С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек». Документ действует до 1 сентября 2027 года и заменил собой устаревшее Постановление Правительства РФ от № 225. Ниже подробно рассмотрены все аспекты учёта трудовых книжек‚ которые необходимо знать каждому работодателю.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от № 320н – основной нормативный акт‚ утверждающий форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 (утратило силу) – его положения включены в Приказ № 320н.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 65.1) – регулирует вопросы выдачи‚ хранения и использования трудовых книжек.
Кто отвечает за ведение учёта?
Согласно пункту 39 и пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н):
- Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает:
- книгу (журнал) учёта бланков трудовой книжки;
- книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Ответственность за организацию работы по ведению‚ хранению‚ учёту и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя.
- Прямое исполнение этих функций возлагается на специально уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Какие книги необходимо вести?
Книга учёта бланков трудовой книжки
Содержит сведения о:
- номере и серии бланка;
- дате получения бланка от поставщика;
- дате выдачи бланка сотруднику;
- подписи ответственного лица.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
Отражает перемещение трудовых книжек внутри организации:
- дата приёма трудовой книжки от сотрудника (например‚ при переводе на другую должность);
- дата выдачи трудовой книжки сотруднику (при приёме‚ увольнении‚ переводе);
- способ передачи (лично‚ почтой‚ курьером и т.д.);
- примечания о состоянии книжки (повреждения‚ утрата и т.п.).
Требования к заполнению и хранению
Все записи должны выполняться:
- чётким‚ разборчивым почерком (или печатным способом);
- без исправлений‚ зачёркиваний и подчисток – при необходимости делается запись об исправлении с указанием даты и подписи ответственного лица;
- в хронологическом порядке;
- на бумажном носителе (электронный учёт не заменяет обязательные бумажные журналы).
Хранить книги следует:
- в отдельном шкафу или сейфе‚ обеспечивающем защиту от влаги‚ огня и несанкционированного доступа;
- в течение всего срока действия Приказа № 320н (до 1 сентября 2027 года) плюс архивный срок‚ установленный внутренними нормативными актами организации (как правило‚ не менее 50 лет после последней записи).
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения учёта трудовых книжек может повлечь:
- административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц‚ от 100 000 до 200 000 руб для организаций);
- дисквалификацию должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года;
- в случае выявления системных нарушений – возможное привлечение к уголовной ответственности (ст. 145.1 УК РФ – незаконное хранение‚ уничтожение или повреждение документов).
Практические рекомендации
- Разработайте шаблоны журналов в соответствии с образцами‚ приведёнными в Приказе № 320н‚ и утвердите их внутренним приказом.
- Назначьте ответственного (например‚ специалиста отдела кадров) и оформите его назначение приказом.
- Обеспечьте обучение ответственного лица правилам заполнения и хранения журналов (можно провести внутренний инструктаж или привлечь внешнего эксперта).
- Ведите журналы в одном экземпляре и храните их в надёжном месте; при необходимости делайте заверенные копии для внутреннего использования.
- Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводите внутреннюю проверку правильности ведения журналов и фиксируйте результаты в акт.
- При передаче трудовой книжки сотруднику почтой обязательно делайте запись в книге учёта движения о дате отправки‚ способе доставки и номере трек‑номера.
Правильный учёт трудовых книжек – это не только формальное соблюдение законодательства‚ но и гарантия защиты прав работников и минимизация рисков для организации. Соблюдение требований Приказа Минтруда России № 320н‚ ведение обязательных журналов и ответственное отношение к хранению документов помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность кадровой работы в вашей компании.
Статья актуальна на .