Дата актуализации: 23 мая 2026 г.
Индивидуальный предприниматель (ИП) может выступать в роли работодателя и принимать на работу сотрудников по трудовому договору. При этом важно соблюдать требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и нормативных актов, регулирующих ведение трудовой книжки и отчётность в Социальный фонд России (СФР). В данной статье рассмотрены все этапы оформления приёма сотрудника ИП, особенности заполнения трудовой книжки, а также ответы на часто задаваемые вопросы.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65, 66, 68 (оформление трудового договора, приказа, трудовой книжки).
- ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» – требования к первичной документации.
- Приказ Минтруда России № 697н от – образец заполнения трудовой книжки.
- ФЗ‑125 «О добровольном страховании» и нормативы СФР – порядок подачи формы ЕФС‑1.
Пошаговая инструкция приёма сотрудника ИП
- Подготовка вакансии и поиск кандидата – описание должности, условий труда, уровня оплаты.
- Проведение собеседования и проверка документов – паспорт, СНИЛС, ИНН, образование, трудовая книжка (если есть).
- Издание приказа о приёме на работу – можно использовать унифицированную форму Т‑1 или собственный шаблон, но обязательно указать:
- номер и дата приказа;
- ФИО сотрудника;
- должность, структурное подразделение;
- дата начала работы;
- оклад (или размер вознаграждения) и режим работы.
- Ознакомление с локальными нормативными актами – внутренний трудовой распорядок, положения об оплате труда, охране труда и др.
- Внесение записи в трудовую книжку (если она ведётся) – см. раздел ниже.
- Подача формы ЕФС‑1 в СФР – в течение 1 рабочего дня после приказа (или в течение 3 дней, если договор оформлен позже). Форма подтверждает факт возникновения трудовых отношений и регистрирует ИП как страхователя.
- Настройка учёта и начисления заработной платы – открытие расчётного счёта (если ещё нет), настройка бухгалтерской программы, уплата страховых взносов и НДФЛ.
Трудовая книжка: когда и как заполнять
Обязательность ведения трудовой книжки у ИП
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка ведётся у всех работников, у которых трудовые отношения оформлены по трудовому договору. ИП, как работодатель, обязан:
- завести трудовую книжку сотруднику, если у него её ещё нет (первый трудовой опыт);
- внести запись о приёме на работу, переводе, изменении должности и увольнении;
- хранить книжку в течение всего периода работы и вернуть её сотруднику при увольнении.
Как правильно сделать запись о приёме на работу
Заполняем разделы трудовой книжки согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 697н:
- Графа 1 – порядковый номер записи (например, 1).
- Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год);
- Графа 3 – сведения о работе:
- наименование организации – указываем полное название ИП (например, «ИП Иванов Иван Иванович»);
- структурное подразделение (если есть);
- должность, на которую принят сотрудник;
- вид трудовой деятельности (по OKVED или просто «работа по трудовому договору»).
- Графа 4 – основание для записи: номер и дата приказа о приёме на работу (или трудового договора, если приказ не издан).
Пример записи:
1 ИП Иванов Иван Иванович Отдел продаж Менеджер по продажам Приказ № 5 от
Когда трудовая книжка не требуется
Если сотрудник устраивается на работу по гражданско‑правовому договору (договор подряда, авторского заказа и т.п.), трудовая книжка не ведётся, так как отсутствуют трудовые отношения в смысле ТК РФ.
Особенности для ИП, который хочет оформить себя как сотрудника
Согласно ст. 20 ТК РФ, индивидуальный предприниматель не может быть одновременно работником и работодателем по отношению к самому себе. Поэтому:
- ИП не заключает трудовой договор с собой;
- в своей трудовой книжке не делает запись о приёме на работу в качестве собственного сотрудника;
- деятельность ИП отражается в налоговой и бухгалтерской отчётности, а не в трудовой книжке.
Если предприниматель хочет оформить свои трудовые отношения официально (например, для получения стажа), он может зарегистрироваться как самозанятый или оформить трудовой договор с другой организацией.
Отчётность в СФР: форма ЕФС‑1
После издания приказа о приёме на работу ИП обязан подать в Социальный фонд России форму ЕФС‑1 (сведения о приёме на работу). Основные моменты:
- Срок подачи – не позднее 1 рабочего дня после даты приказа (или даты заключения трудового договора, если приказ не издан).
- Форма заполняется электронно через личный кабинет на портале СФР или через бухгалтерскую программу (например, Контур.Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия).
- В форме указываются:
- ИНН и КПП ИП;
- ФИО сотрудника, СНИЛС, дата рождения;
- дата приёма на работу;
- номер и дата приказа (или трудового договора);
- вид деятельности (по OKVED).
- После принятия формы СФР автоматически регистрирует ИП как страхователя (если это ещё не сделано) и начинает начисление страховых взносов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли не заводить трудовую книжку, если сотрудник работает у ИП менее 5 дней?
- Нет. Трудовая книжка ведётся независимо от продолжительности работы, если отношения оформлены по трудовому договору.
- Что делать, если у сотрудника уже есть трудовая книжка, но он потерял её?
- Сотрудник должен обратится в своё предыдущее место работы (или в архив) для получения дубликата. Если дубликат получить невозможно, ИП выдаёт справку о стазе и заводит новую книжку, сделав запись о предыдущих местах работы на основе предоставленных документов.
- Нужно ли заверять запись в трудовой книжке печатью ИП?
- Печать ИП не является обязательным реквизитом трудовой книжки. Достаточно подписи уполномоченного лица (обычно самого ИП) и даты.
- Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
- С 2021 года допускается ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) через портал «Госуслуги». Если ИП и сотрудник согласны на ЭТК, запись делается в личном кабинете СФР, а бумажная книжка не ведётся.
- Какие штрафы грозят ИП за неправильное оформление приёма на работу?
- Нарушение порядка оформления трудового договора, приказа или внесения записи в трудовую книжку может повлечь административный штраф от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, возможны доначисления страховых взносов и пени.
Приём на работу в ИП требует соблюдения чёткой последовательности действий: заключение трудового договора, издание приказа, внесение записи в трудовую книжку (при наличии у сотрудника бумажной версии) и своевременная подача формы ЕФС‑1 в СФР. Понимание различий между трудовыми и гражданско‑правовыми договорами, а также знание того, что ИП не может оформить себя как собственного сотрудника, поможет избежать правовых рисков и штрафов. При соблюдении всех требований трудовые отношения будут оформлены легально, а zarówno работник, как и работодатель получат полную защиту своих прав.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и официальных разъяснений органов труда и социального страхования на май 2026 г.