С 2021 года в России при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако в некоторых ситуациях допускается одновременное ведение бумажного и электронного вариантов․ В статье разберём, какие преимущества и недостатки имеет переход на ЭТК и стоит ли вам делать этот шаг․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в базе данных Фонда социального страхования (ФСС) и доступен работодателю и работнику через портал «Мой ФСС» и приложение «Мой ФСС»․
Плюсы перехода на ЭТК
- Удобство и скорость: запись сведений занимает несколько секунд, а работник сразу видит актуальный статус․
- Экономия бумажных ресурсов: сокращается потребность в бумаге, печатных носителях и хранении․
- Непрерывность данных: информация сохраняется в единой базе, что упрощает проверку стажа при смене работодателя․
- Сокращение ошибок: автоматизированная система снижает риск опечаток и пропусков․
- Доступность: работник может проверить запись в любое время, не обращаясь к бумажной книжке․
- Соблюдение законодательства: с 2021 года заполнение только ЭТК является обязательным, а бумажная книжка может быть использована лишь при отказе от электронного варианта․
Минусы перехода на ЭТК
- Требования к технике и интернету: для доступа к системе необходимы компьютер, смартфон и стабильное соединение․
- Зависимость от госсервиса: при технических сбоях в работе портала доступ к данным может быть временно ограничен․
- Проблемы с авторизацией: иногда возникают сложности с подтверждением личности через электронную подпись․
- Необходимость обучения: как работодателям, так и сотрудникам требуется освоить новый формат работы․
- Ограничения для некоторых категорий: в некоторых отраслях (например, в сельском хозяйстве) пока не все работодатели обязаны использовать ЭТК․
Кому особенно выгоден переход на ЭТК?
- Малые и средние предприятия: экономия на бумаге и упрощение кадрового учёта․
- Сотрудники, часто меняющие работодателя: единый цифровой стаж упрощает оформление в новых компаниях․
- Работодатели, работающие в сфере ИТ и финансов: высокая степень автоматизации и безопасности․
Кому стоит остаться с бумажной трудовой книжкой?
Если ваш бизнес находится в отдалённом регионе с ограниченным доступом к интернету, или вы работаете в отрасли, где пока не введён обязательный режим ЭТК, то бумажная книжка остаётся допустимым вариантом․ Однако в таком случае стоит подготовиться к переходу, чтобы не столкнуться с проблемами при смене работодателя․
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Процесс прост и состоит из нескольких шагов:
- Регистрация в системе «Мой ФСС»: работодателю необходимо зарегистрировать организацию, а сотруднику – получить личный кабинет․
- Подтверждение личности: для сотрудников требуется подтверждение через электронную подпись или СНИЛС․
- Заполнение данных: при приёме на работу работодатель вводит сведения в электронную форму․
- Проверка и подтверждение: работник проверяет запись и подтверждает её правильность․
Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году представляет собой шаг в сторону цифровизации и эффективности․ Для большинства компаний и сотрудников преимущества – это экономия времени и ресурсов, а также упрощённый доступ к информации․ Однако важно учитывать технические и организационные нюансы, чтобы избежать проблем при внедрении․
Если вы ещё не сделали переход, оцените свои потребности, инфраструктуру и готовность к цифровой трансформации․ В большинстве случаев переход на ЭТК окажется выгодным и удобным решением․