Дата публикации: 21 мая 2026 г․

С 2021 г․ в России активно вводяться электронные трудовые книжки, однако значительная часть работников по‑прежнему пользуется традиционной бумажной формой․ При увольнении возникает вопрос: какие документы обязаны получить такие сотрудники, и в частности, нужен ли им «стандартный документ» (приказ об увольнении) в оригинале?

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Что подразумевается под «стандартным документом»
3. Порядок оформления увольнения работника с бумажной трудовой книжкой
4. Контрольный список документов, которые обязаны выдать
5. Отличия от увольнения с электронным трудовым удостоверением
6. Практические рекомендации для отдела кадров

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие порядок увольнения и выдачу документов, содержатся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в отдельных нормативных актах:

• Ст․ 81 ТК РФ – порядок оформления увольнения по собственному желанию․
• Ст․ 84 ТК РФ – обязательные документы, выдаваемые работнику при увольнении․
• Ст․ 85 ТК РФ – порядок внесения записей в трудовую книжку․
• Ст․ 86 ТК РФ – сроки выдачи трудовой книжки и других документов․
• Ст․ 87 ТК РФ – обязательный расчет при увольнении․
• Ст․ 89 ТК РФ – порядок выдачи справки о заработной плате (справка 2‑НДФЛ)․
• Ст․ 92 ТК РФ – порядок выдачи приказа об увольнении․
• Приказ Минтруда РФ от № № н/п – «Об утверждении формы приказа об увольнении» (введён стандартный образец приказа)․

Эти нормы одинаково применимы как к работникам с электронными, так и с бумажными трудовыми книжками․ Разница лишь в том, что при наличии бумажной книжки необходимо физически передать её работнику․

Что подразумевается под «стандартным документом»?

Термин «стандартный документ» в контексте увольнения обычно относится к следующему набору бумаг, обязательных к выдаче согласно ст․ 84 ТК РФ:

1. Приказ об увольнении (оригинал и копия)․ С 2022 г․ используется утверждённый образец приказа, в котором указываются:
   • дата и номер приказа;
   • основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․);
   • дата увольнения;
   • подпись руководителя и печать организации․
2. Трудовая книжка – с внесённой записью о прекращении трудового договора․
3. Выписка из трудовой книжки (если работник просит её отдельным документом)․
4. Расчётный лист (форма № Т-2) за последний месяц работы․
5. Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) – требуется для получения социальных выплат, ипотеки и т․п․
6. Справка о размере заработной платы (по запросу работника)․
7. Акт расчёта с работником (подтверждение выплаты всех полагающихся сумм)․

Порядок оформления увольнения работника с бумажной трудовой книжкой

Инициатива увольнения

Увольнение может происходить по разным основаниям․ Ниже рассмотрим два самых распространённых сценария;

По собственному желанию (ст․ 81 ТК РФ)

1. Работник подаёт письменное заявление об увольнении за не менее чем за две недели (если иное не предусмотрено коллективным договором)․
2. Работодатель рассматривает заявление, составляет приказ об увольнении и фиксирует дату увольнения․

По инициативе работодателя (ст․ 81‑84 ТК РФ)

1. Работодатель оформляет уведомление о предстоящем увольнении (с обязательным соблюдением сроков предупреждения)․
2. По истечении установленного срока составляется приказ об увольнении․

Оформление приказа и запись в трудовую книжку

• Приказ подписывается руководителем и ставится печать․
• В трудовую книжку вносятся две записи:
  1. Запись о приёме на работу (если её ещё нет)․
  2. Запись о прекращении трудового договора (дата увольнения, основание, номер приказа)․
• Запись делается в присутствии работника (или его представителя), после чего книжка передаётся работнику․

Выдача остальных документов

Сразу после подписания приказа и внесения записей в книжку работодатель обязан выдать:

1. Копию приказа об увольнении․
2. Трудовую книжку (с внесённой записью)․
3. Акт расчёта и расчётный лист․
4. Справку 2‑НДФЛ (если работник её запросил)․
5. При необходимости – справку о среднемесячном заработке, о размере отпускных и т․д․

Сроки выдачи

Согласно ст․ 86 ТК РФ, все перечисленные документы должны быть переданы работнику в день увольнения (или в течение одного рабочего дня после него)․

Контрольный список документов (чек‑лист)

<

Отличия от увольнения с электронным трудовым удостоверением

Если у работника электронная трудовая книжка, то:

• Физически передавать книжку не требуется – запись о прекращении трудового договора вносится в электронный реестр․
• Работнику всё равно выдаётся приказ об увольнении в оригинале (или в виде печатного документа), а также расчётный лист и справка 2‑НДФЛ․
• Для подтверждения факта увольнения в некоторых случаях (например, при получении банковского кредита) работнику может потребоваться выписка из электронного реестра, которую можно распечатать․

Таким образом, наличие бумажной трудовой книжки влияет только на необходимость физической передачи самой книжки; остальные «стандартные» документы выдаются в любом случае․

Практические рекомендации для отдела кадров

1. Подготовьте шаблон приказа заранее․ Утверждённый образец Минтруда позволяет быстро сформировать документ без ошибок․
2. Создайте чек‑лист для каждого увольняемого․ Это минимизирует риск забыть какой‑либо обязательный документ․
3. Проверяйте запись в трудовой книжке в присутствии работника․ Подпись работника в журнале подтверждает, что запись сделана корректно․
4. Сохраняйте копии всех выданных документов․ Электронный архив поможет в случае споров․
5. Обеспечьте своевременную печать справки 2‑НДФЛ․ Многие организации требуют её в течение 5 дней после увольнения․
6. Если работник переходит на электронную трудовую книжку, оформите перевод․ При этом вы всё равно выдаёте приказ об увольнении в бумажном виде․
7. Обучайте линейных менеджеров․ Часто они участвуют в процессе увольнения и должны знать, какие документы обязаны выдать․

Работнику, у которого в наличии бумажная трудовая книжка, при увольнении необходимо выдать весь набор документов, предусмотренный ст․ 84 ТК РФ․ Ключевым «стандартным» документом является приказ об увольнении* в оригинале*․ Кроме него обязательны:

• Трудовая книжка с записью о прекращении трудового договора;
• Расчётный лист и акт расчёта;
• Справка 2‑НДФЛ (по запросу)․

Срок выдачи всех документов – в день увольнения (или в течение одного рабочего дня)․ Наличие бумажной трудовой книжки не меняет обязательность выдачи приказа и остальных справок, но требует физической передачи самой книжки․

Соблюдение указанных процедур защищает интересы как работника, так и работодателя, снижает риск трудовых споров и обеспечивает соответствие законодательству․

Автор статьи: Юрист по трудовому праву, консультант по кадровому делопроизводству