Прием нового сотрудника в штат — это многоэтапный процесс‚ который требует строгого соблюдения трудового законодательства. Ошибки при оформлении могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции или конфликтам с работником. В данной статье мы подробно разберем‚ к кому обращаться за помощью и какие шаги необходимо предпринять.
Куда обращаться для оформления сотрудника?
В зависимости от размера вашей компании и структуры управления‚ процесс оформления может быть возложен на разные подразделения или внешних специалистов.
Отдел кадров (HR-департамент)
В средних и крупных компаниях за прием сотрудников отвечает отдел кадров. Специалисты по кадрам (HR-менеджеры) берут на себя весь цикл: от сбора документов до внесения записи в трудовую книжку и подачи сведений в государственные органы.
Бухгалтерия
В малом бизнесе функции кадровика часто совмещает бухгалтер. Это удобно‚ так как оформление сотрудника напрямую связано с начислением заработной платы‚ уплатой налогов и страховых взносов. Бухгалтер отвечает за:
- Регистрацию сотрудника в системе налогообложения.
- Оформление расчетных листков.
- Подачу отчетности в Социальный фонд (СФР).
Аутсорсинговые компании (Кадровый аутсорсинг)
Если в штате нет своего кадровика или бухгалтера‚ оптимальным решением будет обращение в агентство по кадровому сопровождению. Это внешние эксперты‚ которые:
- Разрабатывают трудовые договоры и должностные инструкции.
- Следят за актуальностью законодательства.
- Ведут кадровый учет «под ключ».
Юридический отдел или внешний юрист
К юристам стоит обратиться‚ если вы планируете заключить сложный договор (например‚ с условием о неразглашении коммерческой тайны — NDA‚ или договор с иностранным гражданином)‚ чтобы минимизировать правовые риски.
Пошаговый алгоритм оформления сотрудника
Независимо от того‚ кто именно занимается оформлением‚ процесс должен выглядеть следующим образом:
- Сбор документов. Работник должен предоставить:
- Паспорт;
- Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или справку СТД-Р/СТД-ПФР;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Документ об образовании;
- Военный билет (для военнообязанных).
- Ознакомление с локальными актами. До подписания договора сотрудник должен ознакомиться под подпись с:
- Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- Положением об оплате труда;
- Инструкциями по технике безопасности и охране труда.
- Издание приказа о приеме на работу. Документ‚ фиксирующий дату выхода сотрудника на работу и его должность.
- Регистрация в государственных органах. Необходимо подать сведения о приеме сотрудника в Социальный фонд России (СФР) в установленные законом сроки;
Важные нюансы при оформлении
Сроки оформления
Помните‚ что допускать сотрудника к работе без оформления трудового договора категорически запрещено. Это может быть расценено как нарушение трудового кодекса.
Испытательный срок
Если вы устанавливаете испытательный срок‚ он должен быть обязательно прописан в трудовом договоре. Обратите внимание‚ что для некоторых категорий работников (например‚ беременных женщин или лиц‚ приглашенных в порядке перевода) испытательный срок не устанавливается.
Дистанционная работа
Если сотрудник работает удаленно‚ в договоре необходимо четко прописать порядок взаимодействия‚ сроки отчетности и способ передачи рабочих материалов;