С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) в России работодатели получили новый способ вести кадровую документацию. При приёме сотрудника, который уже имеет ЭТК, необходимо соблюдать ряд требований, чтобы обеспечить законность и корректность оформления трудовых отношений.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в Единой системе Фондов Социального страхования (ЕФС-1). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, увольнения, изменения должности, начисления и т.д.

В ЭТК содержатся:

• ФИО, дата рождения, номер СНИЛС
• Наименование и реквизиты работодателя
• Даты и основания приёма на работу, изменения должности, увольнения
• Сведения о начислениях и удержаниях (не в полной мере)

ЭТК не заменяет бумажную трудовую книжку полностью, но при наличии ЭТК работодатель обязан вести её в электронном виде и, при необходимости, выдавать бумажную копию.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Федеральный закон «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в случае беременности и родов» (ст. 7.1)
2. Постановление Правительства РФ № 1220 «Об утверждении правил ведения единой формы ЕФС‑1»
3. Постановление ПФР № 123 «Об утверждении правил оформления и ведения электронных трудовых книжек»

Согласно Постановлению ПФР № 123, работодатель обязан:

• Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех работников, включая тех, у кого уже есть ЭТК.
• Выдавать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления сотрудника.
• Подтверждать переход на ЭТК в системе 1С (если используется).

Практический порядок приёма сотрудника с ЭТК

Подготовка документов

При приёме сотрудника с уже существующей ЭТК необходимо собрать следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ
• СНИЛС
• Справка о наличии ЭТК (можно запросить в личном кабинете ПФР)
• Трудовой договор (с указанием даты начала работы)
• Приказ о приёме на работу (если применимо)
• Согласие сотрудника на переход на ЭТК (если сотрудник ранее не переходил)

Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то:

• В бумажной книжке фиксируется запись о приёме, но она не является обязательной.
• В системе 1С необходимо создать запись о переходе на ЭТК.

Заполнение ЕФС‑1

Для каждого нового сотрудника с ЭТК необходимо заполнить форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) и отправить её в Пенсионный фонд РФ. В форме указываются:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС
• Наименование работодателя и его ИНН
• Дата приёма на работу и основание (договор, приказ)
• Должность и подразделение
• Дата начала работы и срок (если известен)

После отправки формы в ПФР сотруднику автоматически создаётся электронная трудовая книжка.

Выдача бумажной трудовой книжки

Если сотрудник запросил бумажную копию ЭТК, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. В бумажной книжке фиксируется запись о приёме, но она не заменяет электронный документ.

Особенности ведения кадровой документации в 1С

Если ваша компания использует 1С:Управление персоналом, при приёме сотрудника с ЭТК необходимо:

• Создать запись о приёме в модуле «Трудовые книжки».
• Ввести в поле «Тип трудовой книжки» значение «Электронная».
• Заполнить поле «Номер ЭТК» (если есть).
• Синхронизировать данные с ЕФС‑1 через модуль «Фонд социального страхования».

При отсутствии ЭТК в системе 1С, но наличии бумажной, запись о приёме должна быть сделана в бумажной трудовой книжке, а в 1С – в разделе «Бумажные трудовые книжки».

Как убедиться, что у кандидата действительно есть ЭТК?

Для проверки можно:

• Попросить сотрудника показать электронную справку о трудовой деятельности в личном кабинете ПФР (es.pfrf.ru).
• Запросить у ПФР подтверждение о наличии ЭТК по номеру СНИЛС.
• Проверить наличие записи в системе 1С (если используется).

Что делать, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?

В этом случае:

• Не требуется выдавать бумажную книжку.
• В системе 1С и ЕФС‑1 фиксируется только электронная запись.
• При необходимости, в бумажной трудовой книжке можно сделать запись о приёме, но она не обязательна.

Практические советы

• Проверьте, что у сотрудника актуальный номер СНИЛС – это ключевой идентификатор в системе ЕФС‑1.
• Убедитесь, что в 1С поле «Тип трудовой книжки» заполнено корректно.
• Сохраняйте копии всех электронных документов (счётчики, выписки) в архиве компании.
• Регулярно проверяйте, что данные в ЕФС‑1 синхронизированы с 1С.
• Обучайте персонал кадровой службы правилам работы с ЭТК и 1С.

При приёме сотрудника с электронной трудовой книжкой важно соблюдать как юридические требования, так и внутренние процедуры компании. Ведение ЭТК в системе ЕФС‑1 и 1С обеспечивает прозрачность кадровых данных, упрощает контроль со стороны государственных органов и повышает эффективность управления персоналом.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить приём на работу сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка, и обеспечить правильное ведение кадровой документации.