Дата публикации: 23 мая 2021 года
Дата вступления в силу: 1 января 2023 года
Регистрационный номер в Минюсте: 63748 от

Что такое приказ 320н и почему он важен?

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», это нормативный акт, который:

• Устанавливает новую форму трудовой книжки (вводится с 1 января 2023 года);
• Определяет правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Регламентирует порядок выдачи дубликатов и предоставления сведений о трудовой деятельности;
• Устанавливает требования к хранению документов в организациях․

Документ был зарегистрирован в Минюсте России 1 июня 2021 года под номером 63748 и вступил в силу с 1 января 2023 года․

Основные положения приказа 320н

Ведение трудовых книжек

Согласно приказу 320н, ведение трудовых книжек включает следующие обязательные процедуры:

1. Оформление трудовой книжки при приеме на работу:
   • В первый рабочий день работодатель обязан оформить трудовую книжку, если у работника её нет;
   • Записи вносятся на основании приказа о приеме на работу;
   • Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․
2. Внесение записей о трудовой деятельности:
   • Все записи должны быть внесены не позднее недельного срока со дня издания приказа;
   • Записи должны быть четкими, без помарок;
   • Не допускается внесение записей карандашом или корректирующей жидкостью․
3. Порядок внесения исправлений:
   • Если допущена ошибка, то неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой;
   • На полях делается запись «Исправленному верить», с указанием должности, подписи и даты;
   • Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью (при наличии)․

Хранение трудовых книжек

Приказ 320н устанавливает строгие требования к хранению трудовых книжек:

• В сейфе или металлическом шкафу в отдельном помещении, исключающем несанкционированный доступ;
• Под ответственностью специально назначенного лица (как правило, это сотрудник отдела кадров);
• С ведением журнала учета трудовых книжек, где фиксируются все операции по выдаче, приему и хранению;
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему лично под роспись в день увольнения;
• При утрате трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления․

Выдача дубликатов трудовых книжек

Согласно приказу 320н, дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

• При утрате трудовой книжки;
• При повреждении, когда записи невозможно прочитать;
• При наличии ошибок, которые невозможно исправить;
• По заявлению работника в случае утери или порчи․

Для получения дубликата работник должен предоставить:

1. Заявление на имя работодателя;
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность (копии приказов, трудовые договора и др․);
3. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления․

Предоставление сведений о трудовой деятельности

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности в следующих случаях:

• По письменному заявлению работника;
• При увольнении;
• В случае перехода на электронную трудовую книжку․

Сведения предоставляются в виде:

• Выписки из трудовой книжки;
• Справки о трудовой деятельности;
• Электронного документа (при наличии системы электронного документооборота)․

Новая форма трудовой книжки

Приказ 320н вводит новую форму трудовой книжки, которая будет использоваться:

• При выдаче дубликатов тем, кто не перешел на электронную трудовую книжку;
• Для работников, которые по каким-либо причинам не могут использовать электронный формат;
• В случае утраты или повреждения бумажной трудовой книжки․

Новая форма включает:

• Более защищенные бланки;
• Улучшенную защиту от подделок;
• Современный дизайн;
• Дополнительные поля для внесения информации․

Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность (штрафы для должностных лиц и организаций);
• Дисциплинарную ответственность (выговор, увольнение);
• Материальную ответственность (возмещение ущерба);
• Уголовную ответственность (в случае умышленного уничтожения или подделки документов)․

Размеры штрафов (согласно КоАП РФ):

Рекомендации для работодателей

Для соблюдения требований приказа 320н рекомендуется:

1. Назначить ответственного сотрудника за ведение и хранение трудовых книжек;
2. Обучить сотрудников, ответственных за кадровый учет, новым правилам;
3. Использовать современные системы учета (электронные журналы, программы для ведения трудовых книжек);
4. Регулярно проверять наличие и состояние трудовых книжек;
5. Соблюдать сроки хранения документов (50 лет для организаций);
6. Своевременно выдавать трудовые книжки при увольнении;
7. Вести журнал учета всех операций с трудовыми книжками;
8. Следить за изменениями законодательства и своевременно обновлять внутренние документы․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Да, с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Однако бумажные трудовые книжки продолжают использоваться для тех, кто не перешел на электронный формат․

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

В этом случае работодатель должен:

• Направить работнику письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
• Если работник не явился в течение 3 дней, отправить уведомление по почте;
• После истечения срока хранения (50 лет) трудовая книжка подлежит уничтожению․

Можно ли хранить трудовые книжки в обычном шкафу?

Нет, приказ 320н требует хранить трудовые книжки в металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом․

Какие документы нужно предоставить для получения дубликата трудовой книжки?

Для получения дубликата необходимо:

• Заявление на имя работодателя;
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Документы, подтверждающие трудовую деятельность (копии приказов, трудовые договора и др․)․

В течение какого срока работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки?

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления․

Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года — это важный нормативный акт, который устанавливает четкие правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек․ Соблюдение этих правил поможет избежать административных штрафов, сохранить репутацию организации и обеспечить права работников․

Работодателям необходимо:

• Своевременно обновлять внутренние документы;
• Обучать сотрудников новым правилам;
• Использовать современные системы учета;
• Соблюдать сроки хранения и порядок выдачи трудовых книжек․

Следование этим рекомендациям позволит избежать проблем с проверяющими органами и обеспечить прозрачность трудовых отношений․