С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это фундаментальное изменение в порядке ведения трудовых записей напрямую влияет на процедуру приема на работу. Ситуация‚ когда кандидат не имеет при себе бумажной трудовой книжки‚ становится не только возможной‚ но и нормальной. Работодатель должен четко понимать свои действия в такой ситуации‚ чтобы не нарушить Трудовой кодекс РФ и не создать рисков для себя и нового сотрудника.

Ключевое изменение: бумажная книжка больше не обязательна

С вступлением в силу новых правил‚ основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и опыт работы‚ становится электронная трудовая книжка. Сведения о работе хранятся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Физическая бумажная книжка‚ выданная ранее‚ продолжает действовать‚ но с 2026 года ее не требуется предъявлять при приеме на работу.

Важно: Если у работника есть старая бумажная книжка‚ он может продолжать ее вести‚ но это его право‚ а не обязанность. Работодатель не вправе требовать ее предъявления как обязательного условия для заключения трудового договора.

Пошаговая инструкция для работодателя

Если кандидат на vacant позицию заявляет‚ что трудовой книжки у него нет (бумажной или электронной)‚ действуйте по следующему алгоритму:

1. Объясните работнику его права и обязанности

   Сообщите сотруднику‚ что с 2026 года для приема на работу достаточно сведений‚ хранящихся в ЭТК. Уточните‚ что он должен быть зарегистрирован в системе ЭТК (это происходит автоматически при первом трудоустройстве или по заявлению в ПФР).

2. Запросите выписку из электронной трудовой книжки

   Это ключевой документ. Работник может получить ее самостоятельно через личный кабинет на сайте Госуслуг или портал ПФР. Выписка содержит всю информацию о предыдущих местах работы‚ периодах‚ должностях и основаниях увольнений. Работодатель вправе запросить этот документ для проверки сведений.

3. Оформите трудовой договор

   При отсутствии бумажной книжки и наличии выписки из ЭТК (или даже без нее‚ если работник только начинает трудовую деятельность) вы оформляете сотрудника стандартным порядком: подписываете трудовой договор‚ издается приказ о приеме на работу. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» приказа указываете данные из выписки или‚ если стаж новый‚ констатирует этот факт.

4. Направьте сведения о приеме в ПФР

   После оформления вы обязаны в установленный законом срок (обычно в день издания приказа) направить сведения о приеме на работу в ПФР через СЗВ-ТД. Именно эти сведения будут заноситься в электронную трудовую книжку работника. Если у сотрудника уже есть ЭТК‚ новая запись добавится к существующим.

Что делать‚ если у работника вообще нет никакой трудовой книжки (ни бумажной‚ ни электронной)?

Такая ситуация возможна‚ если человек никогда не работал официально или не оформил ЭТК. Алгоритм действий:

• Примите его на работу. Отсутствие каких-либо записей о стаже не является препятствием для трудоустройства.
• Оформите первый трудовой договор. При первом официальном трудоустройстве в системе ПФР автоматически создается электронная трудовая книжка;
• Направьте первый отчет СЗВ-ТД. Ваша задача — как работодатель, завести для него «историю» в государственной системе. После этого у работника появится ЭТК с первой записью о работе у вас.

Риски для работника‚ если он не оформит ЭТК

Несмотря на то что работодатель не может отказать в приеме из-за отсутствия бумажной книжки‚ у самого работника есть серьезные риски:

• Потеря трудового стажа. Если сведения о работе не поступят в ПФР‚ этот период не будет учтен при назначении пенсии.
• Сложности с подтверждением опыта. В будущем для получения льгот‚ пособий или при смене работы может потребоваться подтвердить стаж. Без электронной записи это будет крайне затруднительно.

Ответственность работодателя

Работодатель‚ который отказывает в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки‚ нарушает Трудовой кодекс РФ; Это может быть расценено как дискриминация и повлечь административную ответственность. Наоборот‚ работодатель обязан:

1. Принять на работу независимо от наличия бумажного документа.
2. В установленные сроки направить сведения о трудовой деятельности в ПФР (форма СЗВ-ТД).
3. По письменному заявлению работника выдать ему выписку из его электронной трудовой книжки (если она уже есть) или информацию о направленных в ПФР сведениях.

Практические советы

• Для работодателя: Разработайте внутренний регламент приема документов‚ где четко прописан порядок действий при отсутствии бумажной трудовой книжки. Обучите кадровиков и менеджеров по подбору персонала новым правилам.
• Для работника: Активно используйте личный кабинет на Госуслугах для мониторинга своей электронной трудовой книжки. При приеме на работу можно сразу предложить работодателю выписку из ЭТК‚ чтобы ускорить процесс.
• Для обеих сторон: Помните‚ что главное — это корректное и своевременное направление сведений в ПФР. Бумажный носитель уходит в прошлое.

Отсутствие бумажной трудовой книжки при приеме на работу с 2026 года, это стандартная ситуация‚ а не проблема. Основной фокус смещается с контроля над физическим документом на обеспечение корректного информационного обмена между работодателем‚ работником и Пенсионным фондом. Соблюдение простых правил по запросу выписки из ЭТК и своевременной отправке формы СЗВ-ТД гарантирует защиту трудовых прав и сохранение стажа для сотрудника‚ а для работодателя — соблюдение закона и минимизацию рисков;