Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ее заполнение регулируется Приказом Минтруда России от № 69 и Трудовым кодексом РФ. С 2021 года введена возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажный вариант до сих пор актуален для многих сотрудников. В этой статье вы найдете подробные примеры записей в трудовую книжку по всем ключевым ситуациям, включая прием на работу, увольнение, перевод, смену фамилии и переход на ЭТК.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Перед тем как перейти к примерам, важно знать базовые требования:
- Записи вносятся только на основании официальных приказов (о приеме, увольнении, переводе и т.д.).
- Дата записывается в формате: день.месяц.год (например, ).
- Название организации указывается полностью — как в уставе или свидетельстве о регистрации.
- Ссылки на нормативные акты — обязательны при увольнении и переводе.
- Исправления допускаются только путем внесения новой корректной записи с указанием причины и ссылкой на документ.
- Записи делаются чернилами черного цвета, печать — красная, с полным наименованием организации.
Примеры записей в трудовую книжку по категориям
Прием на работу
Запись вносится в графу 2 (сведения о работе) на основании приказа о приеме и трудового договора.
Пример 1: Прием на постоянную работу на полную ставку
- Сведения: Принят на работу в качестве бухгалтера
- Основание: Приказ № 15 от , трудовой договор № 23/2025
Пример 2: Прием на работу на 0,5 ставки
- Сведения: Принят на работу в качестве менеджера по продажам на условиях неполного рабочего дня (0,5 ставки)
- Основание: Приказ № 28 от , трудовой договор № 41/2025
Пример 3: Прием по срочному трудовому договору
- Сведения: Принят на работу в качестве временного водителя на период с по
- Основание: Приказ № 33 от , трудовой договор № 55/2025
Пример 4: Прием на работу генерального директора
- Сведения: Принят на работу на должность генерального директора
- Основание: Решение общего собрания участников от , приказ № 1 от
Увольнение
При увольнении обязательно указывается основание — статья, часть и пункт ТК РФ. Неверная формулировка может привести к оспариванию увольнения в суде.
Пример 1: Увольнение по собственному желанию
- Сведения: Уволен по собственному желанию
- Основание: Пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пример 2: Увольнение по соглашению сторон
- Сведения: Уволен по соглашению сторон
- Основание: Пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пример 3: Увольнение за нарушение трудовой дисциплины
- Сведения: Уволен за неоднократное неисполнение обязанностей без уважительных причин
- Основание: Пункт 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пример 4: Увольнение по сокращению штата
- Сведения: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации
- Основание: Пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Перевод на другую постоянную работу
Перевод — это смена должности, структурного подразделения или места работы с согласия работника.
Пример: Перевод с бухгалтера на главного бухгалтера
- Сведения: Переведен с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера
- Основание: Приказ № 45 от , согласие работника в письменной форме
Смена фамилии, имени или отчества
Запись вносится на основании документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, решении ЗАГСа и т.д.).
Пример: Смена фамилии после замужества
- Сведения: Иванова Ирина Петровна изменена на Иванова-Сидорова Ирина Петровна
- Основание: Свидетельство о заключении брака № 789/2025, выданное ЗАГСом г. Москвы
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года работники могут выбрать формат ЭТК. В бумажную книжку вносится запись об этом выборе.
Пример: Запись о переходе на ЭТК
- Сведения: Работником выбрана форма ведения трудовой книжки в электронном виде
- Основание: Заявление работника от
Важно! После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. Дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.
Внесение записи о военной службе
Если работник проходил военную службу до трудоустройства, это можно отразить в трудовой книжке по его желанию;
Пример: Запись о прохождении военной службы
- Сведения: С по находился в рядах Российской Армии
- Основание: Военный билет, серия АА, № 123456
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если ошибка обнаружена до увольнения работника, она исправляется новой записью. Если работник уже уволился — исправление возможно только через суд или по согласованию с бывшим работодателем.
Пример: Исправление ошибки в дате приема
Было ошибочно внесено: Принят
Нужно: Принят
- Сведения: В запись от внесена поправка: дата приема на работу —
- Основание: Приказ № 10 от , копия трудового договора
Что нельзя делать при заполнении трудовой книжки
- Использовать корректор, белый цвет или закрашивать записи.
- Вносить записи от руки карандашом или цветными ручками.
- Оставлять пустые строки — они должны быть перечеркнуты.
- Вносить записи без ссылки на приказ или договор.
- Исправлять ошибки простым зачеркиванием — обязательно вносить новую корректную запись.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации, трудовой стаж и социальные льготы. Кадровик должен быть внимателен: одна ошибка может привести к юридическим спорам, перерасчету пенсии или даже восстановлению на работе.
Совет: всегда храните копии приказов, трудовых договоров и заявлений, они станут основанием для проверки и исправления записей в будущем. При сомнениях — обращайтесь к Приказу Минтруда № 69 или консультируйтесь с юристом.
В 2026 году, несмотря на развитие электронных систем, бумажная трудовая книжка остается важным документом. Правильные записи, залог доверия между работодателем и сотрудником.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это история профессиональной жизни человека. Относитесь к ней с ответственностью.