Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Что такое «приглашение за трудовой книжкой»?

Приглашение (уведомление) работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте – это документ, который работодатель обязан направить сотруднику при прекращении трудового договора, если трудовая книжка не была выдана на руки в последний рабочий день.

Основные цели такого уведомления:

обеспечить получение работником документа, подтверждающего его трудовой стаж;
избежать споров и претензий со стороны бывшего сотрудника;
соблюсти требования Трудового кодекса РФ и нормативных актов, регулирующих ведение трудовых книжек.

Нормативная база

Обязанность уведомлять работника о необходимости забрать трудовую книжку закреплена в следующих источниках:

Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – при расторжении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку либо направить уведомление о её получении.
Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (ред. от ) – определяет порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
Постановление Правительства РФ от  № 1845 – утверждает ежегодную квоту на выдачу приглашений на въезд иностранным гражданам в целях трудовой деятельности (полезно для компаний, принимающих иностранных сотрудников).
Приказы Минтруда России (например, Приказ № 123н от ) – содержат рекомендации по форме уведомления и образцы бланков.

Когда необходимо направлять приглашение?

Приглашение направляется в следующих случаях:

Увольнение по инициативе работника или работодателя (по соглашению сторон, по инициативе работника, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.).
Истечение срока действия срочного трудового договора.
Прекращение трудового договора в связи с выходом на пенсию, смертью работника или другими основаниями, предусмотренными ТК РФ.
Если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК) и требуется подтверждение получения сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р или СТД‑СФР).

Содержание уведомления (приглашения)

Хотя форма уведомления не регламентирована строго, в нём должны присутствовать обязательные реквизиты:

Наименование организации‑работодателя и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
ФИО работника, его должность, табельный номер (если есть).
Дата и основание прекращения трудового договора (номер и дата приказа об увольнении).
Чёткое требование: явиться за трудовой книжкой в указанный срок (обычно не более 3 рабочих дней с даты получения уведомления) либо дать письменное согласие на отправку книжки по почте.
Адрес, где можно получить трудовую книжку (отдел кадров, бухгалтерия и т.д.).
Предупреждение о последствиях неуплаты или неявки (возможное направление книжки за счёт работодателя, а также возможность обращения в трудовую инспекцию).
Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор) и дата составления документа.
При необходимости – реквизиты для отправки электронной трудовой книжки (СТД‑Р/СТД‑СФР) и инструкция по получению данных из ПФР.

Образец уведомления (приглашения) за трудовой книжкой

Ниже представлен примерный бланк, соответствующий требованиям ТК РФ и рекомендациям Минтруда (редакция от ). Вы можете скопировать его в Word или PDF и заполнить под свою организацию.

Образец уведомления

ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
либо дать согласие на её отправку по почте

Организация: ______________________________
ИНН: ___________ КПП: ___________
Адрес: ______________________________________
Тел.: ________________________

Кому: ______________________________
(ФИО полностью)
Должность: _________________________
Табельный номер: ____________

УВЕДОМЛЕНИЕ

В связи с прекращением трудового договора с Вами № ___ от «__» __________ 20__ г. (приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.) Вы обязаны явиться за трудовой книжкой в отдел кадров организации
по адресу: ______________________________________
в течение трёх рабочих дней с момента получения настоящего уведомления.

В случае, если Вы не можете явиться лично, просим дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на Ваш адрес:
______________________________________
(индекс, город, улица, дом, квартира).

Согласие на отправку по почте оформляется в виде заявления свободной формы, подписанного Вами и направленного в отдел кадров (e‑mail: ___________ , факс: ___________).
При получении трудовой книжки просим расписаться в журнале выдачи трудовых книжек.

В случае отказа от получения трудовой книжки или несогласия на её отправку по почте работодатель вправе направить трудовую книжку за свой счёт заказным письмом с уведомлением о вручении, а также обратиться в Государственную инспекцию труда для защиты своих прав.

Дата составления: «__» __________ 20__ г.

Подпись _____________________ / ______________________
(ФИО) (должность)

М.П.

При работе с электронной трудовой книжкой вместо фразы «явиться за трудовой книжкой» указывается:

«Предоставить сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р или СТД‑СФР) в электронном виде либо дать согласие на их отправку по защищённому каналу связи (ЭДО, личный кабинет на портале «Госуслуги»)».

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С года трудовые книжки могут вестись в электронном виде. При приёме на работу сотрудника, заявившего о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

Получить от сотрудника согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде (заявление формы СТД‑Р или СТД‑СФР).
Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через систему «Союз» или иной одобренный оператор ЭДО.
При увольнении направить уведомление о необходимости получить СТД‑Р/СТД‑СФР либо дать согласие на их отправку.

Образец уведомления для ЭТК отличается только формулировкой о получении электронных сведений; остальные реквизиты остаются теми же.

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовка документа – сформировать приказ об увольнении, подготовить уведомление (приглашение) по образцу выше.
Вручение уведомления – вручить сотруднику под роспись либо направить заказным письмом с уведомлением о вручении (сохранить копию и почтовую квитанцию).
Ожидание ответа – выдать трудовую книжку в день визита сотрудника либо отправить её по почте после получения письменного согласия.
Фиксация получения – при личной выдаче – подпись в журнале выдачи трудовых книжек; при почтовой отправке – сохранить копию описи вложения и уведомление о вручении.
Хранение документов – уведомление, согласие на отправку, копия трудовой книжки (или СТД‑Р/СТД‑СФР) хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
Контроль сроков – если работник не явился и не дал согласия в течение 10 календарных дней, направить повторное уведомление и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию.

Права и обязанности работника

Работник имеет право:

Получить трудовую книжку (или СТД‑Р/СТД‑СФР) в день последнего рабочего дня либо в срок, указанный в уведомлении.
Дать согласие на отправку книжки по почте на свой адрес.
Потребовать от работодателя компенсацию расходов на почтовую отправку, если уведомление было направлено несвоевременно.
Обратиться в Государственную инспекцию труда или суд в случае нарушения прав на получение трудовой книжки.

Обязанности работника:

Своевременно явиться за трудовой книжкой или направить согласие на её отправку.
При получении книжки проверить её корректность (записи, подписи, печати) и при необходимости указать на неточности.
При работе с ЭТК – обеспечить доступ к личному кабинету ПФР для получения СТД‑Р/СТД‑СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить уведомление электронной почтой?: Да, если у работника есть согласие на получение документов в электронном виде и это подтверждено внутренним локальным актом организации. Однако рекомендуется также дублировать уведомление заказным письмом для подтверждения факта получения.
Что делать, если работник отказывается расписываться в получении уведомления?: Составьте акт об отказе получения уведомления в присутствии двух свидетелей (например, сотрудников отдела кадров и бухгалтерии). Этот акт прилагается к личному делу и может служить доказательством выполнения обязанности работодателем.
Нужно ли указывать в уведомлении сумму компенсации за почтовую отправку?: Сумма компенсации не является обязательным реквизитом, но её можно указать в виде фразы: «Работодатель возместит фактические расходы на почтовую отправку трудовой книжки по предъявлению чеков».
Как оформить согласие на отправку электронной трудовой книжки?: Согласие оформляется в виде заявления свободной формы, в котором работник указывает свой адрес электронной почты или номер личного кабинета на портале «Госуслуги», подтверждает получение СТД‑Р/СТД‑СФР и подписывает документ.

Приглашение за трудовой книжкой – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения трудового законодательства, защищающий интересы как работника, так и работодателя. Правильно оформленное уведомление помогает избежать споров, обеспечивает своевременное получение документа о трудовой деятельности и снижает риски административных штрафов.

Рекомендуем организациям:

Разработать внутренний шаблон уведомления, утвердить его приказом руководителя и обучить кадровиков его заполнению.
Вести журнал учёта отправленных и полученных уведомлений.
При переходе на электронные трудовые книжки интегрировать процесс получения СТД‑Р/СТД‑СФР в существующий кадровый документооборот.
Регулярно проверять актуальность нормативных актов (ТК РФ, приказы Минтруда, постановления Правительства) и обновлять шаблоны соответственно.

Соблюдая указанные рекомендации, вы обеспечите прозрачность и закономерность в процессе расчёта с сотрудниками при увольнении, а также поддержите репутацию компании как надёжного и социально ответственного работодателя.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.