С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), новый формат учета трудового стажа сотрудников, который полностью заменяет бумажные трудовые книжки в рамках законодательных требований․ С 2026 года этот процесс уже полностью внедрен, и каждый работодатель обязан четко знать, как правильно принимать на работу сотрудника, выбравшего электронный формат ведения трудовой деятельности․

В этой статье мы подробно разберем все этапы приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой: какие документы запрашивать, как оформить приказ, как передать данные в Социальный фонд России (СФР), и какие ошибки следует избегать․

Основные законодательные основы

Правила ведения электронных трудовых книжек регулируются:

• Федеральным законом № 439-ФЗ от — «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Постановлением Правительства РФ № 1721 от — об утверждении Правил ведения и хранения электронных трудовых книжек;
• Приказом Минтруда РФ № 595н от , об утверждении формы СТД-Р и порядка ее заполнения․

Важно! С 1 января 2021 года все новые сотрудники, не имевшие трудового стажа до этой даты, принимаются исключительно с ведением сведений в электронном виде․ Для сотрудников, уже имеющих трудовой стаж, выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой остается за ними․

Как определить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу кандидат может предоставить один из следующих документов:

• СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки, выданная работнику через портал Госуслуги или лично в отделении ПФР/МФЦ․ Это официальный документ, подтверждающий наличие ЭТК и содержащий полную историю трудовой деятельности․
• СТД-СФР — выписка, полученная непосредственно от СФР (в электронном виде или на бумажном носителе с печатью и подписью)․

Важно! Если сотрудник предоставил только паспорт и СНИЛС, но не предоставил СТД-Р или СТД-СФР, и при этом ранее работал — вы обязаны запросить у него заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․

Если сотрудник не предоставил ни бумажную трудовую книжку, ни СТД-Р, и ранее не работал (например, только что окончил вуз), то вы обязаны вести его трудовую деятельность исключительно в электронном виде — с первого дня трудоустройства․

Какие документы запрашивать при приеме на работу?

Для приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой требуются следующие документы:

1. Паспорт, для идентификации личности;
2. СНИЛС — для привязки сведений к индивидуальному лицевому счету в СФР;
3. СТД-Р или СТД-СФР — выписка из электронной трудовой книжки (обязательно!);
4. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, если сотрудник ранее имел трудовой стаж и хочет перейти на ЭТК, но не предоставил СТД-Р (например, забыл или не успел получить)․

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки можно оформить в произвольной форме, но рекомендуется использовать утвержденный образец (см․ ниже)․

Образец заявления о выборе электронной трудовой книжки:

Заявление
Я, [ФИО полностью], паспорт серия ____ № ______, выдан _______________,

СНИЛС _______________, прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ․
Место работы: [наименование организации]

Должность: [должность]
Оформление приказа о приеме на работу
Приказ о приеме на работу оформляется в стандартной форме (Т-1 или по внутреннему шаблону организации)․ Однако в случае приема с электронной трудовой книжкой необходимо внести следующие корректировки:

В графе «Трудовая книжка» указать: «Электронная трудовая книжка (СТД-Р от [дата])»;
В графе «Примечание» — указать номер и дату выписки СТД-Р, а также фамилию и инициалы ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК;
В приказе не указывать номер и серию бумажной трудовой книжки — она отсутствует․

Пример:

Трудовая книжка: Электронная трудовая книжка (СТД-Р от , выдана через Госуслуги)
Примечание: Сведения о трудовой деятельности будут передаваться в СФР в электронном виде․ Ответственный сотрудник: Иванов И․И․, кадровик․

Передача данных в СФР: обязательные сроки и порядок
Согласно закону, работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа․
Для этого необходимо:

Сформировать электронный файл в формате ЕФС-1 (форма отчетности о трудовой деятельности);
Подписать его электронной подписью (ЭП) ответственного сотрудника;
Отправить через личный кабинет работодателя на сайте СФР или через средства электронного документооборота (например, Диадок, Контур․Экстерн, 1С-Отчетность)․

Важно! Если вы используете программу 1С:Зарплата и управление персоналом, система автоматически формирует файл ЕФС-1 при оформлении приказа о приеме․ Остается только подписать и отправить․
Сроки строго соблюдаются! Задержка даже на один день может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации․
Кто отвечает за ведение электронной трудовой книжки в организации?
Руководитель организации самостоятельно назначает ответственного сотрудника — как правило, это кадровик или специалист по кадровому учету․ Его обязанности включают:

Получение и проверка СТД-Р от новых сотрудников;
Оформление приказов о приеме, переводе, увольнении;
Формирование и отправка отчетов ЕФС-1 в СФР в установленные сроки;
Обеспечение хранения электронных копий документов (не менее 50 лет);
Консультирование сотрудников по вопросам получения выписок из ЭТК․

Рекомендуется оформить приказ о назначении ответственного лица и внести его в должностную инструкцию․
Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?
С 2021 года сотрудник может подать заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки․ В этом случае:

Работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку (если у него ее не было — приобретает и выдает);
Вносит в нее все сведения о трудовой деятельности с даты начала работы в организации;
Продолжает вести ЭТК — но теперь в ней будет отражаться только информация, начиная с момента подачи заявления о возврате к бумажной книжке․

Важно! Сведения, уже переданные в СФР, не удаляются․ Бумажная книжка дополняет, но не заменяет электронную․
Частые ошибки работодателей и как их избежать

Ошибка 1: Не запрашивают СТД-Р у сотрудника, который утверждает, что «у него ЭТК»․ → Решение: Всегда требуйте официальную выписку․
Ошибка 2: Не отправляют данные в СФР в срок․ → Решение: Настройте автоматические напоминания в 1С или календаре․
Ошибка 3: Не назначают ответственного сотрудника․ → Решение: Издавайте приказ и фиксируйте обязанности в должностной инструкции․
Ошибка 4: Считают, что ЭТК — это «онлайн-версия бумажной книжки»․ → Решение: ЭТК — это база данных СФР, а не файл на компьютере․ Работник получает выписку, а не саму книжку․

Где можно получить выписку из ЭТК?
Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки через:

Портал Госуслуги — в разделе «Трудовая книжка»;
Личный кабинет на сайте ПФР (с электронной подписью);
Отделение СФР или МФЦ — на бумажном носителе с печатью и подписью;
Мобильное приложение «СФР» — для просмотра истории трудовой деятельности․

Чтобы избежать ошибок и штрафов, запомните главное:

Не принимайте сотрудника без СТД-Р или СТД-СФР — это обязательный документ․
Передавайте данные в СФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа․
Назначьте ответственного сотрудника за ведение ЭТК — и закрепите это приказом․
Не игнорируйте заявления о выборе способа ведения — даже если сотрудник «все знает»;
Храните все документы, как бумажные, так и электронные, в течение 50 лет․

Самое главное помнить: Электронная трудовая книжка, это не просто новая технология․ Это обязанность работодателя перед законом и перед сотрудником․ Правильное оформление ЭТК гарантирует, что работник получит полный и точный трудовой стаж для расчета пенсии — и ваша организация останется в рамках закона․
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в местное отделение СФР или используйте бесплатные консультации на сайте www․pfrf․ru и www․gosuslugi․ru․