Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, периоды работы и начисления в пенсионный фонд. Утрата этого документа часто ставит в затруднительное положение как сотрудника, так и работодателя. Ниже подробно рассмотрены правовые нормы, порядок действий и практические рекомендации, которые помогут новому работодателю правильно оформить прием на работу сотрудника, потерявшего трудовую книжку.
Правовая база
- Статья 65 Трудового кодекса РФ – устанавливает обязанность работодателя оформить новую (или дубликат) трудовую книжку по заявлению работника в случае её утраты, повреждения или иной причины.
- Постановление Правительства РФ № 1085 от – регламентирует переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) и порядок их выдачи.
- Федеральный закон № 112-ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок обработки и передачи сведений о трудовом стаже.
Кто несёт ответственность за восстановление?
Восстановление трудовой книжки – инициатива работника. Новый работодатель не обязан самостоятельно искать утерянный документ у предыдущих работодателей, однако обязан обеспечить оформление новой книжки (бумажной или электронной) в соответствии с законодательством.
Пошаговый алгоритм действий нового работодателя
- Получить от работника заявление о потере трудовой книжки.
Заявление должно быть оформлено в свободной форме и подписано сотрудником. Пример заявления прилагается ниже.
- Проверить наличие альтернативных документов.
Работник может предоставить:
- Копию трудового договора с предыдущим работодателем;
- Справку из Пенсионного фонда РФ (ПФР) о страховом стаже;
- Справку‑характеристику от последнего места работы;
- Электронную копию трудовой книжки (если она была загружена в ЭТК).
- Оформить новую (или дубликат) трудовую книжку.
Варианты:
- Бумажная книжка без записей о предыдущих местах работы. В этом случае все сведения о стаже необходимо восстановить позже (см. пункт 5).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). При наличии доступа к ПФР и согласия работника можно сразу оформить ЭТК, что упростит дальнейшее внесение записей.
- Внести запись о приёме на работу.
Запись делается в новой книжке в соответствии с формой, установленной ТК РФ (дата, название организации, должность, условия труда, подпись работодателя).
- Восстановить сведения о предыдущих периодах работы;
Для этого необходимо собрать от работника и/или от предыдущих работодателей:
- Копии трудовых договоров и приказов о приёме/увольнении;
- Справки из ПФР о страховом стаже (можно запросить через портал Госуслуг);
- Справки‑характеристики, выданные предыдущими работодателями.
Полученные данные вносятся в новую книжку в хронологическом порядке. Если используется ЭТК, сведения вносятся автоматически после подтверждения от ПФР.
- Оформить и выдать работнику подтверждающие документы.
Это может быть:
- Справка о приёме на работу (для предъявления в органы соцзащиты);
- Копия заявления о потере трудовой книжки (для личного архива работника);
- При необходимости – дубликат справки‑характеристики.
Пример заявления работника о потере трудовой книжки
Заявление Я, ______________________ (ФИО), паспорт: серия ___ № ________, выдан ______________________, проживающий(ая) по адресу: ______________________, прошу оформить мне новую (дубликат) трудовую книжку в связи с утерей прежней.
Как подтвердить страховой стаж без старой книжки?
Если работник не может предоставить документы от предыдущих работодателей, основной способ – запрос в Пенсионный фонд РФ:
- Через Госуслуги (раздел «Пенсионные выплаты и страховой стаж»);
- Лично в отделении ПФР по месту жительства, заполнив форму запроса.
Полученный выпиской о страховом стаже документ считается официальным подтверждением периодов работы и может быть внесён в новую трудовую книжку.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению ЭТК. Если работник согласен, новый работодатель может:
- Создать электронную запись о приёме в системе «Электронная трудовая книжка»;
- Передать сведения о предыдущих местах работы в электронном виде (данные ПФР автоматически синхронизируются).
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска утери физического документа;
- Упрощённый доступ к сведениям о стаже для работника и органов соцзащиты;
- Автоматическое обновление данных при смене места работы.
Что делать, если предыдущий работодатель отказывается выдать справку?
- Обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой на отказ;
- Подать иск в суд о принудительном предоставлении справки‑характеристики (ст. 78 ТК РФ);
- В качестве альтернативы использовать выписку из ПФР, которая имеет юридическую силу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Обязан ли новый работодатель сразу выдавать дубликат трудовой книжки?
Да. По ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить и выдать дубликат (или новую) книжку по заявлению работника в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.
Вопрос 2. Можно ли принимать на работу без трудовой книжки?
Приём без книжки возможен, но работодатель обязан оформить новую книжку в течение 5 дней и внести запись о приёме. При этом работник должен предоставить другие документы, подтверждающие стаж.
Вопрос 3. Как оформить трудовую книжку, если у работника её никогда не было?
Работодатель выдаёт новую (первую) трудовую книжку, вносит запись о приёме и, при необходимости, в дальнейшем добавляет сведения о предыдущих местах работы, полученные от работника.
Вопрос 4. Нужно ли платить работнику за оформление дубликата?
Нет. Оформление дубликата – обязанность работодателя, расходы несёт организация.
Утрата трудовой книжки – не повод откладывать процесс трудоустройства. Новый работодатель обязан:
- Получить заявление работника о потере;
- Оформить новую (или дубликат) книжку в течение 5 дней;
- Внести запись о приёме;
- Собрать и внести сведения о предыдущих периодах работы (через справки, выписку ПФР или ЭТК).
Соблюдая указанные шаги, вы гарантируете законность оформления, сохраните права работника на пенсионные начисления и избежите возможных конфликтов с контролирующими органами.
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на данных из открытых источников, включая Бухгалтер 911, КонсультантПлюс, официальные разъяснения Минтруда и ПФР.