В современной российской практике трудоустройства вопрос о приеме на работу без трудовой книжки становится всё более актуальным. С 1 января 2021 года вступили в силу изменения Трудового кодекса РФ, связанные с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 2026 года завершается переходный период — бумажные книжки больше не являются обязательными для новых сотрудников. Однако многие работодатели остаются в замешательстве: можно ли принять сотрудника без трудовой книжки? Какие документы заменят её? И какие риски несёт работодатель при нарушении законодательства?

В этой статье мы подробно разберём все законные сценарии приёма на работу без бумажной трудовой книжки, приведём пошаговую инструкцию, перечень необходимых документов и объясним, как избежать штрафов и судебных исков.

Когда прием на работу без трудовой книжки законен?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (если она есть);
• СНИЛС;
• документ об образовании и (или) квалификации;
• справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Однако закон допускает исключения. Ниже — перечень ситуаций, когда трудовая книжка не требуется:

Первичное трудоустройство с 1 января 2021 года

Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , если сотрудник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года и позже, ему не оформляется бумажная трудовая книжка. Вместо этого работодатель обязан вести его трудовую деятельность в электронной форме, через Единую информационную систему (ЕИС) в Пенсионном фонде РФ.

Важно: Это касается только тех, кто никогда ранее не работал. Если человек ранее имел бумажную трудовую книжку — даже если она утеряна — ему нужно оформить дубликат или перейти на ЭТК.

Работа по совместительству

Согласно статье 283 ТК РФ, при приёме на работу по совместительству работник не обязан предъявлять трудовую книжку. В этом случае запись о работе ведётся только по основному месту работы. Работодатель по совместительству вносит сведения в ЭТК (если сотрудник её имеет) или просто оформляет трудовой договор без ведения книжки.

Утрата или повреждение трудовой книжки

Если сотрудник потерял или испортил свою трудовую книжку, он может предоставить заявление о восстановлении и документы, подтверждающие стаж (выписки из архивов, справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры и т.д.).

В этом случае работодатель обязан:

1. Принять сотрудника на работу временно без трудовой книжки;
2. Оформить новую трудовую книжку (дубликат) на основании представленных документов;
3. Внести в неё все сведения о предыдущей трудовой деятельности, подтверждённые документально.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, но подал заявление о переходе на ЭТК, он может не предоставлять бумажный документ. Вместо него он должен предоставить:

• СТД-Р — справку о трудовой деятельности, выданную Пенсионным фондом РФ;
• или распечатку с сайта www.pfrf.ru (личный кабинет гражданина).

Работодатель обязан внести сведения из СТД-Р в ЭТК. Если сотрудник не предоставил СТД-Р, его можно принять на работу, но его предыдущий стаж не будет учтён (согласно Письму Минтруда от № 14-6/ООГ-3682).

Пошаговая инструкция: как принять сотрудника без трудовой книжки

Шаг 1: Определите категорию сотрудника

Задайте себе вопросы:

• Это первый трудовой опыт сотрудника?
• Он работает по совместительству?
• Он потерял трудовую книжку?
• Он перешёл на ЭТК?

Ответы определят дальнейшие действия.

Шаг 2: Запросите альтернативные документы

В зависимости от ситуации требуйте:

• Для новичков (первое трудоустройство с 2021 г.): паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании.
• Для совместителей: паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании. Трудовая книжка не нужна.
• Для утративших книжку: паспорт, СНИЛС, заявление о восстановлении, подтверждения стажа (справки, трудовые договоры, выписки из архивов).
• Для пользователей ЭТК: паспорт, СНИЛС, СТД-Р (справка о трудовой деятельности).

Шаг 3: Заключите трудовой договор

Трудовой договор — основной документ, подтверждающий отношения между работником и работодателем. Он заключается в письменной форме (ст. 67 ТК РФ) и должен содержать:

• ФИО, паспортные данные;
• должность, место работы;
• условия оплаты труда;
• график работы;
• дату начала работы.

Важно: Договор подписывается в двух экземплярах — один остаётся у работника, второй — у работодателя.

Шаг 4: Оформите приказ о приёме на работу

Приказ (форма № Т-1 или Т-1а) — обязательный документ. Он издаётся на основании трудового договора. В приказе указывается:

• основание для приёма (трудовой договор);
• должность;
• дата начала работы;
• условия испытания (если есть);
• размер оклада.

Приказ должен быть подписан руководителем и ознакомлен с ним сотрудник под роспись.

Шаг 5: Создайте или обновите электронную трудовую книжку

Для новых сотрудников (первое трудоустройство с 2021 г.):

• Система автоматически создаёт ЭТК на основе данных СНИЛС.
• Работодатель должен внести сведения о приёме в ЕИС через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Для сотрудников с предыдущим стажем:

• Если есть СТД-Р — внесите данные из справки в ЭТК;
• Если СТД-Р нет — внесите только информацию о текущем трудоустройстве. Предыдущий стаж не будет учтён.

Шаг 6: Оформите дубликат трудовой книжки (если требуется)

Если сотрудник потерял книжку и хочет её восстановить — работодатель обязан:

1. Выдать заявление о выдаче дубликата;
2. Собрать документы, подтверждающие трудовой стаж (архивные справки, трудовые договоры, приказы);
3. Оформить новую бумажную трудовую книжку с пометкой «Дубликат»;
4. Внести в неё все подтверждённые сведения о предыдущей работе.

Срок оформления, не более 15 рабочих дней (ст. 66 ТК РФ).

Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять трудовую книжку без уважительной причины?

Если сотрудник уже имел трудовую книжку, но просто не хочет её предъявлять (например, чтобы скрыть стаж или избежать налоговых обязательств), работодатель не имеет права принимать его на работу без документа.

Риски для работодателя:

• Штрафы от Государственной инспекции труда: до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Претензии от Пенсионного фонда: неучтённый стаж — нарушение обязательств по формированию пенсионных прав;
• Судебные иски: работник может потребовать компенсацию за неучтённый стаж, упущенную выгоду при выходе на пенсию;
• Проблемы с налоговой: если работник не застрахован в ПФР — это нарушение обязательного пенсионного страхования.

Рекомендация: Всегда требуйте документы. Если сотрудник отказывается — предложите ему оформить дубликат или перейти на ЭТК. Если он не может — откажите в трудоустройстве.

Особые случаи: пенсионеры, иностранцы, самозанятые

Пенсионеры

Закон не делает исключений для пенсионеров. Если пенсионер устраивается на работу впервые (или после перерыва), он должен предоставить трудовую книжку (или СТД-Р, если у него ЭТК). Если книжки нет, оформляется новая.

Иностранцы

Иностранные граждане, работающие в РФ по трудовому договору, также подпадают под правила ведения трудовых книжек. Если у них нет российской трудовой книжки — оформляется новая (если они не имеют ЭТК).

Самозанятые и ГПД

Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору (ГПД) — трудовая книжка не требуется. ГПД — это не трудовые отношения, а оказание услуг. В этом случае:

• Заключается договор на оказание услуг;
• Оплата, по факту выполнения;
• Нет отпуска, больничного, соцпакета;
• Нет ведения трудовой книжки.

Важно: Не путайте ГПД с трудовым договором. Если фактически отношения носят трудовой характер — это может быть признано судом как «фальсификация договора» и повлечёт штрафы.

Чек-лист для работодателя: «Приём на работу без трудовой книжки»

Перед приёмом нового сотрудника проверьте:

1. ✅ Является ли сотрудник новичком (первое трудоустройство с 2021 г.)? → Тогда ЭТК, бумажная книжка не нужна.
2. ✅ Работает ли он по совместительству? → Трудовая книжка не требуется.
3. ✅ Предоставил ли он СТД-Р (если есть ЭТК)? → Если нет — ведётся только текущая запись.
4. ✅ Есть ли у него заявление о восстановлении трудовой книжки? → Если да — оформите дубликат в течение 15 дней.
5. ✅ Подписан ли трудовой договор? → Обязательно!
6. ✅ Издан приказ о приёме? → Обязательно!
7. ✅ Внесены ли сведения в ЭТК? → Обязательно в течение 1 рабочего дня!
8. ✅ Есть ли у сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН? → Без них, нельзя!

Приём на работу без трудовой книжки — это не нарушение, если соблюдены законные основания. Однако «по честному слову» — это опасная практика, особенно в малом бизнесе. Работодатель, который игнорирует документы, рискует:

• Получить штраф от трудовой инспекции;
• Проиграть суд по иску о неучтённом стаже;
• Потерять доверие сотрудников и ПФР;
• Попасть под проверку ФНС и ФСС.

Лучшая практика: Всегда запрашивайте документы. Если сотрудник не может их предоставить — помогите ему восстановить их. Используйте электронные системы. Внедрите внутренние регламенты по приёму на работу. Это снизит риски, повысит прозрачность и защитит ваш бизнес.

С 2026 года бумажные трудовые книжки уходят в прошлое. Электронные трудовые книжки — будущее. Уже сегодня работодатель должен уметь работать с ЭТК, СТД-Р и законными исключениями. Правильное оформление — не просто формальность, а защита ваших интересов и интересов сотрудников.

Важно помнить: Нет трудовой книжки — не значит «можно не оформлять». Есть законные пути — и они требуют внимания, а не игнорирования.