Принятие на работу генерального директора (или иного руководителя организации) — это особая процедура, требующая строгого соблюдения норм трудового законодательства и правил ведения трудовых книжек. В отличие от обычного сотрудника, директор принимается на работу не только на основании приказа о приеме, но и на основании решения учредительного органа (общего собрания участников, совета директоров, единственного учредителя). Поэтому запись в трудовой книжке должна отражать оба юридических основания.

Правовые основания для внесения записи

Все записи в трудовой книжке регулируются Приказом Минтруда России от № 320н (в редакции 2026 года). Согласно п. 3.1 и п. 3.2 этого документа, в графе 4 «Основание для внесения записи» указываются реквизиты документа, на основании которого работник принят на работу. При этом закон не запрещает указывать более одного основания, если они действительно имеют юридическое значение.

Для директора такими основаниями являются:

• Решение учредительного органа (например, протокол общего собрания участников ООО, решение единственного учредителя, протокол совета директоров АО) — о назначении (избрании) на должность генерального директора;
• Приказ (распоряжение) работодателя, о приеме на работу по данной должности.

Это важно: нельзя ограничиваться только приказом, так как директор не может быть «принят на работу» без решения учредителей — это противоречит закону о юридических лицах (ФЗ-14-ФЗ «Об ООО», ФЗ-208-ФЗ «Об АО» и др.).

Как правильно заполнить запись в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1–4). Ниже приведён официальный образец записи с пояснениями.

Графа 1 — Порядковый номер записи

Ставится порядковый номер записи в хронологическом порядке. Для первого трудоустройства директора — это запись № 1.

Графа 2 — Дата приёма на работу

Указывается дата, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей. Это может быть дата, указанная в приказе или в решении учредителей, в зависимости от того, когда директор фактически начал работу.

Пример:

Графа 3, Наименование организации

Указывается полное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Сокращения не допускаются.

Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Тех»

Графа 4 — Основание для внесения записи

Это самая важная и часто ошибочная часть. Здесь необходимо указать два документа в следующем порядке:

1. Решение учредительного органа (о назначении на должность);
2. Приказ работодателя (о приёме на работу).

Формулировка должна быть полной, без сокращений:

• «Решением общего собрания участников от № 7 назначен генеральным директором»;
• «Приказом от № 12-к о приёме на работу».

Правильный образец записи в графе 4:

Решением общего собрания участников от № 7 назначен генеральным директором; приказом от № 12-к о приёме на работу.

Важные нюансы:

• Не допускаются сокращения: «пр.» вместо «приказ», «р.» вместо «решение», «ООО» вместо полного наименования — это нарушение Приказа № 320н.
• Слово «избран» допустимо вместо «назначен», если директор избирается советом директоров (например, в акционерном обществе).
• Не указывайте должность в графе 3 — там только наименование организации. Должность указывается в приказе и в графе 4, как часть основания.
• Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней со дня фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ).
• Оттиск штампа допустим — по письму Роструда от № 1922-6-1, штамп с текстом записи имеет ту же юридическую силу, что и запись от руки, если он содержит все обязательные реквизиты.

Пример полной записи в трудовой книжке

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку директора вносит кадровый работник (или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек) самой организации, в которой директор работает. Если директор — единственный учредитель и не имеет подчинённых, то запись вносится им самим, но только при наличии доверенности на ведение трудовых книжек от имени организации (например, через нотариально заверенную доверенность).

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись содержит ошибку (например, неверный номер приказа, сокращение, пропущено решение учредителей), её нельзя просто зачеркнуть. Правила внесения исправлений регламентированы п. 40 Приказа № 320н:

1. Неверная запись признаётся недействительной;
2. Справа от неё делается запись: «Запись № … признаётся недействительной»;
3. Новая, правильная запись вносится следующей по порядку;
4. Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

Рекомендации для кадровых служб

• Всегда требуйте от директора оригинал решения учредителей и оригинал приказа перед внесением записи.
• Сверяйте даты: дата решения учредителей должна быть раньше или совпадать с датой приказа о приёме.
• Создайте шаблон записи для директоров в вашей организации, это снизит риск ошибок.
• Храните копии решений и приказов в личном деле директора, они могут понадобиться при проверке трудовой инспекцией или аудитом.

Запись о приёме на работу директора — это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий законность его полномочий. Неправильно оформленная запись может стать основанием для признания недействительным назначения директора, а также повлечь штрафы со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации по ст. 5.27 КоАП РФ).

Помните: точность, полнота и соответствие закону — залог правильного оформления трудовой книжки директора.

Для оперативного доступа к актуальным образцам и бланкам рекомендуем сохранить ссылки на официальные источники: КонсультантПлюс, Роструд, а также использовать шаблоны, утверждённые в вашей организации.