Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его право на обязательное социальное страхование. В России с 2020‑го года происходит переход от бумажных к электронным трудовым книжкам, однако обязанности работодателя по их ведению остаются неизменными. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, сроки, порядок оформления и ответственности, связанные с ведением трудовых книжек.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 66.1, 66.2, 66.3;
• Постановление Правительства РФ от № 136 «О порядке введения и применения электронных трудовых книжек»;
• Письмо Минтруда РФ от № 14-2/В-136;
• Письмо Роструда от № ПГ/26715‑6‑1 (о порядке уведомления работников о виде трудовой книжки).

С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента каждый работник обязан иметь либо бумажную, либо электронную трудовую книжку, а работодатель обязан вести соответствующие записи.

Обязанности работодателя

1. Вести трудовые книжки (бумажные или электронные) для всех работников, проработавших у него более пяти дней, если данная работа является основной.
2. По письменному заявлению работника выдавать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (за исключением случаев, когда книжка не ведётся в соответствии с ТК РФ).
3. Вносить в трудовую книжку записи о:
   • приёме на работу;
   • переводах, повышениях, поощрениях;
   • изменениях реквизитов работодателя (например, переименование);
   • увольнении (запись об увольнении в день увольнения).
4. При приёме на работу подавать сведения о трудовой деятельности в отчёт ЕФС‑1 не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления.
5. Обеспечивать учёт, хранение и выдачу трудовых книжек и их вкладышей.
6. Уведомлять работников (не позднее 30 июня 2025 г.) о возможности выбора бумажной или электронной формы трудовой книжки и о всех изменениях в порядке её ведения.

Сроки выдачи и возврата трудовой книжки

Бумажные vs электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в информационной системе Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).
• Работодатель вносит записи через портал Электронный кадровый сервис (ЭКС) в режиме онлайн.
• Работник получает доступ к документу через личный кабинет «Госуслуги» или приложение «Трудовая книжка».
• Обязательное уведомление о переходе на ЭТК должно быть направлено работнику в письменной форме.

Бумажная трудовая книжка

• Остаётся обязательной, если работник отказался от ЭТК.
• Работодатель обязан хранить книжку в надёжном месте, обеспечивая её сохранность от порчи и утраты.
• Все записи делаются от руки печатными буквами, подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• Вкладка без трудовой книжки считается недействительной (ТК РФ).

Порядок оформления при приёме на работу

1. Работник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки (бумажной или электронной).
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт книжку (или подтверждает её электронный вариант).
3. Внести запись о приёме в книжку:
   • дата приёма;
   • наименование организации, её ИНН, ОКПО;
   • должность, тарифную ставку (если применимо);
   • сведения о режиме работы и условиях труда.
4. Подать сведения в отчёт ЕФС‑1 (единый формуляр сведений о трудовой деятельности) в течение одного рабочего дня после оформления.

Оформление при увольнении

1. Работодатель в последний рабочий день вносит запись об увольнении (дата, причина, ссылка на приказ).
2. Работнику выдается трудовая книжка (бумажная) или подтверждение об окончании записи в ЭТК.
3. Если работник просит вернуть бумажную книжку, она должна быть передана в день увольнения.
4. Работодатель обязан оформить приказ об увольнении и приложить его к записи в книжке.

Хранение и учёт трудовых книжек

• Бумажные книжки хранятся в отдельном, защищённом от влаги и механических повреждений месте.
• Для электронных книжек хранение осуществляется в государственной базе данных – работодатель не имеет физического доступа к документу, но обязан обеспечить корректность вводимых данных.
• Регулярные проверки (внутренний аудит, инспекции Роструда) требуют наличия реестра выданных и находящихся у работников книжек.

Ответственность за нарушение требований

За несоблюдение обязанностей по ведению трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для работодателя от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за несвоевременную выдачу или непредоставление записи.
• Штраф в размере 10 000 рублей за отказ вести электронную трудовую книжку, если работник её запросил.
• В случае систематических нарушений – до 30 000 рублей и/или приостановление деятельности организации;

Практические рекомендации работодателю

1. Вести реестр всех выданных трудовых книжек (бумажных и электронных) с указанием даты выдачи и возврата.
2. Обеспечить доступ к шаблонам заявлений работников о выдаче/возврате книжки.
3. Назначить ответственного за ввод данных в ЭТК и проверку записей в бумажных книжках.
4. Регулярно проводить обучение кадрового персонала по актуальным требованиям ТК РФ и инструкциям Роструда.
5. Своевременно информировать сотрудников о переходе на электронный формат и о возможности выбора.
6. Проверять корректность заполнения отчёта ЕФС‑1 после каждого приёма‑увольнения.

Ведение трудовых книжек – фундаментальная обязанность работодателя, обеспечивающая защиту прав работников и их социальное страхование. С 2026 года полностью реализован переход к электронным трудовым книжкам, однако обязанность вести учёт остаётся неизменной независимо от формы документа. Соблюдение сроков выдачи, правильность внесения записей и своевременное информирование работников позволяют избежать штрафов и сохранить доверие персонала.

Помните, что правильное ведение трудовых книжек – это не только юридическая формальность, но и важный элемент кадровой политики любой организации.