Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные экземпляры до сих пор активно используются, особенно у сотрудников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными, однако уточнены требования к оформлению записей, включая ссылки на нормативные акты и порядок заверения;
В этой статье вы найдете подробные примеры записей в новой трудовой книжке для самых распространённых ситуаций: приёма на работу, увольнения, перевода, смены фамилии и перехода на ЭТК. Все примеры соответствуют Трудовому кодексу РФ, Приказу Минтруда России № 478н от и актуальным рекомендациям на 2026 год.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Перед тем как перейти к примерам, важно знать основные требования:
- Записи вносятся только на русском языке и чернилами чёрного цвета (ручкой или принтером).
- Нельзя использовать корректор, зачёркивания или исправления — при ошибке делается аннулирующая запись.
- Каждая запись должна содержать:
- Порядковый номер;
- Дата события;
- Содержание события с ссылкой на нормативный акт;
- Номер и дата приказа (или трудового договора);
- Подпись ответственного лица;
- Печать организации (если есть).
- На ьном листе указываються: ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата начала работы в организации.
- Печать ставится только при наличии у организации печати. Если её нет — запись заверяется только подписью.
Пример записи при приёме на работу
С 2021 года приказ о приёме на работу не является обязательным. В качестве основания можно указать номер и дату трудового договора.
Пример 1: Приём на постоянную работу (на неопределённый срок)
- Запись: Принят на работу в качестве бухгалтера по основному месту работы.
- Основание: Трудовой договор № 45/2026 от , пункт 1 части 1 статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Подпись: И.И. Иванова
- Печать: (если есть)
Пример 2: Приём на работу по срочному договору (на 6 месяцев)
- Запись: Принят на работу в качестве временного помощника руководителя на срок до .
- Основание: Трудовой договор № 78/2026 от , пункт 2 части 1 статьи 59 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Подпись: М.А. Петрова
- Печать: (если есть)
Пример 3: Приём на работу на 0,5 ставки
- Запись: Принят на работу в качестве экономиста на условиях неполного рабочего дня (0,5 ставки) по основному месту работы.
- Основание: Трудовой договор № 112/2026 от , пункт 1 части 1 статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Подпись: С.В. Сидоров
- Печать: (если есть)
Пример записи об увольнении
При увольнении обязательно указывается основание с точной ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ.
Пример 4: Увольнение по собственному желанию
- Запись: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Основание: Заявление работника № 18 от .
- Подпись: А.Н. Козлова
- Печать: (если есть)
Пример 5: Увольнение по соглашению сторон
- Запись: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Основание: Договор о расторжении трудового договора № 22 от .
- Подпись: Е.П. Морозова
- Печать: (если есть)
Пример 6: Увольнение в связи с ликвидацией организации
- Запись: Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Основание: Решение о ликвидации № 07/2026 от .
- Подпись: А.В. Белов (арбитражный управляющий)
- Печать: Печать организации (обязательно)
Пример 7: Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
- Запись: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Основание: Приказ № 105 от , уведомление о сокращении от .
- Подпись: О.С. Николаева
- Печать: (если есть)
Пример записи о переводе на другую должность
Перевод оформляется при изменении должности, подразделения или условий труда. Запись начинается со слова «Переведён».
Пример 8: Перевод из бухгалтера в главного бухгалтера
- Запись: Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера;
- Основание: Приказ № 48 от , согласие работника от .
- Подпись: Л.М. Волкова
- Печать: (если есть)
Пример записи об изменении фамилии
При смене фамилии (например, при вступлении в брак) вносится запись на основании документа, подтверждающего изменение.
Пример 9: Смена фамилии в связи со вступлением в брак
- Запись: Фамилия изменена: с «Иванова» на «Петрова» в связи со вступлением в брак.
- Основание: Свидетельство о регистрации брака № 12345 от .
- Подпись: Т.А. Смирнова
- Печать: (если есть)
Важно! Запись вносится в раздел «Сведения о работе» и не заменяет предыдущую запись — она дополняет её. Фамилия в предыдущих записях остаётся неизменной.
Пример записи о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, в бумажную трудовую книжку вносится запись об этом.
Пример 10: Переход на электронную трудовую книжку
- Запись: Работнику выдана трудовая книжка в связи с выбором им электронного формата ведения трудовой книжки.
- Основание: Заявление работника № 007 от .
- Подпись: В.Н. Григорьева
- Печать: (если есть)
После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки. Дальнейшие сведения о его трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде РФ.
Что делать при ошибке в записи?
Исправления, зачёркивания и корректировки запрещены; Если запись сделана с ошибкой, необходимо:
- Сделать новую запись с пометкой: «Запись № X признаётся недействительной».
- Указать причину: «Ошибочно указано наименование должности».
- Внести правильную запись следующей по порядку.
Пример аннулирования:
- Запись: Запись № 5 от признаётся недействительной, так как указано неверное наименование должности.
- Подпись: И.И. Иванова
- Всегда указывайте точные ссылки на статьи ТК РФ, это обязательное требование.
- Не забывайте о подписи ответственного лица, без неё запись не имеет юридической силы.
- Печать ставится только при наличии — её отсутствие не делает запись недействительной.
- Для сотрудников, выбравших ЭТК, в бумажную книжку вносится одна запись о переходе — больше ничего не нужно.
- Все записи должны быть понятными, лаконичными и без сокращений (кроме общепринятых, например, «ТК РФ»).
- Храните трудовые книжки в специальном сейфе или шкафу с доступом только уполномоченным лицам.
Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовой стаж работника будет учтён корректно при назначении пенсии, при трудоустройстве в новой организации и при любых проверках.
Если вы — кадровик, рекомендуем создать шаблонный бланк записей в Excel или Word для быстрого заполнения. Также можно скачать актуальные образцы на официальном сайте Минтруда России или в системе КонсультантПлюс.
Помните: правильно заполненная трудовая книжка — это не просто формальность, а гарантия будущего вашего сотрудника.