Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное её заполнение регулируется Приказом Минтруда России № 320н от (далее – Порядок ведения и хранения трудовых книжек) и последующими изменениями, действующими в 2025‑2026 гг. Ниже представлен подробный обзор всех разделов трудовой книжки с практическими примерами заполнения.

Общие требования к оформлению записей

• Все даты указываются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными (например, ).
• Записи делаются черной или синей пастой, разборчивым почерком.
• Каждая запись получает порядковый номер в соответствующем разделе.
• После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).
• Исправления осуществляются путём зачёркивания ошибочной записи одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения подписью и печатью.

ьный лист трудовой книжки

ьный лист содержит личные данные работника и сведения о самом документе.

Пример заполнения ьного листа (2025 г.)

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Серия и номер трудовой книжки: 00 1234567
Дата заполнения бланка: 
Подпись работника: _____________________
Подпись уполномоченного лица: _____________________
Печать организации: [печать]

Обратите внимание: в соответствии с п. 3 Порядка 320н даты на ьном листе также пишутся арабскими цифрами.

Раздел «Сведения о работе»

Это главный раздел трудовой книжки. В него вносятся все кадровые события: приём на работу, перевод, увольнение, совместительство, временные переводы и т.д.

Структура записи

1. Порядковый номер записи.
2. Дата события (день, месяц, год).
3. Наименование организации (полное и, при необходимости, сокращённое).
4. Должность, профессия, специальность.
5. Основание записи (приказ, распоряжение, договор и т.д.).
6. Подпись уполномоченного лица и печать.

Примеры записей

Приём на работу

Пример: Приём внешнего совместителя в отдел продаж.

ООО «Торговый Дом «Весна» (сокр. ООО «ТД Весна»)
 Менеджер по продажам
 Приказ № 45 от о приёме на работу
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Перевод на другую постоянную работу внутри организации

Пример: Перевод из отдела продаж в отдел маркетинга на позицию ведущего специалиста.

ООО «Торговый Дом «Весна» (сокр. ООО «ТД Весна»)
 Ведущий специалист отдела маркетинга
 Приказ № 112 от о переводе
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Увольнение по собственному желанию

Пример: Увольнение по инициативе работника.

ООО «Торговый Дом «Весна» (сокр. ООО «ТД Весна»)
 Менеджер по продажам
 Заявление работника от , приказ № 158 от об увольнении по собств. желанию (ст. 77 ТК РФ, п. 3)
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Временный перевод, признанный постоянным

Согласно п. 10 Порядка 320н, если временный перевод становится постоянным, запись оформляется как обычный перевод.

ООО «Торговый Дом «Весна» (сокр. ООО «ТД Весна»)
 Старший аналитик отдела маркетинга
 Приказ № 22 от о признании временного перевода постоянным
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Совместительство (внешнее)

Запись о совместительстве вносится в раздел «Сведения о работе» с указанием, что работа выполняется по совместительству.

ИП Сидорова А.В. (фриланс‑дизайн)
 Графический дизайнер (совместительство)
 Договор о совместительстве № 77 от 
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать] (при наличии у ИП)

Раздел «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся сведения о государственных и ведомственных наградах, благодарностях, почётных званиях.

Пример записи

Благодарность Министра труда и социальной защиты РФ
 За высокие показатели в выполнении производственного плана
 Приказ Минтруда РФ № 210 от 
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации»

Здесь фиксируются изменения в квалификации, присвоение разрядов, прохождение переподготовки и повышения квалификации.

Пример записи о повышении квалификации

Курсы повышения квалификации «Управление продажами в розничной сети»
 120 часов, сертификат № КПК‑2025‑0456
 Учебный центр «Профессионал»
 Подпись: _____________________
 Печать: [печать]

Особенности заполнения в 2025‑2026 гг.

• С 2023 года вместо формы СЗВ‑ТД используется форма ЕФС‑1 (ьный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1;1 подраздела 1 раздела 1). При приёме на работу, переводе, увольнении и других кадровых событиях работодатель обязан заполнить и сдать ЕФС‑1 в течение пяти рабочих дней.
• В соответствии с п. 17 Приказа Минтруда, при увольнении необходимо указывать основание прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ (например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Дата заполнения бланка трудовой книжки (вкладыша, дубликата) также указывается арабскими цифрами, несмотря на то, что ранее допускалось словесно‑цифровое написание.
• При оформлении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» делается запись о выдаче дубликата с указанием номера и даты выдачи.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог законности трудовых отношений и защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя установленным правилам, используя арабские цифры для дат, указывая полные наименования организаций и ссылки на нормативные акты, вы избежите ошибок и возможных штрафов со стороны контролирующих органов. Надеюсь, приведённые примеры помогут вам быстро и безошибочно оформить любые кадровые события в трудовой книжке.