Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Прием личных дел и трудовых книжек работников — это ключевой этап кадрового учета‚ который обеспечивает законность трудовых отношений‚ сохранность персональных данных и бесперебойное ведение кадровой документации. Несоблюдение установленного порядка может повлечь административную ответственность‚ а также создать риски при проверках со стороны государственных органов. В данной статье подробно рассмотрены все аспекты приема‚ оформления и передачи личных дел и трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Когда и зачем формируется личное дело работника?

Согласно Инструкции о порядке формирования‚ ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Министерства юстиции РБ от № 29)‚ личное дело работника формируется только после выполнения двух обязательных условий:

заключения трудового договора (контракта);
издания приказа (распоряжения‚ решения) о приеме на работу.

Это означает‚ что до подписания трудового договора и до издания приказа личное дело не может быть открыто. Даже если работник уже приступил к работе‚ формирование личного дела является обязательным условием законности трудовых отношений.

Важно!

Согласно новой редакции Кодекса об административных правонарушениях (с )‚ незаведение личного дела квалифицируется как административное правонарушение‚ независимо от того‚ причинил ли это вред работнику. Штраф за нарушение — от 2 до 20 базовых величин на руководителя организации.

Какие документы включаются в личное дело при приеме?

Первый комплект документов‚ который должен быть собран и вложен в личное дело работника‚ включает:

Анкета работника — заполняется при приеме на работу‚ содержит персональные‚ образовательные и профессиональные данные.
Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ в соответствии с Законом РБ «О персональных данных»;
Обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений — особенно актуально для работников‚ имеющих доступ к коммерческой или служебной тайне.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами (Положениями‚ Правилами внутреннего трудового распорядка‚ Инструкциями по охране труда и др.).
Трудовой договор (оригинал) — основной документ‚ регулирующий права и обязанности сторон.
Копия приказа о приеме на работу, подтверждает юридический факт начала трудовых отношений.

Дополнительно могут включаться:

копия паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность;
копия диплома об образовании‚ квалификационных документов;
справка о наличии (отсутствии) судимости;
медицинская справка (при необходимости по закону или характеру работы).

Важно помнить:

Не используйте правила‚ установленные для госслужащих (Указ Президента РБ от № 609)‚ если вы работаете в коммерческой организации. Эти правила не распространяются на частный сектор и могут привести к ошибкам в документообороте.

Прием трудовой книжки: порядок и учет

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. При приеме на работу работодатель обязан:

Получить трудовую книжку от работника (если он ее имеет).
Проверить ее на наличие записей о предыдущих местах работы.
Зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Сделать запись о приеме на работу в соответствии с приказом и трудовым договором.

Запись о приеме должна содержать:

дату приема;
наименование структурного подразделения;
должность;
основание (номер и дата приказа).

Если работник не имеет трудовой книжки (например‚ впервые устраивается на работу)‚ работодатель обязан выдать ему новую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу.

Особый случай: реорганизация организации

При выделении‚ присоединении или преобразовании организации трудовые отношения не прекращаются. В этом случае:

Личные дела и трудовые книжки передаются новой организации в полном объеме.
На обложке личного дела дата начала не подлежит исправлению, она остается датой первоначального приема на работу в исходной организации.
В трудовой книжке делается запись о переходе в новую организацию на основании приказа о реорганизации‚ а не о новом приеме на работу.

Пример: если работник был принят в ООО «Альфа»‚ а затем компания была выделена в ООО «Бета»‚ то в личном деле и трудовой книжке дата начала остается . В книге учета трудовых книжек новой организации запись вносится как «переход от ООО «Альфа».

Хранение и передача личных дел и трудовых книжек

При увольнении работника:

Личное дело закрывается‚ проставляется дата увольнения и подпись ответственного лица.
Трудовая книжка выдается работнику под роспись в книге учета.
Копия приказа об увольнении и все сопутствующие документы (справки‚ акты‚ расчеты) вкладываются в личное дело.
Личное дело передается на хранение в архив организации.

Сроки хранения:

Личные дела уволившихся работников — 75 лет (согласно Перечню типовых архивных документов).
Трудовые книжки, хранятся в организации до момента передачи в архив‚ после чего передаются в архив вместе с личными делами.

Хранение личных дел должно осуществляться в закрытых‚ защищенных помещениях (кабинетах кадровой службы)‚ исключающих несанкционированный доступ. Законодательство не устанавливает строгих требований к оборудованию кабинета‚ но рекомендуется использовать огнеупорные шкафы и системы контроля доступа.

Ответственность и типичные ошибки

Наиболее частые нарушения при приеме личных дел и трудовых книжек:

Открытие личного дела до издания приказа о приеме — административное правонарушение.
Незарегистрированная трудовая книжка в книге учета — штраф до 10 базовых величин.
Неправильная запись в трудовой книжке (например‚ дата приема не совпадает с датой приказа) — риск при проверке трудовой инспекцией.
Уничтожение или повреждение личного дела — нарушение законодательства о персональных данных и архивном деле.

Прием личных дел и трудовых книжек работников в Республике Беларусь