Прием на работу генерального директора, это процесс, который всегда вызывает множество вопросов у кадровиков и самих руководителей. Является ли директор обычным сотрудником или особым субъектом правоотношений? Кто имеет право вносить запись в его трудовую книжку? Какой документ считать основанием для приема? В данной статье мы подробно разберем порядок заполнения трудовой книжки генерального директора, учитывая актуальные нормы законодательства и практику 2026 года.
Общие правила: директор как наемный работник
Самое главное, что нужно помнить при оформлении документации: генеральный директор, даже если он является единственным учредителем организации, в трудовых отношениях выступает как наемный работник. Следовательно, на него распространяются общие правила ведения трудовых книжек, установленные Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69) и Трудовым кодексом РФ.
Запись в трудовую книжку генерального директора вносится в том же порядке, что и любому другому сотруднику:
- Указывается дата приема на работу.
- Прописывается полное и сокращенное наименование организации.
- Фиксируется должность (например, «Генеральный директор», «Директор»). Указание «и.о.» (исполняющий обязанности) в ьном листе или графе о должности не допускается, если человек фактически приступил к исполнению обязанностей руководителя.
- В графе 4 указывается документ-основание.
Кто вносит запись в трудовую книжку директора?
Это один из самых частых вопросов. Поскольку генеральный директор является единоличным исполнительным органом, он же и подписывает приказы по личному составу. Однако возникает логический вопрос: может ли директор сам себе подписать приказ о приеме и сам себе внести запись?
Порядок действий зависит от ситуации:
- Если в организации есть другие уполномоченные лица (например, заместитель директора, начальник отдела кадров), то именно они на основании решения собственников (протокола собрания, решения единственного участника) издают приказ о приеме директора и вносят запись в его трудовую книжку. Директор в этом случае лишь утверждает приказ своей подписью как руководитель организации.
- Если директор — единственный работник и единственный собственник (или полномочия не делегированы), то он действует от имени организации. В этом случае он издает приказ о вступлении в должность (на основании решения учредителя) и самостоятельно вносит запись в свою трудовую книжку. Законодательство не запрещает руководителю вносить записи в свою трудовую книжку, если он наделен соответствующими полномочиями.
Что указывать в графе 4 «Основание»?
В отличие от обычных сотрудников, где основанием почти всегда является приказ о приеме на работу, для генерального директора спектр документов шире. В графе 4 можно указать:
- Протокол общего собрания участников (акционеров) об избрании или назначении на должность.
- Решение единственного участника (собственника) общества.
- Приказ генерального директора о вступлении в должность (если такой издается на основании решения собственников).
Важно: Ссылаться можно как на решение собственников (протокол/решение), так и на приказ. Однако наиболее юридически грамотным считается указание первичного документа, наделяющего полномочиями (Протокол №… или Решение №…), так как именно он порождает трудовые отношения.
Образец заполнения трудовой книжки генерального директора
Рассмотрим, как должна выглядеть запись при приеме на работу директора вновь созданной организации или действующего ООО.
Пример записи при приеме на работу:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 1 | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор») Принят на должность генерального директора | Решение единственного участника № 1 от |
Если запись вносится на основании Протокола собрания акционеров, в графе 4 будет указано: «Протокол общего собрания акционеров № 5 от ».
Особенности продления полномочий директора
Часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись при каждом продлении полномочий директора (например, ежегодно)?
Ответ: Нет. Если срок полномочий директора истек, но он был переизбран на новый срок (или полномочия продлены решением собственников), запись об этом в трудовую книжку не вносится. Трудовые отношения не прерываются, должность не меняется. Запись о продлении полномочий делается только в том случае, если был перерыв в работе или если директор увольнялся и принимался вновь;
Однако, если в трудовой книжке директора давно не было записей (например, с 2019 года), а текущая дата — 2026 год, и при этом менялись реквизиты организации или требовалось привести документы в порядок по требованию проверяющих органов, может встать вопрос о внесении уточняющих записей, но это делается строго по факту изменения наименования организации или должности, а не просто из-за истечения срока полномочий.
Генеральный директор по совместительству
Если директор работает в организации по совместительству, запись в его основную трудовую книжку вносится по его желанию. Для этого он должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа или справку), и работодатель (или кадровая служба основной работы по запросу) внесет соответствующую запись.
Порядок заполнения аналогичен основному месту работы, но с указанием на совместительство:
- В графе 3: «Принят на работу по совместительству на должность генерального директора».
- В графе 4: ссылка на приказ о приеме по совместительству.
Типичные ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:
- Использование аббревиатуры «и.о.». Если человек выполняет функции директора, он принимается именно на должность «Генеральный директор». Приставка «и.о.» в трудовой книжке не применяется.
- Отсутствие печати организации. Хотя с 2023 года требование о наличии печати для ООО стало добровольным, если печать в организации есть, она должна стоять на записи о приеме и увольнении директора. Если печати нет, это не является ошибкой, но желательно наличие ссылки на локальный акт об отсутствии печати (если это применимо к внутреннему документообороту).
- Неверное основание. Указание в графе 4 просто «Трудовой договор» недостаточно. Обязательно нужен распорядительный документ (Протокол, Решение, Приказ).
Заполнение трудовой книжки генерального директора требует внимательности, но базируется на тех же принципах, что и оформление рядовых сотрудников. Ключевым моментом является наличие правильного основания (решения собственников) и понимание, кто именно уполномочен внести запись. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов в 2026 году и далее.