Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности и награды. Согласно законодательству Российской Федерации, именно трудовая книжка является основным документом, на основании которого рассчитываются страховой стаж, права на пенсию и другие социальные гарантии. Порядок выдачи трудовой книжки строго регламентирован нормативными актами, и нарушение этих правил может повлечь за собой административную ответственность работодателя.
Правовая основа выдачи трудовой книжки
Основным нормативным актом, регулирующим ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Дополнительно применяются:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84.1, 85);
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с введением электронных трудовых книжек».
Кто отвечает за выдачу трудовой книжки?
Работодатель обязан назначить приказом ответственное лицо, которое будет заниматься:
- приемом, хранением и выдачей трудовых книжек;
- ведением учета бланков и вкладышей;
- внесением записей в трудовые книжки;
- своевременной выдачей документов работникам.
Это лицо должно быть специально обучено и иметь доступ к приходно-расходной книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей, а также к книге учета движения трудовых книжек. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдаеться работнику в следующих случаях:
- При увольнении, в последний день работы. Это обязательное требование. Если работник в этот день отсутствует, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте.
- По письменному заявлению работника — в случае запроса на выдачу трудовой книжки для получения кредита, оформления пенсии, поступления в вуз и т.п. Работодатель обязан выдать книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (п. 34 Правил № 225).
- При выдаче вкладыша, если основная трудовая книжка заполнена, выдается вкладыш. В него вносятся записи о последующем трудоустройстве. При выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
- При переходе на электронный формат — если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в трудовую книжку вносится соответствующая запись: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» с датой и подписью работодателя.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении регламентирована и должна проходить в строгом порядке:
- Последний день работы — работник должен получить трудовую книжку в день