В процессе подбора персонала часто возникает ситуация, когда кандидат не может предоставить оригинал своей трудовой книжки. Это может быть связано с её утерей, повреждением или тем, что документ был выдан в другом учреждении. В такой ситуации работодатель обязан знать, какие правовые нормы регулируют этот вопрос, и какие последующие действия следует предпринять.

Правовая основа

Приём на работу регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом новых нормативных актов, в частности:

• Положения о электронных трудовых книжках;
• Правила подтверждения трудового стажа;
• Постановления Правительства о взаимном признании документов.

Согласно действующему законодательству, работник может представить любой документ, подтверждающий его трудовой стаж, если он не отказывается от бумажного варианта.

Электронный versus бумажный вариант

В 2025‑2026 годах многие организации перешли на электронные трудовые книжки. При этом:

1. Если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы, обе версии считаются действительными.
2. Работодатель имеет право запросить у сотрудника скан-копию или выписку из электронного реестра.
3. В случае полной потери оригинала допускается выдача дубликата после подтверждения личности и стажа.

Что делать, если кандидат потерял трудовую книжку?

Ниже перечислены основные шаги, которые следует выполнить:

1. Запросить подтверждающие документы. К ним относятся:
• Справка о трудовом стаже из предыдущего места работы;
• Трудовая contract (трудовой договор) или его копия;
• Свидетельства о работе (приказ о приёме, выплаты и т.д.);
• Документы, подтверждающие образование и профессиональныеqualification.
2. Проверка подлинности. При необходимости обратиться в Пенсионный фонд или Управление по труду для подтверждения стажа.
3. Выдача дубликата. Если все документы подтверждены, работодатель может оформить дубликат трудовой книжки в установленном порядке.
4. Запись в электронный реестр. При наличии электронного формата – внести данные в систему Электронный трудовой договор.

Как оформить дубликат?

Официальный порядок оформления дубликата регламентирован Постановлением Правительства РФ № 525 от 2024 года. Основные требования:

• Заявление работника о потере оригинала;
• Копия паспорта и ИНН;
• Подтверждающие документы, перечисленные в пункте 2;
• Оплата административного сбора (если таковая предусмотрена);
• Подпись работодателя и печать организации.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли нанять кандидата без какой-либо справки о стаже? – Нет, работодатель обязан иметь хотя бы один документ, подтверждающий опыт работы.
• Какие сроки проверки стажа? – По закону проверка может занять до 30 календарных дней, однако в практике часто укладываются в 10‑15 дней.
• Что делать, если кандидат отказывается предоставлять электронный вариант? – В этом случае можно потребовать только бумажный дубликат или выписку из реестра.
• Можно ли сразу оформитьтрудовой договор? – Да, но в нём необходимо указать, что копия трудовой книжки будет представлена в течение 30 дней.

Рекомендации работодателю

Для минимизации рисков и ускорения процесса найма рекомендуется:

1. Включить в трудовой договор пункт о предоставлении копий или дубликата трудовой книжки;
2. Заверить процесс проверки стажа внутренней инструкцией;
3. Использовать электронные сервисы для быстрой проверки данных в Пенсионном фонде;
4. Обучить HR‑специалистов работе с потерянными документами.

Потеря трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу, если соблюдены все законодательные требования и внутренние процедуры компании. Главное – своевременно собрать необходимые подтверждающие документы, оформить дубликат и зафиксировать всё в трудовом договоре. Такой подход позволяет сохранить юридическую чистоту отношений и избежать возможных споров в будущем.