Цель статьи: предоставить полное руководство по составлению заявления о ведении (оформлении) трудовой книжки, объяснить, в каких случаях такое заявление требуется, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать;
Что такое трудовая книжка и зачем её вести?
Трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его должностях, стаже, а также о периодах отпуска, командировок и иных событиях, влияющих на трудовые права. Ведение трудовой книжки является обязанностью работодателя и гарантирует работнику:
- право на получение пенсии и социальных выплат;
- доказательство профессионального стажа;
- учёт всех изменений в трудовых отношениях (переводы, увольнения, восстановление и т.п;).
Когда требуется заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление о ведении трудовой книжки обычно подаётся в следующих ситуациях:
- При приёме на работу (работодатель обязан оформить запись о приёме).
- При переводе сотрудника в другое подразделение той же организации.
- При восстановлении работника после увольнения.
- При изменении условий труда (смена должности, графика, места работы).
- При увольнении (запись о прекращении трудовых отношений).
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑66.
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О порядке ведения и использования трудовых книжек».
Как правильно оформить заявление
Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать следующие реквизиты:
- Шапка (наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОГРН, адрес).
- Дата и место составления заявления.
- Полные ФИО работника, его должность, табельный номер (если есть).
- Текст заявления с чётким указанием требуемого действия (например, «прошу оформить запись в трудовой книжке о приёме на работу»).
- Подпись работника и дата подписи.
Пример заявления о приёме на работу
ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1127746789012
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
«21» мая 2026 г.
От: Иванова Ивана Ивановича
Должность: инженер‑программист
Таб. № 12345
Заявление
Прошу оформить запись в трудовой книжке о приёме меня на работу в ООО «Пример» на должность инженер‑программиста с 01 июня 2026 г. в соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России от № 1н.
С уважением,
_______________________
(подпись)
Пример заявления о переводе
Заявление
Я, Петрова Мария Сергеевна, прошу оформить запись в трудовой книжке о переводе меня из отдела маркетинга в отдел продаж ООО «Пример» с 15 июля 2026 г. в связи с изменением должностных обязанностей.
С уважением,
_______________________
(подпись) «21» мая 2026 г.
Куда и как подавать заявление
Заявление подаётся в отдел кадров (HR) или в бухгалтерию, в зависимости от структуры организации. Обычная процедура:
- Сдаёте заявление лично или отправляете скан в электронном виде (по внутренней почте).
- Отдел кадров проверяет наличие всех необходимых документов (паспорт, СНИЛС, предыдущая трудовая книжка).
- Сотрудник подписывает акт приёма‑передачи трудовой книжки.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в трудовую книжку.
Часто встречающиеся ошибки
- Отсутствие даты и места. Без этих реквизитов заявление считается неполным.
- Неправильное указание должности. Нужно использовать официальное наименование должности, как в штатном расписании.
- Отсутствие подписи. Подпись обязательна – без неё заявление отклоняется.
- Неуказание основания. В заявлении следует указать нормативный акт (ТК РФ, приказ Минтруда), иначе запись может быть оспорена;
FAQ – часто задаваемые вопросы
Нужно ли писать заявление, если меня переводят внутри одной организации?
Да. По статье 62 ТК РФ запись о переводе обязана быть внесена в трудовую книжку, а заявление служит подтверждением согласия работника.
Можно ли оформить запись в трудовой книжке без заявления?
Теоретически запись может быть внесена по инициативе работодателя, но без письменного согласия (заявления) работника это может быть оспорено в суде.
Как оформить заявление, если я работаю по совместительству?
В заявлении указываете оба места работы и просите оформить отдельную запись для каждой из них. При этом в трудовой книжке будет указана только основная работа, а сведения о совместительстве фиксируются в отдельном документе.
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Подайте заявление об исправлении записи, приложив копию документа, подтверждающего правильные данные (договор, приказ о назначении).
Заявление о ведении трудовой книжки – простой, но важный документ, который защищает ваши трудовые права. Следуйте рекомендациям, указанным в этой статье, и вы избежите большинства проблем, связанных с оформлением записей в трудовой книжке.
Помните: правильное оформление заявления ускорит процесс и позволит избежать задержек в начислении социальных выплат и пенсионных прав.