Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все важнейшие изменения его карьерного пути: прием на работу, переводы, увольнения и награждения․ Именно поэтому к ее заполнению предъявляются строгие требования․ Однако кадровые специалисты иногда ошибаются при заполнении трудовых книжек․ Главное — не паниковать, все можно поправить законным способом, даже если неточность обнаружили спустя какое-то время․

В данной статье мы подробно рассмотрим, что делать, если в документ закралась ошибка, как выглядит пример неправильной записи в трудовой книжке, и как ее исправить в разных ситуациях․

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (например, смена фамилии в связи с заключением брака или восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ․ Чаще всего случаются следующие неточности:

• Пропуск букв и грамматические ошибки — даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой при оформлении пенсии․
• Неуказание на ьном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки․
• Внесение записи не в тот раздел (например, сведения о награждении заносятся в раздел о работе)․
• Неверное наименование работодателя․

Главное правило: зачеркивать нельзя!

В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (абз․ 1 п․ 12 Порядка)․ Это же правило действует и для раздела «Сведения о работе»․ Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указывают причину отмены․

Примеры неправильных записей и порядок их исправления

Ошибка в наименовании организации

Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен нормативными актами до конца․ Проблема в том, что такая запись не нумеруется (она выступает как ), поэтому стандартная формулировка с признанием записи недействительной тут не подходит․

Как исправить: Под неверным наименованием пишется правильное название организации, а в графе «Дата» указывается дата внесения правильной записи․ Если ошибка выявлена уже на другом месте работы, то в графе 3 пишется: «Запись о наименовании организации такую-то считать ошибочной», а ниже вносится верное наименование․

Неправильная запись в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»

Это самый частый случай․ Рассмотрим наглядный пример․

Пример неправильной записи: Сотрудник уволен 15 октября 2025 года, но в трудовой книжке ошибочно указали 16 октября․

Как исправить:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи․
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления․
3. В графе 3 делается отметка: «Запись за номером таким-то недействительна»․
4. Сразу после этого (ниже) вносится верная формулировка: «Уволен 15 октября 2025 года․․․»․
5. В графе 4 указывается ссылка на приказ работодателя, на основании которого вносится исправление․

Ошибка на ьном листе и во вкладыше

С ьным листом и вкладышем правила ещё строже:

• При первичном заполнении: если допустили ошибку при первичном оформлении бланка, испорченный бланк надо уничтожить (составив акт), а взамен оформить новый․
• При изменении персональных данных (ФИО): одной чертой по линейке, пастой или чернилами зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть)․ После этого, как правило, выше, на свободном месте, записываются верные данные․ Ссылка на документ, послуживший основанием для изменения (например, свидетельство о браке), указывается на внутренней стороне обложки․

Основные ошибки во вкладыше возникают в двух случаях: при первичном заполнении и при изменении персональных данных сотрудника․ Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и сама книжка, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов․

Запись, внесенная не в тот раздел

Если запись о работе случайно попала в раздел «Сведения о награждении» или наоборот, исправить это можно только признанием ошибочной записи недействительной в том разделе, где она проставлена, с последующим внесением верной записи в нужный раздел․

Что делать, если ошибку допустил предыдущий работодатель?

Исправлять ошибки может не только текущий, но и предыдущий работодатель․ Если неточность обнаружили на новом месте работы, текущий работодатель также может внести исправления, но на основании документов от прошлого работодателя․

На основании каких конкретно документов требуется производить исправления в формулировках с ошибками в трудовой книжке, произведенных другим работодателем, порядком 320н не определено․ На практике обычно используются:

• Заверенная копия соответствующего приказа․
• Архивная справка․
• Решение суда․

Важные нюансы и нововведения

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке: признание недействительной, зачеркивание (только для ьного листа) и добавление актуальной информации, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее․

Также стоит помнить о современных реалиях: с 2021 года начинающим работникам бумажная трудовая книжка не заводится (ч․ 8 ст․ 2 Федерального закона от № 439-ФЗ), соответственно, для этой категории сотрудников проблемы исправления записей на бумаге не возникают — все сведения хранятся в электронном виде․

Ошибки в трудовой книжке исправляют согласно установленным правилам․ Каждому кадровому работнику необходимо знать, как исправить положение законным способом, чтобы не навредить сотруднику․ Внимательность при заполнении и четкое следование инструкциям помогут избежать большинства недочетов, но если ошибка уже сделана — теперь вы знаете, как ее грамотно устранить․