Дата публикации: 22 мая 2026 года

Нормативные акты, регулирующие процесс

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными документами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66.1, 79, 80, 84 и др.)
2. Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»
3. Федеральный закон от 29 декабря 2019 года № 473-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования порядка ведения трудовых книжек»

Обязанности работодателя

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан:

• Уведомить каждого работника в письменной форме до 30 июня 2020 года об изменениях в трудовом законодательстве;
• Предоставить работнику возможность выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат;
• Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
• Выдать бумажную трудовую книжку работнику не позднее 3 рабочих дней после подачи заявления;
• Сообщить в СФР (Страховой фонд России) о переходе работника на электронную трудовую книжку, подав форму ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца;

Сроки подачи заявления о переходе на ЭТК

Для различных категорий работников

Сроки подачи заявлений зависят от категории работников:

Порядок работы с заявлением о переходе на ЭТК

Действия работодателя при получении заявления

После получения письменного заявления от работника работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней:
   • Внести запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажную трудовую книжку;
   • Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки;
   • Освободиться от ответственности за сохранность бумажной трудовой книжки.
2. Не позднее 25 числа следующего месяца:
   • Сообщить в СФР о переходе работника на электронную трудовую книжку, подав форму ЕФС-1;
   • Подать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Форма заявления

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку может быть составлено в произвольной форме. В документе должны быть указаны:

• ФИО работника;
• Должность;
• Подпись;
• Дата подачи;
• Выбор формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).

Ответственность за нарушение сроков и порядка перехода

Для работодателя

За нарушение сроков уведомления работников или порядка ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности в соответствии с:

• Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 5.27):
• Нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 234):
• Работодатель обязан возместить работнику ущерб, причиненный в результате нарушения его прав.

Для работника

Работник не несет ответственности за:

• Неподачу заявления о переходе на электронную трудовую книжку;
• Выбор формы ведения трудовой книжки.

Однако, если работник не определился с выбором, его трудовая деятельность будет автоматически учитываться в электронном формате.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить заявления о переходе на ЭТК?

Нет, не нужно. Трудовое законодательство не устанавливает требований к срокам хранения таких заявлений. Достаточно внести запись в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику.

Что делать, если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Если работник не подал заявление до указанного срока, его трудовая деятельность будет автоматически учитываться в электронном формате. Работодатель должен:

• Хранить бумажную трудовую книжку;
• Не нести ответственность за ее сохранность;
• Сообщить в СФР о переходе работника на электронную трудовую книжку.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да, работник может в любой момент вернуться к бумажной трудовой книжке. Для этого ему необходимо:

• Подать новое заявление о ведении трудовой книжки в бумажном формате;
• Работодатель внесет соответствующую запись и выдаст бумажную трудовую книжку на руки.

Как работодатель должен уведомлять работников о переходе на ЭТК?

Работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме до 30 июня 2020 года. В уведомлении должны быть указаны:

• Изменения в трудовом законодательстве;
• Право работника выбрать форму ведения трудовой книжки;
• Сроки подачи заявления;
• Последствия неподачи заявления.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный этап в цифровизации трудовых отношений в России. Работодатели должны соблюдать установленные сроки и порядок работы с заявлениями работников, чтобы избежать административной и иной ответственности.

Основные выводы:

• Заявления о переходе на ЭТК не требуют длительного хранения;
• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после подачи заявления;
• Работники, не подавшие заявление до 31 декабря 2020 года, автоматически переводятся на электронный формат;
• Работодатель должен уведомить всех работников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки до 30 июня 2020 года.