Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ При увольнении работодатель обязан передать её работнику․ Если в день увольнения сотрудник не может получить книжку лично, её можно отправить по почте․ Ниже рассмотрены все юридические нюансы, порядок отправки, а также готовые образцы заявлений и сопроводительных писем․

Правовая база

Согласно пункту 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России № 320н от  г․, направление трудовой книжки по почте допускается при условии:

• наличия письменного согласия работника на пересылку;
• указания точного адреса получателя;
• оформления книги движения трудовых книжек (журнала учёта) о факте отправки;
• использования заказного письма с уведомлением о вручении․

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Однако в ряде случаев (например, у работника нет доступа к ЭТК) всё ещё требуется передача бумажного варианта․

Когда можно отправлять трудовую книжку почтой?

1. Работник не смог присутствовать в офисе в день увольнения․
2. Работник находится в другом городе/регионе и просит отправить книжку․
3. Работодатель не может вручить книжку лично по объективным причинам (болезнь, форс‑мажор)․

Во всех перечисленных случаях необходимо получить письменное согласие работника․

Как получить согласие?

Согласие оформляется в виде заявления работника, которое он подписывает и передаёт работодателю․ Пример такого заявления приведён ниже (раздел «Образец заявления»)․

Пошаговый порядок отправки трудовой книжки по почте

Шаг 1․ Подготовка документов

• Проверить, что в трудовой книжке внесены все обязательные записи (дата приёма, должность, основания увольнения, подпись и печать работодателя)․
• Составить книгу движения трудовых книжек (журнал учёта)․ Внести запись:

   Дата отправки | ФИО работника | Должность | Номер книжки | Способ отправки (заказное письмо с уведомлением) | Подпись ответственного
   

• Получить от работника заявление‑согласие на пересылку (см․ образец ниже)․

Шаг 2․ Оформление отправления

• Упаковать трудовую книжку в твёрдый конверт (желательно с внутренней защитой от изгибов)․
• Заполнить заказное письмо с уведомлением (РПО-1)․ На конверте указать:
  • ФИО получателя;
  • Полный почтовый адрес (индекс, страна, регион, город, улица, дом, квартира);
  • Обозначение «Заказное письмо с уведомлением о вручении»․
• Оплатить почтовый тариф (по тарифам Почты России, в 2026 г․ – от 150 ₽ в зависимости от веса)․

Шаг 3․ Передача в почтовое отделение

• Сохранить копию заполненного РПО‑1 и квитанцию об оплате․
• Попросить сотрудника почты выдать регистрационный номер отправления – он понадобится для отслеживания․

Шаг 4․ Информирование работника

• Отправить работнику электронное письмо (или СМС) с указанием:
  • Регистрационного номера отправления;
  • Дата отправки;
  • Срок доставки (по трек‑информации);
  • Контактные данные ответственного лица в компании․
• Прикрепить копию заявления‑согласия и запись из книги движения трудовых книжек․

Шаг 5․ Получение подтверждения о вручении

• После того как получатель подпишет уведомление о вручении, почтовое отделение отправит скан или фото подтверждения (можно запросить в личном кабинете Почты России)․
• Сохранить подтверждение в личном деле работника как доказательство выполнения обязательства․

Что делать, если трудовая книжка не ведётся?

В случае, когда у организации нет бумажных трудовых книжек (все сведения ведутся в электронном виде), работнику необходимо выдать заказным письмом форму СТД‑Р <17 – «Сведения о трудовой деятельности за период работы»․ Письмо должно быть заверено подписью руководителя и печатью организации․

Образцы документов

Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки почтой

Заявление

Я, Ф․И․О․ _______________________, 
проживающий(ая) по адресу: _______________________________, 
тел․: ____________, 
паспорт: серия ___ номер ________, выдан ________________, 
настоящим даю согласие работодателю «Наименование организации» 
(ИНН ___________, ОГРН ___________) 
на отправку моей трудовой книжки (серия ___ номер ___) по почте
на указанный выше адрес․

Подпись ______________________

Сопроводительное письмо работодателя (заказное письмо с уведомлением)

Заказное письмо с уведомлением о вручении

От: «Наименование организации», ИНН ___________, ОГРН ___________
Адрес: _______________________________
Кому: Ф․И․О․ работника
Адрес получателя: _______________________________

Тема: Отправка трудовой книжки

Уважаемый(ая) Ф․И․О․!

В соответствии с Вашим заявлением от «___» ___________ 2026 г․ 
направляем Вам трудовую книжку (серия ___ номер ___) по почте․
Отправление произведено г․ (регистрационный номер: 1234567890)․

Просим подтвердить получение книги, подписав уведомление о вручении,
которое будет направлено Вам вместе с книгой․

С уважением,
____________________
(Ф․И․О;, должность, подпись, печать)

Запись в книге движения трудовых книжек

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку обычной (не заказной) почтой?

Теоретически возможно, но это нарушает требования пункта 37 Порядка․ При обычной отправке работодатель теряет возможность доказать факт доставки, что может привести к спорам․

Сколько времени занимает доставка?

Внутри России стандартная доставка заказного письма – 2‑5 рабочих дней․ При международных отправлениях срок может быть до 10‑14 дней;

Что делать, если получатель отказался принимать книжку?

В таком случае необходимо оформить акт возврата в почтовом отделении и занести запись в книгу движения, указав причину возврата․ Работнику следует предложить альтернативный способ (личный приход, передача через доверенное лицо)․

Нужно ли делать копию трудовой книжки перед отправкой?

Копию делать не требуется, однако рекомендуется сфотографировать первую страницу и страницу с последними записями для собственного архива․

Перспектива: электронные трудовые книжки

С 2020‑2021 гг․ в России активно внедряется ЭТК․ При полном переходе на электронный формат необходимость отправки бумажных книжек исчезнет․ Тем не менее, в 2026 году многие организации всё ещё используют традиционный вариант, поэтому соблюдение описанных процедур остаётся актуальным․

• Отправка трудовой книжки по почте допускается только при наличии письменного согласия работника․
• Обязательно использовать заказное письмо с уведомлением о вручении и вести книгу движения трудовых книжек․
• Все действия должны быть документально подтверждены (заявление‑согласие, сопроводительное письмо, подтверждение вручения)․
• При отсутствии бумажной книжки следует выслать форму СТД‑Р <17> заказным письмом․
• Тщательное соблюдение процедуры защищает интересы как работодателя, так и работника․

Следуя данному руководству, вы сможете безошибочно оформить и отправить трудовую книжку почтой, минимизировать риски юридических споров и обеспечить прозрачность процесса для обеих сторон․