С 1 января 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало обязательным для новых сотрудников, а с 2025/2026 годов правила были уточнены и дополнены. Прием на работу человека, который уже имеет или только что выбрал ЭТК, требует от кадровика особого внимания и четкого следования алгоритму. Несоблюдение процедуры может привести к ошибкам в отчетности (форма ЕФС-1) и проблемам с пенсионными правами сотрудника.

Ключевой принцип: Даже если сотрудник полностью перешел на электронный формат, при первом трудоустройстве в жизни или при первом выборе ЭТК работодатель обязан сделать бумажную запись в трудовой книжке (если она есть) или оформить соответствующий документ. Электронная запись в системе ПФР (СЗВ-ТД/ЕФС-1) подается отдельно и не заменяет собой первичный документ о приеме.

Алгоритм действий при приеме на работу: 3 основных сценария

Действия кадровика зависят от того, есть ли у сотрудника на руках бумажная трудовая книжка и когда он принял решение о переходе на ЭТК.

Сценарий 1: Сотрудник уже имеет ЭТК с предыдущего места работы

Это самый частый случай. У человека на руках нет бумажной книжки, но он утверждает, что его стаж уже хранится в электронном виде.

1. Запросите документ. Попросите сотрудника предоставить выписку из его электронной трудовой книжки. Это может быть распечатанный документ с уникальным номером ЭТК и реквизитами, или он может показать ее в личном кабинете на портале Госуслуг/СФР.
2. Проверьте выписку. Убедитесь, что в ней есть записи о предыдущих местах работы, период стажа указан корректно.
3. Оформите прием.
   • Подпишите с сотрудником трудовой договор.
   • Ознакомьте его под роспись с приказом о приеме на работу.
   • Сделайте запись в бумажном документе. Если у сотрудника на руках нет бумажной трудовой книжки, вы должны оформить для него «Лист записи электронной трудовой книжки» (ЛЗЭТК). Это бумажный документ, который заменяет первую страницу книжки. В него вносится запись о приеме на работу с указанием, что сведения будут передаваться в ЭТК; Это обязательный шаг!
4. Подайте отчетность. Не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу, подайте в СФР (ПФР) подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) со сведениями о приеме на работу. Укажите в отчете, что ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде.

Сценарий 2: Сотрудник в день приема на работу заявляет о выборе ЭТК

У человека на руках бумажная трудовая книжка (например, с предыдущего места работы), и он в момент приема у вас говорит, что хочет перейти на электронный формат.

1. Примите заявление. Обязательно возьмите от сотрудника письменное заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки. В заявлении он должен указать, от какого работодателя переходит (если был), и свои данные для регистрации в системе.
2. Сделайте бумажную запись. В тот же день внесите запись о приеме на работу в его бумажную трудовую книжку (если она у него есть). Это необходимо, даже если он сразу выбрал ЭТК. Запись должна быть заверена подписью и печатью.
3. Уведомите сотрудника. Письменно (можно через тот же приказ) уведомите его о том, что сведения о его трудовой деятельности будут передаваться в электронный вид. Рекомендуется дать ему копию заявления с отметкой о принятии.
4. Подайте отчетность. После оформления бумажной записи и принятия заявления подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР с указанием на переход на ЭТК.
5. Уничтожьте/верните книжку? После того как информация о предыдущем стаже и новой записи будет отражена в ЭТК (это произойдет после обработки вашего отчета ПФР), бумажная трудовая книжка возвращаеться сотруднику. Если он отказывается от нее, вы должны ее уничтожить, составив акт. Не выбрасывайте самостоятельно!

Сценарий 3: Сотрудник впервые устраивается на работу (нет никакой книжки)

У человека никогда не было ни бумажной, ни электронной трудовой книжки (например, выпускник вуза).

1. Оформите документы. Подпишите трудовой договор и изучите приказ о приеме.
2. Сделайте запись в ЛЗЭТК. Поскольку бумажной книжки нет, сразу оформляйте Лист записи электронной трудовой книжки (ЛЗЭТК). В него вносите все данные о приеме. Дайте этот лист сотруднику под роспись. Это его основной документ до момента формирования полной ЭТК в системе ПФР.
3. Подайте отчетность. Обязательно подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР с первого дня работы. Именно эта подача создает в системе ПФР электронную трудовую книжку для сотрудника.

Чек-лист для кадровика: документы и действия

Прием сотрудника с электронной трудовой книжкой, это стандартная процедура, но требующая дисциплины. Главное правило: бумажная запись о приеме (в книжке или ЛЗЭТК) и электронная подача отчетности (ЕФС-1) — это два разных, но обязательных действия. Не путайте их. Первое — это документ для сотрудника, второе — ваша обязанность перед государством (ПФР). Следуя приведенному алгоритму, вы обеспечите защиту прав работника и избежите претензий со стороны контролирующих органов.

Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 796н, инструкции ПФР). При изменениях в законодательстве процедура может быть скорректирована.