Дата публикации: 23 мая 2026 года

Что такое приказ № 320н?

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от 19 мая 2021 года — это нормативный акт, утвердивший:

• Новую форму трудовой книжки (Приложение 1);
• Порядок заполнения трудовой книжки (Приложение 2);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Основные изменения, внесённые приказом № 320н

Новая форма трудовой книжки

С 1 января 2023 года вводится в действие обновлённая форма трудовой книжки, которая будет использоватся при:

• Выдаче дубликатов трудовых книжек;
• Оформлении трудовых книжек для новых сотрудников, не имеющих предыдущего стажа;
• Замене испорченных или утерянных экземпляров.

Порядок заполнения трудовой книжки

Приказ № 320н устанавливает строгие правила заполнения трудовой книжки, включая:

1. Использование чёрных чернил или пасты. Записи должны быть чёткими, разборчивыми и не допускать исправлений.
2. Отсутствие сокращений. Все записи должны быть полными, без аббревиатур.
3. Обязательные реквизиты:
   • Дата приёма на работу;
   • Наименование должности;
   • Основание для приёма (приказ, распоряжение);
   • Дата и причина увольнения;
   • Подпись ответственного лица и печать организации.
4. Запрет на исправления. Ошибочные записи исправляются только путём признания их недействительными с указанием причины.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Организации обязаны:

• Вести трудовые книжки в электронном виде (с 2021 года) или на бумажном носителе;
• Хранить трудовые книжки в сейфах или специальных помещениях с ограниченным доступом;
• Обеспечивать сохранность документов в течение 75 лет после увольнения сотрудника;
• Предоставлять сотруднику трудовую книжку в день увольнения или высылать почтой при его письменном запросе.

Кого касается приказ № 320н?

Действие приказа распространяется на:

• Работодателей всех форм собственности (ООО, АО, ИП и др.);
• Сотрудников, оформляющих трудовую книжку впервые;
• Сотрудников, получающих дубликаты трудовой книжки;
• Сотрудников, у которых трудовая книжка была утеряна или испорчена.

Что делать, если приказ о приёме на работу не издаётся?

В случае отсутствия приказа о приёме на работу, запись в трудовую книжку вносится на основании:

• Трудового договора;
• Дополнительного соглашения;
• Распоряжения руководителя.

При этом в графе «Основание» указывается: «На основании трудового договора от [дата] № [номер]».

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение требований приказа № 320н предусмотрены следующие виды ответственности:

Как правильно заполнить трудовую книжку в 2025 году?

Согласно приказу № 320н, записи в трудовую книжку должны соответствовать следующим требованиям:

1. Запись о приёме на работу:
   • В графу «Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу» вносится:
   • Дата приёма;
   • Наименование должности;
   • Наименование структурного подразделения (если есть);
   • Основание (приказ, распоряжение).
2. Запись об увольнении:
   • Указывается дата и причина увольнения;
   • Ссылка на статью Трудового кодекса;
   • Сумма компенсации за неиспользованный отпуск (если применимо).
3. Запись о награждениях и поощрениях:
   • Вносятся поощрения, связанные с трудовой деятельностью;
   • Указывается наименование награды и дата присвоения.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года в России внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Приказ № 320н регулирует:

• Порядок формирования и ведения ЭТК;
• Правила доступа к ЭТК для работников и работодателей;
• Сроки хранения электронных версий (75 лет).

Преимущества ЭТК:

• Защита от потери или порчи;
• Возможность быстрого доступа к данным;
• Автоматическое обновление записей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли переоформлять трудовые книжки, выданные до 2023 года?

Нет, трудовые книжки, выданные до 1 января 2023 года, продолжают действовать. Новая форма вводится только для:

• Выдачи дубликатов;
• Оформления трудовых книжек для новых сотрудников.

Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Нет. Приказ № 320н запрещает использование карандаша, корректора и ластика. Записи должны быть сделаны чёрными чернилами или пастой.

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?

Работодатель обязан:

• Направить уведомление работнику о необходимости получения трудовой книжки;
• Хранить трудовую книжку в течение 75 лет;
• В случае невостребования — отправить трудовую книжку по почте с уведомлением о вручении.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от 19 мая 2021 года стал важным шагом в модернизации системы ведения трудовых книжек в России. Новые правила направлены на:

• Упрощение процедуры оформления;
• Повышение сохранности документов;
• Внедрение электронных трудовых книжек;
• Снижение риска ошибок при заполнении.

Работодатели должны строго соблюдать требования приказа, чтобы избежать штрафных санкций и обеспечить прозрачность трудовых отношений.