В 2026 году вопрос о приёме сотрудников без трудовой книжки остаётся актуальным. Многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда кандидат не может предоставить бумажный документ, а в электронной форме (ЭТК) запись о предыдущей работе также отсутствует. В статье разберём, когда это допускается, какие документы нужны, какие обязанности возлагает работодатель и как избежать рисков.

Что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно ст. 65 ТК РФ, приём на работу оформляется в течение трёх рабочих дней с момента подачи работником заявления о приёме. При этом трудовая книжка (бумажная или электронная) должна быть оформлена в течение этого срока.

Однако закон допускает исключения, когда трудовая книжка не может быть предоставлена:

• Работник впервые поступает на работу (никогда не оформлял трудовую книжку).
• Трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена.
• Работник отказывается от ведения бумажной формы и переходит на электронную.

В этих случаях приём на работу без трудовой книжки возможен, но только при соблюдении определённых процедур.

Приём впервые поступающего сотрудника

Для граждан, которые работают впервые, в 2021 году и позже вводится только электронная трудовая книжка. Бумажный документ не оформляется. При этом работодатель обязан:

1. Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную форму.
2. Оформить запись в ЭТК в течение трёх рабочих дней.
3. Сохранить копию заявления и подтверждение о вводе данных.

Утеря или повреждение бумажной трудовой книжки

Если у сотрудника была бумажная книжка, но она утрачена или повреждена, работодатель обязан:

• Получить от работника письменное заявление о причинах отсутствия книжки.
• Оформить новый дубликат или новую трудовую книжку.
• Внести в неё запись о приёме на работу и о причинах замены.
• Подать в ПФР форму СЗВ‑ТД о переходе на электронную форму (если это предусмотрено).

Новый документ оформляется в течение трёх рабочих дней со дня обращения работника.

Как правильно оформить приём без трудовой книжки

Для юридически корректного приёма необходимо соблюсти несколько обязательных шагов.

Сбор документов от кандидата

• Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
• Свидетельство о рождении (при необходимости).
• Заявление о причинах отсутствия трудовой книжки.
• Если требуется – копия предыдущей трудовой карточки (при наличии).

Оформление в организации

1. Заполнение листа учёта рабочего времени – фиксируем дату начала работы.
2. Создание записи в электронной трудовой книжке (если используется ЭТК) или выдача дубликата (если бумажная форма).
3. Подписание трудового договора и внесение сведений в кадровую документацию.
4. Подача в ПФР формы СЗВ‑ТД (при переходе на ЭТК).

Оформление дубликата или новой книжки

По п. 1 ст. 65 ТК РФ, при обращении работника с просьбой о выдаче новой трудовой книжки, работодатель обязан:

• Оформить её в течение трёх рабочих дней.
• Внести в неё сведения о приёме, а также о причинах замены.
• Вернуть прежнюю (повреждённую) книжку под подпись работника.

Ответственность работодателя

Нарушение требований по оформлению трудовой книжки влечёт административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 10 000 до 30 000 рублей за каждого работника). Кроме того, в случае спора в суде работодатель может быть обязан компенсировать убытки сотрудника.

Примеры судебных решений

В 2024 году в одном из судов истцом был работник, который отказался от приёма на работу из‑за отсутствия трудовой книжки. Суд признал, что работодатель нарушил требования ТК РФ, так как не оформил дубликат в установленный срок. В результате компания заплатила штраф и компенсацию.

В другом деле работодатель попытался оформить дополнительное соглашение с новым адресом сотрудника, однако не уведомил его о необходимости подать заявление о переходе на ЭТК. Суд признал, что отсутствие трудовой книжки в течение длительного времени является нарушением, и обязал работодателя выплатить компенсацию за удержанный заработок.

Что делать работнику, которому не дают трудовую книжку?

Если после приёма на работу вам не выдали трудовую книжку, действуйте следующим образом:

1. Подайте письменное обращение в отдел кадров с требованием оформить документ.
2. Укажите причину (утрата, повреждение, переход на ЭТК).
3. Сохраните копию обращения и подтверждение получения (желательно под подпись).
4. Если работодатель не реагирует, направьте официальное требование в письменной форме, с указанием сроков (не менее 5 рабочих дней).
5. В случае бездействия можно обратиться в Роструд или в суд.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли работать без трудовой книжки по совместительству? – Да, в случае совместительства, удалённой работы или работы у физического лица возможны исключения, однако для основной работы документ всё равно требуется.
• Нужна ли подпись работника при выдаче дубликата? – Да, документ выдаётся под подпись работника, подтверждающую факт получения.
• Как оформить переход на электронную форму? – Требуется подать заявление о переходе, после чего в течение трёх дней в ЭТК вносятся сведения о приёме.
• Какие формы используются для сообщения в ПФР? – Форма СЗВ‑ТД (для перехода на ЭТК) и СТД‑Р / СТД‑ПФР (для оформления дубликата).

Отсутствие трудовой книжки не является абсолютным препятствием для приёма на работу, однако процесс оформления должен строго соответствовать требованиям ТК РФ и нормативным актам Министерства труда. Работодатель обязан:

1. Получать от кандидата письменное заявление о причинах отсутствия книжки.
2. Оформлять дубликат или новую книжку в течение трёх рабочих дней.
3. Вносить сведения в электронную форму и подавать соответствующие документы в ПФР.
4. Соблюдать сроки и не нарушать права работников.

Только при соблюдении всех этих пунктов приём на работу без трудовой книжки будет законным, а риски судебных разбирательств и административных штрафов сведутся к минимуму.

Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.