Вопрос о предоставлении оригиналов трудовых книжек стал актуален как в России, так и в Украине. Многие граждане получают запросы от Пенсионного фонда (ПФ) с требованием предъявить подлинник документа. В статье разберём, какие правовые нормы регулируют этот процесс, какие способы подачи документов существуют, и как правильно реагировать на такие запросы.
Почему Пенсионный фонд интересуется трудовыми книжками?
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовом стаже, начисленных страховых взносах и периодах работы. Именно эти данные используются при расчёте:
- пенсионных прав;
- социальных выплат;
- права на страховое пособие.
Если в системе ПФ отсутствуют полные сведения, фонд может запросить подтверждающие документы, чтобы избежать ошибок в расчёте и недополучения выплат.
Ключевые причины запросов
- Недостаток данных в электронных реестрах. Не все работодатели своевременно передают сведения в ПФ.
- Неоднозначные записи в бумажных книжках. Появляются пропуски, ошибки в датах, подписи без печатей.
- Переход к электронному формату. При оцифровке требуется оригинал для подтверждения подлинности скана.
Правовая база: что говорит закон?
Россия
Согласно Приказу Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности», юридической силой обладают:
- копии трудовых книжек, заверенные нотариусом;
- копии, заверенные специалистами Пенсионного фонда РФ.
У сотрудников ПФ нет законных оснований требовать только подлинник трудовой книжки. Оригинал может потребоваться лишь в случае, если копия не прошла проверку (нечёткость, несоответствие дат).
Украина
В Украине действует Электронный сервис ПФУ (портал portal.pfu.gov.ua). По закону:
- скан‑копии трудовых книжек, загруженные через личный кабинет, признаются законными;
- для оцифровки требуется электронная подпись (КЭП) или BankID;
- оригиналы могут быть запрошены только в случае, если скан не прошёл автоматическую проверку.
Как правильно предоставить документы в ПФ?
Через веб‑портал (Украина)
- Зарегистрируйтесь на portal.pfu.gov.ua с помощью электронной подписи (КЭП) или BankID.
- Перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях».
- Нажмите «Добавить файл», выберите тип файла (скан‑копия трудовой книжки) и загрузите цветную копию.
- Подпишите загруженный файл с помощью КЭП (выберите файл ключа и введите пароль).
- Нажмите «Подписать и отправить». После обработки вы сможете просмотреть результаты в закладке «Сведения о трудовых отношениях», указав РНУКПН работника или период отправки.
Через личный кабинет ПФР (Россия)
- Войдите в личный кабинет на сайте ПФР.
- Выберите раздел «Мои данные» → «Трудовая книжка».
- Загрузите скан‑копию (желательно в формате PDF, разрешение не менее 300 dpi).
- При необходимости приложите нотариальное заверение копии.
- Отправьте документ на проверку. При отказе в приёме получите рекомендацию предоставить оригинал в отделение ПФР.
При личном обращении
Если ПФ требует оригинал, подготовьте:
- Трудовую книжку в чистом виде (без повреждений).
- Копию паспорта (для сверки данных).
- Заявление о предоставлении оригинала (образец можно взять в отделении ПФ).
После проверки оригинал возвращается в течение 5‑10 рабочих дней.
Что делать, если вам потребовали оригинал, а вы хотите избежать этого?
- Уточните причину отказа скана. Часто проблема – плохое качество изображения или несоответствие формата.
- Пересканируйте документ. Используйте сканер с высоким разрешением, убедитесь, что все страницы читаемы.
- Нотариальное заверение. Если скан всё равно отклонён, сделайте заверенную копию у нотариуса – она имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
- Обратитесь в службу поддержки портала. Часто можно решить вопрос онлайн, предоставив дополнительные сведения (например, справку от работодателя).
- Сохраняйте оригиналы в безопасном месте. Не оставляйте их в офисе без необходимости.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли сдавать оригинал, если я уже загрузил скан?
Нет. Оригинал требуется только в случае, если скан не прошёл проверку или если ПФ явно указал необходимость его предъявления.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной?
С 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Данные из ЭТК автоматически передаются в ПФ, поэтому запросов на оригиналы бумажных книжек в большинстве случаев не возникает.
Как быстро проверяется загруженный скан?
Автоматическая проверка занимает от 1 до 3 рабочих дней. При необходимости ручной проверки срок может увеличиться до 10 дней.
Что делать, если моя трудовая книжка утеряна?
Обратитесь к последнему работодателю за выдачей дубликата или запросите выписку из реестра ПФ (в России – через Личный кабинет ПФР, в Украине – через портал ПФУ).
Запрос оригиналов трудовых книжек со стороны Пенсионного фонда – редкое, но возможное явление. В большинстве случаев достаточно предоставить качественную скан‑копию или нотариально заверенную копию. Электронные сервисы ПФ (как в России, так и в Украине) позволяют упростить процесс и избежать необходимости физически посещать отделения.
Чтобы избежать проблем:
- Регулярно проверяйте свои данные в личном кабинете ПФ.
- Своевременно загружайте сканы с высоким разрешением.
- Храните оригиналы трудовых книжек в надёжном месте.
- При запросе оригинала уточняйте причину и возможности предоставить заверенную копию.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете сохранить свой трудовой стаж в полном объёме и гарантировать корректный расчёт будущих пенсионных выплат.