Ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них — обязательная обязанность каждого работодателя в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажные бланки до сих пор остаются в обороте, и их учет должен вестись строго в соответствии с законодательством. Одним из ключевых документов, регулирующих этот процесс, является приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — ПРК).

Что такое приходно-расходная книга (ПРК) и зачем она нужна?

Приходно-расходная книга — это официальный регистр, в который работодатель вносит все операции, связанные с получением, хранением и использованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Каждая запись в ПРК фиксирует:

• Поступление бланков от производителя или официального дистрибьютора (Гознак МФ);
• Выдачу бланков для заполнения;
• Использование бланков при оформлении трудовых отношений;
• Уничтожение бракованных или непригодных бланков.

Цель ПРК, обеспечить полную прослеживаемость каждого бланка с момента его поступления до момента использования или списания. Это позволяет:

• Предотвратить подделку или утечку бланков;
• Обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства;
• Избежать штрафов со стороны Государственной инспекции труда;
• Подтвердить законность выдачи трудовых книжек при проверках.

Правовая основа ведения ПРК

Основным нормативным актом, регулирующим ведение приходно-расходной книги, является:

1. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, «Об утверждении Инструкции о порядке хранения, заполнения и выдачи трудовых книжек».
2. Приложение № 2 к указанному Постановлению, содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Важно: с 1 сентября 2021 года не отменяется ведение ПРК! Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, работодатели, продолжающие использовать бумажные бланки, обязаны вести учет в соответствии с действующими правилами.

Форма приходно-расходной книги: структура и обязательные графы

Форма ПРК утверждена Приложением № 2 к Постановлению № 69. Она представляет собой таблицу с следующими обязательными графами:

Пояснения к графам:

• № п/п — порядковый номер записи (нумерация сквозная).
• Дата — дата фактического получения или выдачи бланка (не дата документа-основания).
• От кого получено / кому отпущено — наименование организации-поставщика (например, «Гознак МФ») или Ф.И.О. сотрудника, которому выдан бланк.
• Основание, документ, на основании которого произведена операция:
  • приход, акт приемки, накладная, счет-фактура;
  • расход, приказ о приеме на работу, заявление сотрудника, акт об использовании бланка.
• Серия и номер бланка — обязательно указывается полностью (например: «01 01 123456»). Это ключевая информация для идентификации бланка.
• Количество — количество единиц (1 бланк = 1 запись).
• Подпись — подпись лица, получившего или отпустившего бланк, с расшифровкой Ф.И.О. и датой.

Как правильно вести приходно-расходную книгу: пошаговая инструкция

Шаг 1: Приобретение бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются исключительно у официальных поставщиков, Гознак МФ или его уполномоченных дистрибьюторов. После получения:

• Проверьте целостность упаковки и соответствие серии/номеров.
• Составьте акт приемки (форма не утверждена, но должна содержать: дату, наименование поставщика, количество, серии и номера бланков).
• Занесите данные в ПРК в день получения.

Шаг 2: Выдача бланков для заполнения

При оформлении нового сотрудника:

• Выдайте бланк трудовой книжки под расписку (в ПРК делается запись: «Отпущено сотруднику [Ф;И.О.] для заполнения при приеме на работу»).
• Укажите основание — приказ о приеме на работу (№ ___ от ___).
• Заполните бланк в соответствии с требованиями Инструкции № 69.

Шаг 3: Использование вкладышей

Вкладыши в трудовую книжку выдаются при:

• Заполнении всех страниц трудовой книжки;
• Потере или повреждении трудовой книжки с последующим восстановлением.

Вкладыши учитываются отдельно, в той же ПРК, но с пометкой «Вкладыш». Серия и номер вкладыша указываются полностью.

Шаг 4: Уничтожение бракованных бланков

Если бланк поврежден, испорчен или содержит ошибки, его нельзя просто выбросить. Необходимо:

• Составить акт об уничтожении (с указанием серии, номера, причины уничтожения);
• Занести запись в ПРК: «Уничтожен бракованный бланк (серия/номер) по акту № ___ от ___»;
• Хранить акт в течение 5 лет.

Шаг 5: Хранение книги

Приходно-расходная книга хранится:

• В месте, недоступном для посторонних лиц;
• Под ответственностью кадрового работника или лица, назначенного приказом;
• Не менее 5 лет после последней записи (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Ошибки при ведении ПРК и последствия

Частые нарушения, ведущие к штрафам:

• Отсутствие записи о получении бланков — штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Неполное указание серии и номера — признание документа недействительным;
• Отсутствие подписей — нарушение требований к документообороту;
• Использование неофициальных бланков — уголовная ответственность за подделку документов (ст. 327 УК РФ);
• Несвоевременное внесение записей — может быть расценено как сокрытие учета.

Образец заполнения ПРК (фрагмент)

Где скачать бланк ПРК?

Официальную форму приходно-расходной книги можно бесплатно скачать:

• На сайте КонсультантПлюс (Приложение № 2 к Постановлению № 69);
• На портале Моё дело, доступны шаблоны в Word и PDF;
• На сайтах кадровых сервисов (например, «Оперсонале», «Кадровик-практик»).

Рекомендуется использовать формат Excel для автоматизации ведения и исключения ошибок при вводе.

Важно! Электронные трудовые книжки и ПРК

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для новых сотрудников, выбравших этот формат. Однако:

• Для сотрудников, выбравших бумажную трудовую книжку, ПРК ведется в полном объеме;
• Для сотрудников, у которых трудовая книжка уже есть — бланки выдаются при необходимости (например, при восстановлении);
• Бланки вкладышей — по-прежнему требуют учета в ПРК, даже при наличии электронной трудовой книжки.

Таким образом, ПРК не отменена и остается обязательным документом для всех работодателей, использующих бумажные бланки.

1. Приходно-расходная книга — обязательный документ для учета бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Записи ведутся по каждому бланку с указанием серии, номера, даты и основания.
3. Ведение ПРК — обязанность работодателя, а не рекомендация.
4. Нарушения ведения ПРК влекут административную ответственность.
5. Форма утверждена Приложением № 2 к Постановлению Минтруда № 69 от .
6. ПРК хранится не менее 5 лет.
7. Электронные трудовые книжки не отменяют необходимость учета бумажных бланков.

Рекомендация: Назначьте ответственного за ведение ПРК, обучите его правилам, используйте электронные шаблоны для минимизации ошибок, и регулярно проводите внутренние проверки. Это сэкономит вам время, нервы и деньги при проверках.

Сохраняйте документы, ведите учет точно — и ваша организация будет надежно защищена от рисков!