать:

• Дата увольнения
• Причину увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РК (например: п. 1 — по собственному желанию; п. 5, сокращение штата; п. 7 — несоответствие занимаемой должности и т.д.)
• Номер и дату приказа об увольнении

Запрещено: использовать формулировки вроде «уволен по инициативе работодателя» — это не соответствует закону. Только точные формулировки из ст. 50 ТК РК.

Электронная трудовая книжка: что нужно знать в 2026 году

С 1 января 2020 года в Казахстане начался переход на электронную трудовую книжку. С 2023 года все новые трудовые отношения оформляются в ЕСУТД по умолчанию‚ если работник не подал заявление на бумажную книжку.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Работник подаёт работодателю заявление в произвольной форме о желании перейти на электронный формат. Работодатель в течение 5 рабочих дней передаёт данные в ЕСУТД через портал enbek.kz.

Важно: После перехода на электронную книжку бумажная книжка не аннулируется — она остаётся действительной‚ но новые записи в неё не вносятся. Все последующие изменения фиксируются только в ЕСУТД.

Что содержится в электронной книжке?

В ЕСУТД хранятся:

• ФИО‚ дата рождения‚ ИИН
• Все места работы с датами начала и окончания
• Должности и профессии
• Причины увольнения
• Переводы
• Награды и поощрения (по желанию работодателя)

Доступ к электронной книжке — через личный кабинет на enbek.kz с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или кода доступа.

Заверение записей и печать

Согласно Постановлению Правительства РК № 1078 от ‚ все записи в трудовой книжке заверяются печатью работодателя.

• Печать должна быть официальной (с полным наименованием организации)
• Печать ставится на ьном листе и на каждой записи (в правом нижнем углу)
• Печать должна быть чёткой‚ не размытой

Важно! Если организация не имеет печати (например‚ ИП)‚ запись заверяется личной подписью работодателя с расшифровкой (ФИО и должность).

Восстановление трудовой книжки (дубликат)

Если трудовая книжка утеряна‚ повреждена или испорчена‚ работнику выдаётся дубликат.

Документы для восстановления:

• Заявление работника
• Копии приказов о приёме‚ переводе‚ увольнении
• Справки с предыдущих мест работы (если организация существует)
• Выписки из ЕСУТД (если есть электронная книжка)
• Копии трудовых договоров

Дубликат заполняется на новом бланке‚ с пометкой: «Дубликат» на ьном листе. Все записи вносятся на основании подтверждённых документов. Срок выдачи — не более 15 рабочих дней.

Частые ошибки и как их избежать

Вот самые распространённые ошибки при заполнении трудовой книжки:

1. Нет печати — запись считается недействительной.
2. Использование карандаша или красного цвета — запрещено.
3. Нет ссылки на приказ, запись не имеет юридической силы.
4. Неправильная формулировка причины увольнения, может повлиять на получение пособия по безработице или пенсию.
5. Записи внесены не в хронологическом порядке — нарушает логику трудового стажа;
6. Исправления без заверения — любые исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью с пометкой «исправлено».

Образцы готовых записей (2026)

Для удобства приведём 3 типовых примера:

Пример 1: Приём на работу

1. — принят на работу в АО «Казахтелеком» в качестве инженера по технической поддержке. Основание: приказ № 5 от .

Пример 2: Перевод

2. — переведён с должности инженера по технической поддержке на должность старшего инженера. Основание: приказ № 22 от .

Пример 3: Увольнение

3. — уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 50 Трудового кодекса Республики Казахстан. Основание: приказ № 48 от .

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт:

• Штрафы от органов труда (до 100 МРП для юридических лиц — около 350 000 тенге на 2026 г.)
• Исковые требования работников о восстановлении прав
• Приостановление деятельности при массовых нарушениях

Работодатель несёт ответственность за сохранность книжки. При утрате — обязан выдать дубликат в установленный срок.

Сегодня в Казахстане действует двойная система. Работодатели должны:

• Вести бумажные трудовые книжки для сотрудников‚ не подавших заявление на переход на электронный формат
• Вносить записи строго по правилам‚ с печатью и ссылкой на приказ
• Переводить данные новых сотрудников в ЕСУТД‚ если они выбрали электронный формат
• Сохранять бумажные книжки в течение 75 лет после увольнения работника
• Обеспечивать доступ к электронной книжке через портал enbek.kz

Совет: Рекомендуем всем работодателям использовать специализированные кадровые программы (например‚ «1С:Зарплата и управление персоналом»‚ «Кадровик»‚ «Электронный кадровик»)‚ которые автоматически формируют записи в соответствии с требованиями ТК РК и ЕСУТД.

Помните: правильно заполненная трудовая книжка — это не просто формальность. Это история профессиональной жизни человека‚ которая влияет на его пенсию‚ карьеру и социальные гарантии. Отнеситесь к ней с ответственностью.

Источники: Трудовой кодекс РК‚ Постановление Правительства РК № 1078 от ‚ портал enbek.kz‚ МЦФЭР‚ Министерство труда и социальной защиты РК (2026 г.).