В современной системе кадрового делопроизводства, особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос ответственности за их ведение остается критически важным для любого работодателя. Согласно действующему законодательству, именно работодатель несет полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Однако непосредственное выполнение этих функций должно быть делегировано конкретному сотруднику. В этой статье мы подробно разберем, как правильно назначить ответственного лица, какие функции на него возлагаются и предоставим актуальный образец приказа, учитывающий требования 2026 года.

Правовые основы назначения ответственного лица

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ответственность за организацию работы возлагается на работодателя. Однако, чтобы процесс был налажен эффективно и юридически грамотно, руководитель организации должен издать соответствующий распорядительный документ.

Ключевые моменты, которые нужно помнить:

• Приказ может быть оформлен в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
• Ответственным может быть назначен как сам руководитель организации, так и любой другой сотрудник (например, начальник отдела кадров, бухгалтер или инспектор по кадрам).
• В крупных организациях целесообразно назначать нескольких ответственных лиц с четким разделением функций или назначать заместителя на период отсутствия основного сотрудника.
• С 2026 года в приказе рекомендуеться отдельно прописывать ответственность за работу с электронными трудовыми книжками (подача сведений в СФР/ПФР).

Функции ответственного за ведение трудовых книжек

Лицо, назначенное приказом, выполняет широкий спектр задач. Независимо от того, ведется бумажный документ или электронный, обязанности включают:

1. Учет и хранение: Обеспечение сохранности бланков трудовых книжек и вкладышей (если используются бумажные версии), ведение книги учета движения трудовых книжек.
2. Заполнение: Своевременное и правильное внесение записей о приеме, переводе, увольнении, награждениях и иных событиях.
3. Работа с ЭТК: Формирование и передача сведений в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки.
4. Выдача: Выдача трудовой книжки работнику при увольнении или по его письменному заявлению в период работы.
5. Контроль: Проверка правильности заполнения документов другими уполномоченными лицами (если их несколько).

Структура приказа о назначении ответственного

Документ не имеет унифицированной формы, утвержденной государством, поэтому составляется на бланке организации. Ниже приведена структура, которую необходимо соблюсти:

• Шапка: Наименование организации, город и дата издания приказа.
• Заголовок: «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».
• Преамбула: Ссылка на законодательство (Трудовой кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек) и цель приказа (упорядочивание работы).
• Распорядительная часть:
  • Пункт 1: Назначение конкретного сотрудника (ФИО, должность) ответственным лицом.
  • Пункт 2: Указание на возложение обязанностей по ведению бумажных и электронных трудовых книжек.
  • Пункт 3: Назначение заместителя на период отсутствия основного ответственного (отпуск, болезнь).
  • Пункт 4: Контроль за исполнением приказа (обычно оставляет за собой генеральный директор).
• Подписи: Подпись руководителя организации и ознакомление назначенного сотрудника.

Образец приказа (2026 год)

Ниже представлен актуальный шаблон приказа, который можно использовать как основу для вашей организации.

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс»
(ООО «ТехноПрогресс»)

ПРИКАЗ № 45-к

г. Москва
«21» мая 2026 г.

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В целях обеспечения правильного ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек (включая электронные трудовые книжки) и вкладышей в них, а также во исполнение требований Трудового кодекса Российской Федерации и Правил ведения и хранения трудовых книжек,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (в т.ч. электронных), а также за заполнение, учет и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей в них (при их наличии) Иванову Ирину Петровну – начальника отдела кадров ООО «ТехноПрогресс».

Возложить на Иванову И.П. следующие обязанности:
Внесение записей в трудовые книжки работников при приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.
Формирование и представление сведений о трудовой деятельности (электронных трудовых книжек) в Социальный фонд России в установленные законодательством сроки.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Обеспечение сохранности трудовых книжек и бланков строгой отчетности.
Выдача трудовых книжек работникам при увольнении или по их письменному заявлению.

На период временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) Ивановой И.П. возложить исполнение обязанностей ответственного за ведение трудовых книжек на Сидорову Анну Сергеевну – специалиста по кадрам.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
ООО «ТехноПрогресс» _____________ /Петров П.П./

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров _____________ /Иванова И.П./ «21» мая 2026 г.
Специалист по кадрам _____________ /Сидорова А.С./ «21» мая 2026 г.

Важные нюансы и риски

Отсутствие приказа о назначении ответственного лица может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в случае проверки трудовой инспекцией. Штрафы могут быть наложены как на организацию, так и на должностных лиц.

На что обратить особое внимание в 2026 году:

• Электронный формат: Убедитесь, что в должностной инструкции и приказе явно указана работа с электронными реестрами, так как бумажный формат для новых сотрудников уже не ведется.
• Материальная ответственность: С ответственным лицом целесообразно заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности за бланки строгой отчетности (если бумажные книжки еще хранятся или выдаются).
• Актуальность данных: При смене ответственного лица (увольнение, перевод) необходимо издавать новый приказ и проводить процедуру передачи дел по акту приема-передачи.

Грамотное оформление назначения ответственного лица — это фундамент безопасного кадрового делопроизводства и защита интересов как работодателя, так и работников.