Ситуация, когда новый сотрудник при оформлении не предоставляет бумажную трудовую книжку (ТК), вызывает немало вопросов у кадровиков и руководителей. В условиях цифровизации кадрового учета и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) алгоритм действий изменился. В этой статье мы разберем, законно ли принимать сотрудника без книжки и как правильно оформить этот процесс.
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Короткий ответ: Да, можно. Отсутствие бумажной трудовой книжки не является законным основанием для отказа в приеме на работу. Трудовой кодекс РФ не содержит запрета на трудоустройство лиц, которые по каким-либо причинам не могут предъявить документ.
Более того, с учетом активного внедрения ЭТК, многие работники в принципе могут не иметь бумажного варианта документа, если они перешли на электронный учет.
Возможные причины отсутствия книжки
Прежде чем предпринимать действия, важно понять, почему документ не предоставлен. Основные сценарии:
- Переход на ЭТК: Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, и бумажный вариант хранится у предыдущего работодателя.
- Первое трудоустройство: Если это первая работа гражданина, трудовая книжка ему еще не заводилась.
- Утеря или порча: Документ был потерян или уничтожен.
- Удержание работодателем: Предыдущий работодатель незаконно отказывается выдавать книжку (в этом случае работник имеет право обратиться в суд или ГИТ).
Алгоритм действий работодателя
Сценарий А: Это первое место работы
Если работник сообщает, что это его первое трудоустройство, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку; В современных реалиях это чаще всего означает создание записи в системе электронного учета (ЭТК), если иное не предусмотрено внутренними правилами или желанием работника (в рамках закона).
Сценарий Б: Работник перешел на ЭТК
В этом случае бумажная книжка не требуется. Работник может предоставить:
- Сведения о трудовой деятельности (выписка из СФР/ПФР), которую можно получить через портал Госуслуг.
- Просто уведомить о том, что он ведет электронный учет.
Сценарий В: Книжка утеряна или не предоставлена без объяснения причин
Если работник не может предъявить книжку и не переходил на ЭТК, рекомендуется действовать следующим образом:
- Запросить письменное объяснение. Попросите сотрудника написать заявление или объяснительную записку о причинах отсутствия трудовой книжки.
- Оформить прием. Издать приказ о приеме на работу и заключить трудовой договор. Отсутствие ТК не делает договор недействительным.
- Завести новую книжку (при необходимости). Если документ утерян, работодатель может завести новую бумажную книжку, но записи о предыдущем стаже в нее вносятся только на основании официальных документов (справок, копий предыдущих книжек).
Важные юридические нюансы
Риски для работодателя
Сам по себе факт приема сотрудника без ТК не влечет штрафов. Однако работодатель должен быть внимателен к следующим моментам:
- Проверка стажа: Если от стажа зависит размер оплаты труда или квалификационная категория, отсутствие подтверждающих документов может стать основанием для назначения базового оклада.
- Воинский учет: Не путайте трудовую книжку с военным билетом. Требования к воинскому учету более строгие, и отсутствие документов там может вызвать вопросы у военкомата.
Риски для работника
Если работник намеренно скрывает трудовую книжку, чтобы скрыть факт работы в другом месте (совместительство), это может стать предметом внутреннего расследования, если трудовой договор предусматривает запрет на работу по совместительству (что бывает редко и в основном в госслужбе).
В 2026 году, когда переход на электронные трудовые книжки стал повсеместным, бумажный документ перестал быть «главным» пропуском на работу. Главное правило для работодателя: не отказывайте в приеме, зафиксируйте причину отсутствия документа письменно и опирайтесь на данные электронных реестров СФР.