Дата публикации: 22 мая 2026 года

Когда законно принимать сотрудника без трудовой книжки?

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, прием на работу без трудовой книжки возможен только в строго определенных случаях. Рассмотрим основные ситуации:

• Утрата или повреждение трудовой книжки — если у сотрудника нет трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или по иной уважительной причине;
• Первое трудоустройство — если кандидат устраивается на работу впервые (с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются для лиц, впервые поступающих на работу);
• Совместительство, при приеме на работу по совместительству трудовая книжка не требуется;
• Гражданско-правовой договор — работа по гражданско-правовому договору не требует оформления трудовой книжки;
• Отсутствие книжки на руках, если сотрудник забыл трудовую книжку дома или она находится в пути (например, при переезде).

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Запросите справку о трудовой деятельности

Если у кандидата на руках нет трудовой книжки, но она должна быть (например, в случае утраты), работодатель может запросить:

• Справку о трудовой деятельности (СТД-Р) — выдается Пенсионным фондом РФ;
• Справку о страховом стаже (СТД-ПФР) — также предоставляется Пенсионным фондом;
• Дубликат трудовой книжки, если книжка была утеряна или повреждена, сотрудник может обратиться в предыдущее место работы для оформления дубликата.

Оформление новой трудовой книжки

Если у кандидата действительно нет трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан:

1. Заключить трудовой договор;
2. Оформить трудовую книжку на нового сотрудника;
3. Сделать соответствующую запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель оформляет новую трудовую книжку на основании заявления сотрудника.

Электронная трудовая книжка

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, но есть электронная, работодатель может:

• Проверить наличие записи в системе;
• Сделать соответствующую запись в электронной трудовой книжке;
• По желанию сотрудника, оформить бумажную трудовую книжку.

Пошаговая инструкция по приему сотрудника без трудовой книжки

Если вы решили принять сотрудника без трудовой книжки, следуйте этой инструкции:

1. Проверьте документы
   • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования);
   • Документы воинского учета (для военнообязанных);
   • Документ об образовании, если работа требует специальных знаний;
   • Справку о трудовой деятельности (при необходимости).
2. Заключите трудовой договор

   Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и содержать все обязательные условия, предусмотренные статьей 57 ТК РФ.

3. Оформите трудовую книжку (если необходимо)

   Если у сотрудника нет трудовой книжки, оформите новую на основании его заявления. В трудовой книжке сделайте запись о приеме на работу с указанием:

   • Дата приема;
   • Наименование должности;
   • Условия труда;
   • Подпись ответственного лица.
4. Сделайте запись в электронной трудовой книжке (при необходимости)

   Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, внесите запись в систему Пенсионного фонда.

5. Зарегистрируйте сотрудника в системе

   Зарегистрируйте сотрудника в кадровом учете и системе персонифицированного учета Пенсионного фонда.

Ответственность работодателя

Несоблюдение требований законодательства при приеме на работу без трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц;
• Гражданско-правовую ответственность — в случае обращения сотрудника в суд с требованием о возмещении ущерба;
• Уголовную ответственность — в случае систематического нарушения трудового законодательства (например, при систематическом отказе в оформлении трудовой книжки).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки, если она утеряна?

Да, можно. Если трудовая книжка утеряна, сотрудник должен обратиться в предыдущее место работы для оформления дубликата или получить справку о трудовой деятельности в Пенсионном фонде.

Можно ли принять на работу без трудовой книжки, если кандидат устраивается впервые?

Да, можно. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются для лиц, впервые поступающих на работу. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Можно ли принять на работу по совместительству без трудовой книжки?

Да, можно. При приеме на работу по совместительству трудовая книжка не требуется.

Можно ли принять на работу по гражданско-правовому договору без трудовой книжки?

Да, можно. Гражданско-правовой договор не требует оформления трудовой книжки.

Прием сотрудника без трудовой книжки возможен только в строго определенных случаях, предусмотренных законодательством. Работодатель должен:

• Проверить документы;
• Заключить трудовой договор;
• Оформить трудовую книжку (если необходимо);
• Сделать запись в электронной трудовой книжке (если необходимо);
• Зарегистрировать сотрудника в системе.

Несоблюдение требований законодательства может повлечь за собой административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. Поэтому важно тщательно соблюдать все нормы трудового права при приеме на работу.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (статья 65)
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Официальный сайт Роструда