В 2026 году процедура приема на работу руководителя организации (например, генерального директора ООО) имеет свои особенности, связанные с оформлением трудовой книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно внести запись о приеме в трудовую книжку руководителя, какие документы необходимы и на что обратить внимание.

—

Основные документы для приема руководителя на работу

При оформлении на должность руководителя необходимо предоставить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• Трудовая книжка (если она ведется в бумажном формате);
• Для работников с электронной трудовой книжкой, СТД-Р или СТД-СФР;
• Заявление о приеме на работу (пишется на имя руководителя или кадрового специалиста);
• Приказ (распоряжение) о назначении на должность.

Если трудовая книжка ведется в электронном формате, записи вносятся в СТД-Р или СТД-СФР через портал Госуслуги или СФР.

—

Кто отвечает за внесение записи в трудовую книжку руководителя?

Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69), запись о приеме на работу руководителя вносится:

• Либо специалистом по кадрам, если в организации есть кадровая служба;
• Либо руководителем организации (если кадровой службы нет).

В случае с генеральным директором запись может быть внесена самим руководителем, так как он подписывает приказ о своем назначении.

—

Как правильно оформить запись о приеме руководителя в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку о приеме на работу руководителя должна соответствовать следующим требованиям:

1. Формулировка записи может быть следующей:
   • «Принят на должность директора»;
   • «Назначен на должность генерального директора»;
   • «Избран на должность директора» (если назначение происходит по решению общего собрания учредителей).
2. Дата приема должна совпадать с датой в приказе о назначении;
3. Номер приказа указывается в графе «Основание (документ, на основании которого внесена запись)»;
4. Подпись ставит лицо, ответственное за внесение записи (кадровик или руководитель).

Образец записи в трудовую книжку руководителя:

После внесения записи обязательно проставляется печать организации (если она используется), а также подпись ответственного лица.

—

Особенности приема руководителя на работу по срочному трудовому договору

Если трудовой договор с руководителем заключается на определенный срок, в трудовой книжке делается соответствующая запись:

Важно! Срочный трудовой договор с руководителем может заключаться только в случаях, предусмотренных ст. 275 ТК РФ (например, при избрании на должность по конкурсу или при заключении договора на срок до 5 лет).

—

Что делать, если трудовая книжка ведется в электронном формате?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Если у руководителя она уже оформлена, запись о приеме вносится в СТД-Р или СТД-СФР через:

• Портал Госуслуги;
• Личный кабинет на сайте СФР;
• Специализированные программы кадрового учета.

В этом случае бумажная трудовая книжка не ведется, а все записи хранятся в электронном виде.

—

Частые ошибки при оформлении трудовой книжки руководителя

При заполнении трудовой книжки руководителя часто допускаются следующие ошибки:

• Неправильная формулировка записи (например, «Устроен на работу» вместо «Назначен на должность директора»);
• Отсутствие даты или номера приказа;
• Неправильное указание должности (например, «Директор» вместо «Генеральный директор»);
• Отсутствие подписи и печати;
• Несвоевременное внесение записи (более 7 дней после издания приказа).

Важно! Все исправления в трудовой книжке должны оформляться в соответствии с п. 27 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

—

Ответственность за неправильное оформление трудовой книжки

Неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальную ответственность в случае причинения ущерба работнику;
• Трудовые споры и судебные разбирательства.

Поэтому очень важно соблюдать все правила ведения трудовой книжки и своевременно вносить записи.

—

Оформление трудовой книжки при приеме на работу руководителя имеет свои особенности, но в целом подчиняется общим правилам Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Главное — правильно оформить приказ, внести корректную запись и своевременно подписать ее.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки для руководителя, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться образцами из Системы Главбух, где представлены типовые формулировки для различных ситуаций.

—

Полезные ссылки:

• КонсультантПлюс, нормативно-правовые акты;
• Госуслуги — оформление электронной трудовой книжки;
• Роструд, разъяснения по трудовому законодательству.