Прием на работу кандидата, у которого нет трудовой книжки (ТК), — ситуация, с которой сталкиваются многие компании, особенно при найме молодых специалистов, студентов или людей, ранее работавших в неформальном секторе․ С 2021 года наличие трудовой книжки не является обязательным условием для оформления трудовых отношений․ Однако процесс требует внимательности и соблюдения конкретных процедур, чтобы избежать юридических рисков․

Правовая основа: почему это возможно?

С 1 января 2021 года вступил в силу закон, согласно которому:

• Трудовая книжка установленного образца перестала быть обязательным документом для оформления трудовых отношений (ст․ 67 ТК РФ)․
• Работник имеет право на добровольное ведение трудовой книжки․ Если он не хочет ее заводить, работодатель не может этого требовать․
• Вместо ТК работнику выдается сводная ведомость трудовых книжек и карточек истории занятости (форма № Т-2), если он ранее ее имел, или сведения о трудовой деятельности (СТД) (форма № СТД-1) — новый электронный документ․

Пошаговая инструкция по приему на работу без ТК

Шаг 1: Проверка документов и сбор информации

Необходимо запросить у кандидата:

1. Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
3. ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика)․
4. Документы об образовании и квалификации (если они требуются для должности)․
5. Справку о состоянии здоровья (если работа связана с вредными/опасными факторами или по требованию работодателя для иных должностей)․
6. Документы воинского учета (для военнообязанных)․

Важно: Требовать справку об отсутствии судимости можно только если это прямо предусмотрено федеральным законом для конкретной должности․

Шаг 2: Оформление трудового договора

Это ключевой этап․ Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах (по одному для каждой стороны)․ В договоре обязательно должны быть указаны:

• ФИО работника и наименование работодателя․
• Место работы (филиал, структурное подразделение)․
• Дата начала работы․
• Трудовая функция (должность, специальность, профессия) с указанием квалификации․
• Условия оплаты труда (размер тарифной ставки/оклада, система оплаты, доплаты, надбавки)․
• Режим работы и времени отдыха․
• Обязанности работника и работодателя․
• Условия об испытании (если оно установлено, не более 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев)․

Шаг 3: Оформление «Сведений о трудовой деятельности» (СТД)

Поскольку ТК нет, работодатель обязан:

1. Создать для нового сотрудника личное дело․
2. Оформить и передать работнику Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-1)․ Это основной документ, заменяющий трудовую книжку․ Он ведется в бумажном или электронном виде (с учетом требований ФСТЭК и ФСБ)․
3. В СТД вносятся все сведения о работе у данного работодателя: прием, увольнение, вводные инструктажи, изменения условий договора․
4. При увольнении сотрудника СТД передается ему вместе с другими документами (трудовая книжка, если была, не передается, так как ее нет)․

Шаг 4: Издание приказа о приеме на работу

На основании подписанного трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или своя)․ С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись․

Шаг 5: Внесение записи в «Трудовую книжку» (если она есть у сотрудника)

Если у сотрудника уже есть трудовая книжка установленного образца (например, от предыдущей работы), он вправе предъявить ее и попросить сделать в нее запись․ В этом случае:

• Работодатель обязан внести запись о приеме на работу (на основании приказа и договора);
• Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации․
• ТК возвращается работнику․

Если ТК у сотрудника отсутствует — никаких записей не делается, ведется только СТД․

Критические ошибки, которых следует избегать

• Оформление по гражданско-правовому договору (ГПХ) вместо трудового․ Если сотрудник фактически работает по трудовому праву (подчинение внутреннему распорядку, график, оплата за труд), а не выполняет разовую работу/услугу, суд переквалифицирует отношения в трудовые․ Это грозит крупными штрафами и взысканием задолженности по налогам и страховым взносам․
• Неоформление вообще («неофициальная» зарплата в конверте)․ Это прямая нарушение ТК, влечет административную и уголовную ответственность․
• Требование наличия ТК как условия приема․ Это незаконно․
• Невыдача СТД при увольнении․ Работник вправе требовать этот документ․

Особенности для отдельных категорий

Студенты и молодые специалисты

Часто у них нет ТК․ Алгоритм действий тот же: договор + СТД․ Можно оформить срочный трудовой договор на период учебы (если совмещает с работой) или на время выполнения конкретной работы (до окончания вуза/колледжа)․

Удаленные работники

Для удаленки (telework) действуют те же правила․ Трудовой договор заключается в письменной форме с указанием места работы как «место жительства работника» или «иное место, определяемое работником»․ СТД ведется аналогично․ Условия об удаленном режиме работы должны быть четко прописаны в договоре или локальных актах․

Что дает работнику и работодателю СТД?

• Для работника: Официальное подтверждение стажа, необходимого для пенсии (при условии уплаты страховых взносов)․ Доступ к социальным гарантиям (больничные, отпуск)․ Защита от неофициального найма․
• Для работодателя: Четкое документальное оформление отношений․ Снижение рисков проверок и судебных споров․ Упрощение кадрового делопроизводства (не нужно хранить ТК, только личные дела и СТД)․

Принять на работу сотрудника без трудовой книжки в 2026 году — это стандартная и абсолютно законная практика․ Ключ к успеху — грамотное оформление трудового договора и ведение Сведений о трудовой деятельности (СТД)․ Отказавшись от архаичной привычки требовать ТК, работодатель не только соблюдает закон, но и упрощает для себя кадровый учет․ Главное — делать это прозрачно, документально и в интересах обеих сторон․

Дата актуализации материала: 22 мая 2026 года․ Основано на действующем Трудовом кодексе Российской Федерации и разъяснениях контролирующих органов․