Обновлено: 23 января 2025 года

Правовые основы ведения трудовых книжек

Конституция Российской Федерации

Конституция РФ (ст. 37) гарантирует право на труд и защиту трудовых прав граждан, что является основой для ведения трудовых книжек как документов, подтверждающих трудовой стаж.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Статья 66 ТК РФ устанавливает, что:

• Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
• Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной;
• Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

Постановление Правительства РФ от № 225

Это основной нормативный акт, утверждающий:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Правила учета и выдачи трудовых книжек;
• Формы трудовых книжек и вкладышей в них;
• Порядок заполнения трудовых книжек.

Постановление Минтруда России от № 69

Утверждает:

• Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• Рекомендации по ведению трудовых книжек;
• Образцы записей в трудовых книжках.

Основные требования к ведению трудовых книжек

Обязательность ведения

Согласно п. 35 Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней;
• Обеспечивать сохранность трудовых книжек;
• Выдавать их работникам при увольнении;
• Вносить записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника;

Формат и бланки

С 2020 года введен новый формат трудовой книжки, который:

• Содержит больше информации о работнике;
• Имеет защиту от подделок;
• Включает возможность электронного учета;
• Содержит QR-код для проверки подлинности.

Сведения, вносимые в трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
2. Сведения о выполняемой работе;
3. Сведения о переводе на другую постоянную работу;
4. Сведения об увольнении (дата, причина, основание);
5. Сведения о награждениях и поощрениях;
6. Сведения о присвоении квалификации;
7. Сведения об обучении.

Порядок оформления трудовых книжек

При приеме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

• Завести трудовую книжку на нового работника, если у него нет ранее оформленной;
• Внести в трудовую книжку сведения о работнике на основании паспорта и документов об образовании;
• Сделать первую запись о приеме на работу;

При изменении трудовой функции

При переводе работника на другую постоянную работу в трудовую книжку вносится соответствующая запись с указанием:

• Наименования структурного подразделения;
• Должности (профессии), специальности;
• Квалификации;
• Разряда (если он установлен);

При увольнении

При увольнении работника работодатель обязан:

• Сделать запись об увольнении с указанием причины;
• Выдать трудовую книжку в день увольнения;
• Получить от работника расписку в получении трудовой книжки;

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Административная ответственность

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек может влечь:

• Для должностных лиц ⏤ штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц ⎼ штраф от 30 000 до 50 000 рублей;

Дисциплинарная ответственность

Работодатель может привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, вплоть до увольнения.

Материальная ответственность

В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, а также возместить причиненный ущерб.

Современные тенденции: электронные трудовые книжки

Переход на электронный формат

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работник может выбрать:

• Ведение трудовой книжки в бумажном виде;
• Ведение трудовой книжки в электронном виде;

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобный доступ к информации;
• Защита от потери или повреждения;
• Возможность быстрого обмена информацией между работодателями;
• Снижение административных расходов;

Порядок перехода на электронный формат

Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен:

1. Подать соответствующее заявление работодателю;
2. Получить электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале Госуслуг;
3. Согласовать с работодателем порядок ведения электронной трудовой книжки;

Рекомендации по ведению трудовых книжек

Ведение трудовых книжек является важной обязанностью работодателя, которая регулируется целым рядом нормативных документов.
Правильное ведение трудовых книжек позволяет защитить права работников, обеспечить сохранность информации о трудовом стаже и избежать административной и иной ответственности.

С развитием технологий все большее распространение получают электронные трудовые книжки, которые обеспечивают удобство и надежность хранения информации.
Однако, вне зависимости от формата, основные требования к ведению трудовых книжек остаются неизменными.

Помните: правильное ведение трудовых книжек ⎼ это не только обязанность, но и забота о будущем ваших сотрудников!